DIAN - Resolución 2 de 24-01-2024

DIAN Por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN, EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - UAE DIAN En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 18, 20, 21 y 22 del Artículo 8 del Decreto 1742 de 2020 y CONSIDERANDO Que en el marco tas facultades otorgadas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN por la Ley 1819 de 2016 para adelantar un proceso de modernización y de fortalecimiento de la capacidad técnica e institucional de la DIAN, el documento CONPES No. 3993 del 12 de junio de 2020 aprobó la creación del Patrimonio Autónomo Fondo DIAN para Colombia, con el fin de financiar el Programa de Apoyo a la Modernización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, que tiene como propósito mejorar la eficacia y la eficiencia de la gestión tributaria y aduanera e incrementar la recaudación del Gobierno nacional. Que para responder a estas necesidades de transformación, el Programa de Apoyo a la Modernización de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN se orienta al cumplimiento de tres objetivos específicos, así: (i)

mejorar el modelo de gobernanza institucional para el fortalecimiento de la planificación estratégica y la estructura institucional y la actualización del modelo de gestión del talento humano, (ii) optimizar procesos de gestión tributaria y aduanera para el aumento de su eficiencia en términos de mayor recaudo y mejor gestión del riesgo y (ii) mejorar la eficiencia de la gestión tecnológica, los datos y la seguridad de la información para optimizarla toma de decisiones y proteger la información. Que en el marco del Programa de Modernización de la Unidad Administrativa Especial Dirección De Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN se determinó la necesidad de dotar a la Entidad de una capacidad y prácticas relacionadas con la Gestión por Procesos, bajo el enfoque de BPM (Business Process Management, por sus siglas en inglés) que, según la consultoría contratada con la Unión Temporal Modernización DIAN 2022 (Baker Tilly Colombia Ltda. y Bakertilly Colombia Consulting Ltda.), facilite y contribuya a: >. La eficacia del ejercicio transformacional y de modernización de la Entidad. ». El alineamiento y cumplimiento estratégico. 0

G. El fortalecimiento la eficacia y eficiencia del sistema de gestión y control.

A a. La eficiencia y productividad en las operaciones de la Entidad.

A. Maximizar la entrega permanente de valor público a sus usuarios y grupos de valor.

0

G. La adaptación ágil a los cambios del entorno.

O

N. Al logro de resultados medibles y cuantificables, en coordinación con las iniciativas de desarrollo de los sistemas de información establecidos por la UAE DIAN.

“Y ara nncn> ENE 07 .

RESOLUCIÓN NÚMERO 020502 de 2%+ENEZ2 HojaNo.2

Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

— UAE DIAN.

Que la Gestión por Procesos se define como una disciplina de gestión que permite identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear, controlar y mejorar sistemáticamente los procesos institucionales para lograr resultados consistentes, y alineados con los objetivos estratégicos de la Entidad!, Que de acuerdo con los estudios realizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN, para fundamentar la última ampliación de la planta de personal se evidenciaron insuficiencias en los servicios prestados por los procesos de la Entidad, así como la necesidad de mejorar la calidad del servicio en general para optimizar el desarrollo de todos los trámites y servicios tributarios, aduaneros y cambiarios y del orden internacional, lo que implica, entre otras cosas, la implementación de ajustes relativos a los procesos institucionales. Que dentro de las acciones que contribuyen a la transformación digital de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas NacionalesUAE DIAN se requiere el diseño e implementación de un modelo de gobierno de datos que le permita a la entidad disponer de un modelo acorde con las particularidades del negocio tributario, aduanero y cambiario y de los estándares internacionales para generar valor a partir de sus

