PGN - MEMORANDO SERVICIO DE TELEGRAFIA POR TRANSCRIPCION PGN - MANUAL - Instrucciones rela

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PROCU DURIA URAL DElANAQOH i O 2 6 ,~ MEMORANDO No .-:., '.b. ;'

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: FUNCIONARIOS PGN

ASUNTO: SERVICIO DE TELEGRAFIA POR TRANSCRIPCiÓN MANUAL

12:4 \ SEP 2013"'; " -. , Considerando la obsolescencia y bajos niveles de uso del servicio de telegrafla manual por trascripción, sustituido plenamente por los servicios de mensajeria de correo certificado y correo electrónico que proveen alternativas de telecomunicación equivalentes, más económicas y eficaces; con mayores niveles de seguridad, confiabilidad, trazabilidad y respaldo jurldico, que conservan de forma completa los atributos del mensaje. \ Igualmente, atendiendo el hecho de que una de las pollticas fundamentales de la entidad es el uso . V racional de los. dineros públicos, en virtud de la austeridad y la eficiencia del gasto, se hace necesario adoptar medidas de mejoramiento continuo de las herramientas y canales de comunicación empleados, de acuerdo escenario actual del mercado las telecomunicaciones. Asl mismo, este mejoramiento resulta necesario también para la conservación y protección ambiental de los recursos naturales mediante la implementación de estrategias tendientes a su uso razonable, eficiente y auto sostenible. Por lo anotado, se imparten las siguientes instrucciones,relativas al trámite de envió de citaciones, comunicaciones, oficios y otros documentos flsicos remitidos como telegramas, mediante el uso del servicio público de telegrafla por método de trascripción manual: La dependencia correspondiente proyectará, imprimirá y reproducirá las copias del

documento ffsico que deba ser enviado actualmente denominado telegrama. De igual forma lo numerará, fechará, radicará en el Sistema de Información Administrativa y Financiera SIAF, consignado los datos de destino e identificación del mensaje" y lo remitirá a la División de Registro, Control y Correspondencia. u Una vez recibido, esa División adelantará el procedimiento correspondiente acorde con el sub-proceso de administración de documentos y registros establecido para la gestión documental. Asl las cosas, con la adopción de este procedimiento para la remisión de telegramas flsicos, se unifica la operación de envió de documentos flsicos mediante el uso único de los servicios postales nacionales, garantizando ia continuidad en la prestación del servicio en forma más oportuna, confiable, eficaz, se9Wa y simplificada, conservando la validez y fuerza probatoria del mensaje; bajo los principios de' celeridad, economla, eficiencia, trasparencia y conforme a las condiciones actuales de transmisión y transporte de las comunicaciones escritas. Atentamente

MARIA LO~ELLAR CRUZ

Secretaria General (e) 1Cumpliendo para talefecto con lodispuestoen lascirculares041 deagosto18de2005,058 de noviembre3de 2006, OSO de agosto2de2009 y003 dejunio7de2011 proferidasporelDespacho d~laViceprocuradurla General de laNación Secretaria General, extensiones 10701 -10702 • secretariageneral@procufadurla.gov.co Carrera 5No. 1580 piso7 ••PBX 5878750 w\w".procuraduria.gov.co