SS - Oficio 220-54259

220-54259, 20 de octubre de 2004 Ref. Convocatoria Me refiero a su comunicación radicada con el No. 2004-01-140335, a través de la cual formula la siguiente consulta: Si al publicar el aviso en que se cita a la asamblea general de accionistas para una reunión ordinaria o extraordinaria, se incluye una nota informando que en caso de no poderse realizar la reunión por falta de quórum, la misma se realizará en una fecha determinada, puede entenderse que con esta última anotación se obvia el aviso para la segunda convocación? La respuesta sin lugar a dudas es no; la convocatoria es un acto formal llamado a producir efectos jurídicos y tiene como finalidad dar noticia a los asociados para que éstos puedan ejercer la plenitud de sus derechos concurriendo con su voluntad a integrar la voluntad colectiva y, evitar que puedan realizarse reuniones a espaldas de uno o más titulares; por tanto la misma posibilita y a la vez legitima a los asociados para que concurran personalmente o a través de apoderado a la reunión del órgano social, en las condiciones de tiempo, modo y lugar que se indiquen, siempre que para ese fin la citación o el aviso cumpla los siguientes requisitos: 1. Que se realice por quienes están revestidos legal o estatutariamente de potestad para convocar. 2. Que se efectúe por el medio idóneo previsto en los estatutos o, a falta de estipulación por aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la compañía. El aviso en todo caso debe indicar: a) el lugar, b) el día, c) la hora y, d) el temario.

3. Que se haga con la anticipación para el efecto señalada en los estatutos o en la ley. 4. En este orden de ideas, se reitera que también para el caso de las "reuniones de segunda convocatoria" y siempre que en los términos del artículo 429 del Código de Comercio se den las condiciones que determinan su procedencia, es indispensable efectuar la convocatoria con el lleno de los requisitos a que haya lugar en consideración a los temas a tratar, so pena de resultar viciadas de ineficacia las decisiones que se adopten, conforme a los artículos 186 y 190 del código citado. En los anteriores términos se espera haber absuelto su inquietud, con los alcances que al efecto señala el artículo 25 del C.C.A.