datos, como herramienta para alcanzar los objetivos institucionales, mediante la implementación de un esquema de organización sobre el gobierno y la gestión de los datos, con base en la expedición de políticas, la identificación de roles y responsabilidades, la definición de estándares y métricas que garanticen de manera segura y ordenada la disposición óptima y con la calidad requerida, de la información que se procesa, genera y circula a través de los procesos que se llevan a cabo en la entidad. Que el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 define que en cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que en virtud de lo previsto por el artículo 43 del Decreto 1742 de 2020, son competencias asignadas a la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica: dirigir la definición y administración del modelo de gobernanza de los datos de la Entidad, así como dirigir el análisis masivo de datos, dirigir la implementación de iniciativas basadas en datos, ejercicios de modelamientos y los afines que requieran otras dependencias de la entidad, definir los lineamientos para la caracterización de la arquitectura de procesos, subprocesos y procedimientos de la entidad. Que, mediante Resolución 000021 del 28 de enero de 2022, y atendiendo las disposiciones normativas aludidas, la Unidad Administrativa Especial Dirección De Impuestos y Aduanas

NacionalesUAE DIAN adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión actualizado y reglamentó el Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, y creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para la Entidad cuyo objetivo es ser “la instancia encargada de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme se consagra en los artículos 15 y 16 de la citada resolución. Que según los numerales 2 y 3 del artículo 2 de la Resolución 000021 de 2022, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión tiene entre sus objetivos el “desarrollo de la cultura 1 Proyecto de Implementación de la disciplina Business Process Management (BPM), a través de la adopción gradual y sostenible de capacidades, metodologías y prácticas para la transformación de la DIAN — Entregable E 3.4. Documento con el Modelo para el Gobierno 7d de BPM.

RESOLUCIÓN. NÚí MERO 09 0Ú e de 24 L EENNEE Z70E% Hoj. aNo.3

Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 3 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN. organizacional con fundamento en la información y gestión del conocimiento, que contribuya a la toma de decisiones” y le permite a la Entidad mejorar su gestión y resolver

las necesidades de los ciudadanos con integridad y calidad, mediante “la agilización, simplificación y flexibilización de los procesos para cumplir su objetivo institucional”. Que la Resolución 000021 de 2022 también contempla en el artículo 8, las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, entre las cuales se destacan las siguientes: “Dimensión 3. Gestión con Valores para Resultados” y “Dimensión 4. Evaluación de Resultados”, mediante las cuales se busca orientar a la UAE DIAN al logro de los objetivos propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público. En esta línea, en virtud del artículo 9% de la misma Resolución se consignan las políticas de gestión y desempeño institucional, una de ellas, bajo el numeral 7, Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”. Que, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8% de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, para los comentarios de la ciudadanía. Que, en virtud de lo anterior, RESUELVE ARTÍCULO 1. Adiciónense los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022. Funciones del Comité. Se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución No. 000021 del 28 de enero de 2022, así:

8. Actuar como el nivel de gobierno para las gobernanzas de procesos y de datos de la

Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales UAE DIAN y desempeñar las responsabilidades que le correspondan, conforme al Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos que se establezcan.

9. Definir lineamientos estratégicos para la administración del Sistema de Gestión de Riesgos Institucionales incluyendo lo asociado a continuidad de negocio y asegurar su implementación, seguimiento y mejora.

CAPITULO |

MODELO DE GOBERNANZA DE PROCESOS

ARTÍCULO 22. LA GOBERNANZA DE PROCESOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - UAE DIAN. La gobernanza de procesos es la determinación del qué, el quién y el cómo, la definición de los niveles para la toma de decisiones y la asignación de responsabilidades en la UAE DIAN en materia de Gestión por Procesos o BPM (por sus siglas en inglés equivalentes a Business Process Management), que contribuyan al logro de los objetivos y resultados definidos en la implementación de esta disciplina en la Entidad. La gobernanza de procesos, la constituyen 3 niveles: de Gobierno, de gestión y de aseguramiento. ARTÍCULO 39. NIVEL DE GOBIERNO DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. Es el 7 encargado de tomar decisiones de alto nivel sobre la arquitectura de procesos y mapa de o ROnan> b ENT 707 resoLución NÚMERO 0090002 qe 24 ENE 22 Hoja No. 4 Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 3 y 9 al artículo 17 de la Resolución

Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN. procesos, establecer directrices y destinar los recursos requeridos, para la adecuada gestión por procesos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN. ARTÍCULO 4". INTEGRANTES DEL NIVEL DE GOBIERNO DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. El nivel de Gobierno de la gobernanza de procesos lo constituye el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, establecido en el artículo 15 de la Resolución 000021 de 2022, cuyos miembros son: o El Director General. El Director de Gestión Corporativa, o quien haga sus veces, quien lo presidirá. Los Directores de Gestión o quienes hagan sus veces, El Director Operativo de Grandes Contribuyentes o quien haga sus veces. Los jefes de Oficina de Comunicaciones Institucionales, de Seguridad de la Información y Oficina de Tributación Internacional, o quienes hagan sus veces. o Jefe de la Oficina de Control Interno, quien participará con voz, pero sin voto. ARTÍCULO 5. SESIONES DEL NIVEL DE GOBIERNO DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. Las sesiones que requiera el nivel de gobierno de la gobernanza de procesos serán convocadas por la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Gestión y desempeño (Subdirección de Planeación y Cumplimiento o quien haga sus veces), previa

presentación de la agenda a desarrollar, por parte del Director de Gestión Estratégica y de Analítica.

PARÁGRAFO: La asistencia de los integrantes del nivel de gobierno de la gobernanza de procesos a las sesiones convocadas es indelegable y de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS INTEGRANTES DEL NIVEL DE GOBIERNO DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. Son responsabilidades generales de todos los miembros que constituyen el nivel de gobierno de la gobernanza de procesos, las siguientes:

1. Aprobar el mapa de procesos de la UAE DIAN.

2. Aprobar la estructura y niveles requeridos de la arquitectura de procesos.

3. Destinar los recursos adecuados y suficientes para facilitar el desarrollo de la gestión por procesos.

4. Establecer directrices en gestión de los procesos, a partir del desempeño de sus indicadores y los resultados de la gestión de sus riesgos asociados.

PARÁGRAFO: El Director General, con la asesoría de la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica o quien haga sus veces, determina quiénes actúan como dueños de macroproceso y como líderes de proceso, decisión que será comunicada a cada uno, a través de oficio.

ARTÍCULO 7%. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DE ALGUNOS INTEGRANTES DEL NIVEL DE GOBIERNO DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. Son responsabilidades específicas de algunos miembros que constituyen el nivel de gobierno de la gobernanza de procesos, las siguientes:

1. Dela Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología o quien haga sus veces

a. Orientar respecto a las soluciones tecnológicas que apoyen la gestión por procesos. ly

R. ESOLUCIÓN. NÚ, MERO 00900a 02 de 24+¿EENE Ta ZSaeEm , Hoja No. 5

Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

— UAE DIAN.

Orientar a los miembros de los niveles de gobierno, gestión y aseguramiento sobre la modernización y automatización de los procesos. Orientar y hacer seguimiento del portafolio de proyectos y servicios de innovación de la gestión por procesos. Estructurar y gestionar el portafolio de inversiones en tecnologías digitales de la Entidad, para garantizar la operación y funcionamiento de la plataforma tecnológica, los sistemas de información y los servicios digitales soporte de la gestión por procesos - BPM. Asesorar al nivel de gobierno en la adquisición de Software, Hardware y elementos de las telecomunicaciones y tecnología que apoyan a los procesos. Evaluar el desarrollo e implementación de sistemas de información adecuados que conlleven a la modernización y automatización de procesos. De la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica o quien haga sus veces a. b. a Asesorar al Director General en la definición de los dueños de macroproceso y líderes de proceso.

