MINEDUCACION - Circular 39 de 2019

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 39 de 2019 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 39 DE 2019 (noviembre 1) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL DE: SECRETARIA GENERAL PARA: VICEMINISTROS DE DESPACHO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,SUBDIRECTORES DE ÁREA Y RESPONSABLES DEL PLAN ANUAL DEADQUISICIONES ASUNTO: Lineamientos generales para la Planeación Estratégica MEN Vigencia 2020 y elaboración delPlan Anual de Adquisiciones En el marco de la implementación de un modelo de gestión por resultados, como herramienta gerencial de planificación que permita articular el presupuesto asignado con las metas definidas en el Plan Nacional deDesarrollo "Gran Pacto por Colombia" 2019-2022, se dio inicio a la estrategia denominada Planeación estratégica vigencia 2020, la cual se llevará a cabo hasta finales del mes de diciembre de 2019. Como valor agregado de este ejercicio, se ha venido trabajando en la articulación de los instrumentos de

planeación denominados Plan de Acción Institucional PAI y Plan Anual de Adquisiciones, cuyo resultado permitirá facilitar la formulación, planeación presupuestal y financiera, así como el seguimiento a metas y recursos. Para la formulación del PAI, que se está llevando a cabo a través de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas con cada una de las dependencias del Ministerio hasta el 15 de noviembre de 2019, se debe diligenciar el formato del Plan de Acción Institucional PAI, a partir del cual se definirá el Plan de Adquisiciones. El resultado de este ejercicio se presentará para aprobación definitiva en el Comité Directivo de Planeación Estratégica. A continuación, se imparten orientaciones con el fin de garantizar una coordinada y eficiente planeación institucional: Plan de Acción InstitucionalPAI El Plan de Acción Institucional-PAI es una herramienta a través de la cual se articulan las metas establecidas en los tres instrumentos de planeación de largo (ODS), mediano (Plan Nacional de Desarrollo) y corto plazo (Proyectos de inversión) con el presupuesto asignado para la vigencia 2020 y con los procesos internos de la entidad. La Formulación del PAI, consta de las siguientes etapas:

1. Elaboración En esta etapa se adelantarán sesiones de trabajo liderados desde la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, en las cuales participan las dependencias, de conformidad con el cronograma definido previamente con dicha Oficina y los lineamientos emitidos sobre el particular.

2. Consolidación y análisis de la información En esta etapa la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas realizará el análisis de la información de los PAI de las dependencias de la entidad el cual será presentado en el comité directivo de Planeación estratégica

3. Aprobación En esta etapa, el comité directivo, revisa y evalúa el resultado del plan de acción y aprueba la distribución del presupuesto 2020.

Plan Anual de AdquisicionesPAA Como se mencionó anteriormente, con la formulación del PAI se definirá en Plan Anual de Adquisiciones, el cual, en el marco de lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en la Circular Única Externa de 2018, se debe diligenciar en el formato establecido para este. A continuación, se imparten los siguientes lineamientos y el cronograma para la formulación, aprobación y publicación del Plan Anual de Adquisiciones correspondiente a la vigencia 2020: El Decreto 1082 de 2015, define el Plan Anual de Adquisiciones como un instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación pública para facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar las necesidades de bienes, obras, y servicios y para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Este instrumento es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el Plan de Compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto.La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, como ente rector del sistema de

compra y contratación pública, estableció en la Circular Única Externa de 2018, y en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, los lineamientos para la elaboración y publicación del PAA, los cuales son tenidos en cuenta en la presente Circular, así: En el PAA del Ministerio debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante la vigencia 2020, identificándolos conforme a la codificación establecida en el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas. Se debe indicar la descripción u objeto del contrato, el valor estimado, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección y la fecha aproximada en la cual en Ministerio iniciará el proceso de contratación. - La formulación del PAA es responsabilidad de cada dependencia que ejecute proyectos de inversión y/o funcionamiento, que deberá remitir de acuerdo con el cronograma y la planilla establecida, el proyecto de Plan, para la revisión de la coherencia de lo propuesto con los rubros de inversión y su legalidad, por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y la Subdirección de Contratación, en lo que les corresponde. Es responsabilidad de la entidad publicar el PAA y sus actualizaciones en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II, y el responsable de su consolidación y publicación es la Subdirección de Contratación, para lo cual se utiliza la herramienta informática de gestión de contratación NEON, disponible en la intranet. El cronograma para la formulación, presentación, revisión, aprobación, consolidación y publicación del PAA

