SS - Oficio 220-130679

Oficio 220-130679 Diciembre 13 de 2008

ASUNTO: REGISTRO DE ASOCIADOS EN EL LIBRO RESPECTIVO Me refiero a su escrito, recibido vía correo electrónico, radicado en esta Entidad con el número 200801229614, mediante el cual formula una consulta sobre el registro de nuevos socios, así: 1.- En el libro de socios foliado por la cámara de comercio y/o Supersociedades, ante esta última cual es el trámite que debe seguirse. 2.- Si los socios son extranjeros y no tienen cédula o no tienen NIT por ser personas jurídicas, ¿Cómo quedan registrados?

Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones jurídicas: a.- Sea lo primero advertir, que dentro de las funciones deferidas por la ley a la Superintendencia de Sociedades, no se encuentra la de foliar los libros de registros de socios o accionistas, máxime si se tiene en cuenta que ello es una actividad propia de las cámaras de Comercio, y por ende, para el registro de nuevos socios no debe surtirse ningún trámite ante aquella. b.- Como es sabido, la legislación comercial vigente, establece unos deberes y obligaciones que debe cumplir todo comerciante, entre ellos, el de inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad (artículo 19, numeral 2º, en concordancia con el artículo 28, numeral 7º). Acorde con lo anterior, el inciso segundo del artículo 195 del Código de Comercio, preceptúa que “ Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado (28 num.7º) para inscribir las acciones; en él se anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha

de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas” . (El llamado es nuestro) Por su parte, el artículo 361 ibídem, tratándose de una sociedad de responsabilidad limitada, señala que “ La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la cámara de comercio, en el que se anotará el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identidad y número de cuotas que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aun por vía de remate” . Del estudio de las normas transcritas, se colige que las sociedades mercantiles deben llevar un libro de registro de asociados debidamente inscrito en el registro mercantil, en el cual se anotarán los datos allí previstos, entre ellos el nombre, nacionalidad, domicilio y documento de identidad. Luego, si los asociados son extranjeros y no poseen documentos de identidad o Nit, consideramos que no es impedimento para que el mismo se registre en el respectivo libro con los demás requisitos que exige la ley para tal efecto, sin perjuicio de que con posterioridad acrediten su identificación de acuerdo con las leyes del país de origen. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes anotar que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.