Aprobar la definición del alcance, objetivos y denominaciones de los macroprocesos que presenten sus respectivos dueños. Alinear el direccionamiento estratégico de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN con la gestión por procesos - BPM. Evaluar y hacer seguimiento al desempeño de los procesos institucionales. Definir los lineamientos para que los dueños de macroprocesos y líderes de procesos gestionen los riesgos asociados a los procesos de la organización. Trazar los lineamientos para que la gestión por procesos se cumpla, en términos de los principios, capacidades, arquitecturas y logros de desempeño esperado. Trazar los lineamientos para que los responsables de los procesos institucionales adopten los cambios normativos, organizacionales, tecnológicos u otros, cuando sea pertinente. De la Dirección de Gestión Corporativa o quien haga sus veces a. Incluir en el Plan Institucional de capacitación y/o formación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN, acciones educativas orientadas a la adopción y desarrollo de capacidades y competencias de la gestión por procesos. Orientar al nivel de gobierno en materia del proceso de gestión del cambio requerido, para llevar a cabo con éxito las diferentes iniciativas y/o proyectos que se requieran ejecutar en desarrollo del modelo de gestión por procesos - BPM. Tramitar el presupuesto necesario para la adopción de la gestión por procesos de acuerdo con las necesidades identificadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Armonizar el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE

DIAN con la arquitectura de procesos adoptada. Trazar lineamientos para que los servidores públicos vinculados a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN sean ubicados de acuerdo con las necesidades del modelo operacional de los procesos. ARTÍCULO 8>, NIVEL DE GESTIÓN DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS. Es el nivel en el que se ejecutan los procesos, planes, programas, iniciativas, proyectos, necesarios para llevar a cabo la Gestión por Procesos - BPM, en desarrollo de la misión 14 RESOLUCIÓN£ NÚ” MERO 0006020735 072Ñ de :: 2 m 4n ENN ET £ca ér 4s Hoja. No.6 Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 23 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales - UAE DIAN. institucional y de los objetivos, directrices, políticas, estándares, modelos y metodologías definidos por el nivel de gobierno. El nivel de Gestión de la Gobernanza de Procesos, lo conforman los siguientes servidores públicos:

1. Dueño de macroproceso: rol desempeñado por un Director de Gestión o quien haga sus veces, responsable de uno o varios procesos, según el caso.

2. Líder de procesos: Subdirectores, Jefes de Oficina, Defensor del Contribuyente y del Usuario Aduanero y Cambiario o quienes hagan sus veces, según aplique.

3. Enlace del nivel central: Servidor público del nivel central y de la Dirección Operativa de Grandes Contribuyentes, especialista en el funcionamiento integral y estratégico de un proceso. Uno por cada proceso definido, quien será identificado y designado por cada líder de proceso.

4. Enlace del nivel Local: Servidor público de las Direcciones Seccionales, especialistas en el funcionamiento específico y operativo del proceso. En cada Dirección Seccional, deberá ser un servidor público por cada proceso definido, quien será identificado y designado por cada Director seccional.

5. Servidores Públicos de los procesos: Corresponden a las personas vinculadas a la Entidad que con su trabajo contribuyen a alcanzar el objetivo de uno o varios procesos institucionales, en el marco de las funciones del empleo en el cual fueron nombradas.

ARTÍCULO 9, RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL NIVEL DE GESTION DE LA GOBERNANZA DE PROCESOS: Son responsabilidades de los integrantes del nivel de gestión de la gobernanza de procesos, las siguientes:

1. Delos dueños de macroproceso:

a. Presentar para aprobación del Director de Gestión Estratégica y de Analítica, o quien haga sus veces, la definición del alcance, objetivos y denominaciones del (los) macroproceso(s) asignado(s). b. Integrar y articular los objetivos del imacroproceso con los objetivos de las dependencias, apoyando y generando iniciativas de mejoramiento. c. Responder por el alineamiento del macroproceso asignado con los objetivos estratégicos. d. Direccionar a los líderes de proceso, para el logro de los objetivos de los procesos. e. Gestionar los recursos asignados para el desarrollo del macroproceso hacia el

cumplimiento de los objetivos establecidos. f Dirigir la evaluación, priorización e implementación de solicitudes de cambio de macroproceso apoyados en la Subdirección de Procesos, o quien haga sus veces. g. Definir los indicadores, mejoras e innovaciones del macroproceso asignado, con el acompañamiento de la Subdirección de Procesos, o quien haga sus veces y los servidores públicos del proceso. h. Conocer los resultados periódicos de la gestión por procesos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN, ya sea como resultado de auditorías internas, externas o resultados de los indicadores de gestión o de los informes de la gestión de riesgos institucionales aplicables a los procesos que lo integran. ñ Analizar permanentemente la tendencia de las mediciones respecto a los objetivos del macroproceso y formular oportunamente acciones correctivas y de mejora que permitan cerrar los hallazgos y optimizar el desempeño de los macroprocesos.