vigencia 2020, es el siguiente: Actividad Responsable Fecha Formulación del PAI - Identificación denecesidades de contratación vigencia 2019.Áreas ejecutoras de proyectosde inversión y/ofuncionamiento Del 01 al 8 de noviembrede 2019 Aprobación necesidades por líderes de área yremisión de formato diligenciado a laSubdirección de Contratación y a la OficinaAsesora de Planeación y Finanzas. Líderes Dependenciasejecutoras de presupuesto12 de noviembre de 2019 Mesas de trabajo Subdirección de Contratación.Designados de cada área yabogado Subdirección deContratación Del 5 al 12 de noviembrede 2019 Presentación y revisión en comité directivo de lasnecesidades del PAA. Áreas ejecutoras depresupuesto / Comité DirectivoNoviembre 12 y 13 Ajustes al formato de acuerdo con lasrecomendaciones de las mesas de trabajo y de losresultados del comité directivo y remisión a laSubdirección de Contratación para validación. Líderes Dependenciasejecutoras de presupuestoDel 13 al 18 de noviembrede 2019 Revisión coherencia presupuestal Planes Anualesde Adquisiciones por área. Oficina Asesora dePlaneación y Finanzas Del 12 al 22 de noviembrede 2019 Revisión de coherencia del objeto contractual,cuantías de la futura contratación frente a lamodalidad de selección y código UNSPSC. Asesores Subdirección deContratación Del 12 al 22 de noviembrede 2019 Creación de Planes Anuales de Adquisiciones poráreas en el Sistema NEON. Áreas ejecutoras depresupuesto Del 02 al 9 de diciembrede 2019

Consolidación del Plan Anual de Adquisiciones yelaboración de reporte definitivo. Subdirección deContratación Del 10 al 16 de diciembrede 2019 Revisión y aprobación Plan Anual deAdquisiciones para publicación en SECOP II. Comité de Contratación Del 17 al 20 de diciembrede 2019 Publicación Plan Anual de Adquisiciones enSECOP II. Subdirección de Contratación02 de enero de 2020Para el cumplimiento del anterior cronograma es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: Los bienes y servicios que se relacionen en el Plan Anual de Adquisiciones deben estar debidamente identificados de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), el cual puede ser consultado en el siguiente link: www.colombiacompra.qov.co/Clasificacion. - Para la revisión del Plan Anual de Adquisiciones correspondiente por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, el correo electrónico al que debe remitirse el archivo digital del Plan es mtamavo@mineducacion.gov.co Para la revisión del Plan Anual de Adquisiciones por parte de la Subdirección de Contratación, el correo electrónico al que debe remitirse el archivo digital del Plan es heramirez@mineducacion.gov.co. El formato para la formulación del Plan Anual de Adquisiciones, se adjunta a la presente, puede descargarse en la intranet en el sitio de la Subdirección de Contratación, información de interés, en el siguiente link: https://intranetmen.mineducacion.gov.co/comunidades/sc/Documentos%20de%20lnte rs/Forms/Allltems.aspx y

debe diligenciarse en su totalidad. Las fechas relacionadas en el cronograma son máximas y perentorias, por lo tanto, se deben gestionar oportunamente las aprobaciones respectivas, en caso de presentarse devoluciones para ajustes. Con el fin de brindar apoyo en la planeación y formulación del PAA y estudios previos de 2020, la Subdirección de Contratación, realizará mesas de trabajo con las dependencias de la entidad, para revisar objetos contractuales, modalidad de selección, de acuerdo con la naturaleza y la cuantía, de acuerdo con el siguiente cronograma: Fecha Dependencia 5-nov-19 Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y Media Dirección de Calidad Preescolar, Básica y Media y Subdirecciones Secretaria General Unidad de Atención al Ciudadano Subdirección de Desarrollo Organizacional Subdirección de Gestión Financiera 6-nov-19 Dirección de Primera Infancia y Subdirecciones Subdirección de Talento Humano Subdirección de Gestión Administrativa Oficina de Innovación educativa con uso de nuevas tecnologías Dirección de Fomento para la E.S. y Subdirecciones 7-nov-19 Dirección de Fortalecimiento a la Gestión territorial y Subdirecciones Oficina Asesora Jurídica Oficina de comunicaciones Oficina de Cooperación y Asuntos Internacionales Oficina Asesora de Planeación 8-nov-19 Dirección de Cobertura y Equidad y Subdirecciones Oficina de Control Interno Oficina de Tecnología y sistemas de información Despacho Ministra 12-nov-19 Viceministerio de Educación Superior Dirección de calidad para la E.S. y SubdireccionesEn atención a lo anterior, se solicita a todos los directivos, designar a las personas responsables de esta actividad

quienes deberán asistir a las sesiones programadas y ajustar el plan de acuerdo con las recomendaciones de la Subdirección de Contratación. HEYBY POVEDA FERRO Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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