RESOLUCIÓN NÚMERO UI 0033002? de

Hoja No. 7 Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

— UAE DIAN.

Escalar a las instancias o niveles pertinentes, las brechas significativas en el desempeño del macroproceso para establecer planes de acción. Acudir al nivel de gobierno, cuando se requiera ajustar la denominación, alcance y objetivo del macroproceso, con el fin de garantizar la articulación entre los

macroprocesos.

De los líderes de proceso: a. Ejecutar y hacer seguimiento a las actividades requeridas para el logro del objetivo del proceso.

b. Colaborar con otros líderes de proceso para asegurar la alineación necesaria para el logro del macroproceso. Designar en el proceso, el enlace del Nivel Central y acordar con los Directores Seccionales los enlaces correspondientes del Nivel Local. Realizar mejoras continuas a los procesos, teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios internos y externos y el logro de estos. Definir el alcance y desarrollo de los subprocesos y las reglas de negocio que aplican para el proceso. Acudir al dueño del macroproceso cuando se requiera ajustar los atributos, alcance y objetivo del proceso. Gestionar los Acuerdos de Nivel de Servicio — ANS entre procesos. Analizar permanentemente la tendencia de las mediciones respecto a los objetivos del proceso y formular acciones correctivas y de mejora que permitan cerrar los hallazgos y optimizar su desempeño. Evaluar los resultados periódicos de la gestión por procesos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN, ya sea como producto de auditorías internas, externas o resultados de los indicadores de gestión o monitoreo de los riesgos institucionales aplicables al proceso, y establecer las recomendaciones y acciones de mejora que procedan. Identificar e informar la contribución de cada miembro del equipo al logro del objetivo del proceso. De los Enlaces de Proceso en el Nivel Central: a. Comunicar al Líder del Proceso, las situaciones que pueden afectar el cumplimiento del objetivo del proceso, y las necesidades de ajuste de los

atributos, el alcance y objetivo del proceso. Coordinar con los Enlaces de proceso en el Nivel Local, una vez sean designados por el Director Seccional correspondiente, las actividades necesarias para el logro del objetivo del proceso. Gestionar el diseño, modificación o actualización de los diferentes componentes del proceso al que pertenece, incluida la documentación, riesgos institucionales que le apliquen e indicadores de gestión, con la orientación metodológica de la Subdirección de Procesos o quien haga sus veces. Identificar y proponer mejoras, modificaciones y actualizaciones relacionadas con el proceso en el que participa. Realizar el registro de información del proceso relacionada con indicadores, riesgos operacionales, entre otros, en el sistema que corresponda. De los Enlaces de Proceso en el Nivel Local: a. Identificar deficiencias, limitaciones, obstáculos que se presenten en la operatividad del proceso e informarlas oportunamente al Enlace en el Nivel Central. Proponer mejoras, modificaciones y actualizaciones operativas del proceso en el que participa, y presentarias al Enlace en el Nivel Central, 0092 2 4 ENE 202% a ” 0 RESOLUCIÓN NUMERO 990 de Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

— UAE DIAN.

c. Recopilar y enviar comentarios y sugerencias, oportunamente, al Enlace del proceso en el Nivel Central para mejorar y fortalecer el proceso y sus resultados.

d. Generar, consolidar y remitir la información al enlace en el Nivel Central requerida para el registro de información del proceso relacionada con indicadores, riesgos institucionales que le apliquen, entre otros.

5. DeTodos los Servidores Públicos: .

a. Identificar las expectativas, necesidades e intereses de los usuarios internos, grupos de valor y de interés para proponer y gestionar sus requerimientos en el desarrollo del proceso(s) en el (los) que participan. b. Conocer el (los) proceso(s) en el (los) que participan y su interrelación con otros procesos. c. Comprender los aspectos misionales, funcionales, técnicos y/o tecnológicos relacionados con el (los) proceso(s) en el (los) que participan, para contribuir a la formación de equipos y modelos de alto desempeño. d. Ejecutar y gestionar adecuadamente las funciones y compromisos laborales para el logro de los objetivos del (los) proceso(s) en el (los) que participan. e. Contribuir proactivamente a la mejora e innovación del (los) proceso(s) en el (los) que participan, haciendo las recomendaciones a las instancias o niveles pertinentes. f Participar en actividades de formación y capacitación orientadas a mejorar el desempeño del (los) proceso(s) en el (los) que participan. g. Participar en las sesiones de trabajo convocadas con relación a la identificación de riesgos institucionales, aplicación efectiva de controles y reporte oportuno de los riesgos que se materialicen en los procesos que intervenga, así como proponer acciones de mejora en la gestión de éstos, según corresponda.

ARTÍCULO 10% NIVEL DE ASEGURAMIENTO DE LA GOBERNANZA DE

PROCESOS. Es el nivel que se encarga de llevar a cabo las evaluaciones de los mecanismos, elementos, componentes, actividades, responsabilidades y resultados relacionados con la Gestión por Procesos, con el fin de propiciar el cumplimiento oportuno de los objetivos definidos, que sirven de base tanto para las decisiones del nivel de gobierno, como para las mejoras del nivel de gestión. En el aseguramiento de la gobernanza de procesos intervienen las siguientes líneas de defensa para la gestión por procesos, sin perjuicio de lo establecido en la Política para la Administración de Riesgos de la UAE DIAN:

1. Primera línea de defensa La primera línea de defensa para la Gestión por Procesos la integran los dueños de macroprocesos y líderes de los procesos: Son responsabilidades de los integrantes de la primera línea de defensa, según

corresponda: a. Para el caso de los líderes de los procesos, monitorear la gestión de riesgos institucionales y la ejecución de controles asociados a los procesos que le apliquen y retroalimentar a los dueños de los macroprocesos. b. Evaluar de forma periódica, la gestión del (los) macroproceso (s) y el (los) procesos a cargo, con el fin de identificar oportunidades de mejora y acciones correctivas que les permitan la toma de decisiones.

2. Segunda línea de defensa

RESOLUCIÓN NÚMERO 0UL0%2 ge 24ENZ 22% Hoja No.9

Continuación de la Resolución por la cual se adicionan los numerales 8 y 9 al artículo 17 de la Resolución Número 000021 del 28 de enero de 2022 y se establece el Modelo de Gobernanza de Procesos y el Modelo

de Gobernanza de Datos en la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN, La segunda línea de defensa le corresponde a la Subdirección de Procesos de la Dirección de Gestión Estratégica y de Analítica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — UAE DIAN o quien haga sus veces, encargada del monitoreo en el cumplimiento de lineamientos de procesos. Son responsabilidades de la segunda línea de defensa: a. Monitorear el cumplimiento, desempeño y gestión de los procesos, y los riesgos institucionales asociados a los mismos y que sean de su competencia de acuerdo con lo definido en la Política para la Administración de Riesgos de la

UAE DIAN.

b. Definir metodologías, técnicas y herramientas para que los dueños de macroprocesos y líderes de proceso ejecuten e implementen los diferentes controles establecidos en los procesos, con el fin de garantizar su mejora continua para el logro de los objetivos propuestos. c. Asegurar la administración de la información relacionada con las taxonomías requeridas para garantizar la integridad del sistema de gestión por procesos. d. Evaluar las capacidades de la gestión por procesos, contribuyendo con la identificación y seguimiento de los hallazgos para la mejora de sus niveles de madurez. . PARÁGRAFO: La segunda línea de defensa en materia de riesgos, le corresponde a los responsables metodológicos por tipo de riesgo institucional, quienes orientan la gestión de riesgos en ca