PGN - OFICIO CIRCULAR MEDIDAS DE SEGURIDAD - Cumplimiento de los protocolos de seguridad p

OFICIO C I R C U L A R N° 006

DE: DIVISIÓN DE SEGURIDAD

PARA: SERVIDORES DE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA

NACIÓN

ASUNTO: PROTOCOLOS DE SEGURIDAD PARA EL INGRESO DE

SERVIDORES, VISITANTES, CONTRATISTAS, PRACTICANTES Y

AUXILIARES JURÍDICOS AD-HONÓREM A LAS INSTALACIONES

DE LA ENTIDAD DURANTE LAS OBRAS DE ADECUACIÓN

ENTRADAS A LA TORRE A.

FECHA: Bogotá D.C., 15 de febrero de 2023

Respetados servidores: Teniendo en cuenta las obras de adecuación locativa que adelanta el Grupo de Inmuebles de la División Administrativa desde el día de hoy 15 de febrero en la recepción de la torre A (sede principal) y que se prolongarán aproximadamente hasta finales del mes de marzo del presente año, cordialmente me permito informar los Protocolos de Seguridad implementados en lo relacionado con el ingreso de personas y elementos, atendiendo los protocolos de seguridad, mitigación de riesgos y directrices del Despacho de la señora Procuradora General

de la Nación, así: Servidores de la Entidad: • El ingreso a la torre «A» de los funcionarios, se realizará por la entrada lateral costado sur, donde el personal de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada verificarán el porte del carnet institucional en un lugar visible. • Aquellos funcionarios que no posean el carnet institucional al momento de ingresar a las instalaciones, deberán registrarse en la recepción que se encuentra ubicada al costado norte de la torre «A».

• Se recuerda que, en el evento de extravío del carnet institucional, debe ser reportado de manera inmediata a la División de Seguridad y a la División de Gestión Humana. • Se reitera a todos los funcionarios el deber de hacer uso y porte del carnet de identificación en un lugar visible, para su plena identificación. • No se permitirá el ingreso a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, a servidores públicos que porten de armas de fuego, materiales o elementos que puedan generar un riesgo para la seguridad, caso en el cual deberán ser dejadas en el casillero o depósito dispuesto para el almacenamiento de armas y munición. • No se permitirá el ingreso a las instalaciones de la Entidad, respecto de quienes se infiera que estén bajo el aparente efecto de haber consumido bebidas embriagantes o sustancias psicoactivas o estupefacientes.

DIVISIÓN DE SEGURIDAD 1

Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10222 – 10295 – 10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co Contratistas, Practicantes y Auxiliares Jurídicos Ad-Honórem: • Tanto al inicio como al término del contrato de prestación de servicio y/o prácticas educativas, debe reportarse a la División de Seguridad para efectos de verificación para el ingreso a las instalaciones de la PGN. • El control y seguimiento debe ser ejercido a través de las dependencias

(Delegadas, Procuradurías Regionales, Provinciales, Divisiones, Instituto de

Estudios y Oficinas) en donde estén ejecutando el contrato y/o realizando sus prácticas educativas, cuyo jefe y supervisor serán los encargados de verificar la fecha en que expira la vinculación con la Procuraduría General de la Nación. Visitantes y contratistas esporádicos que realicen labores y obras de adecuación: • El ingreso de este tipo de población (visitantes), debe ser autorizado únicamente por el funcionario de la dependencia de la Procuraduría a visitar, quien será el responsable de las acciones que aquel realice en las instalaciones. • Tanto los visitantes como contratistas esporádicos, deben registrarse en la recepción presentando la cédula de ciudadanía o extranjería original, la contraseña (en caso de que esté en trámite) o cualquier otro documento que permita establecer plenamente la identidad y adicionalmente adjuntar el carné de la empresa o entidad que representa, previa autorización de la dependencia o funcionario a visitar. • Posterior a este registro, el ingreso a la torre «A» también deben realizarlo por la puerta lateral costado sur donde el personal de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada verificará su identidad y el porte de la tarjeta o ficha de ingreso. • Los funcionarios de la entidad responsables de estos ingresos, deben informarle al visitante y a los contratistas que no deben dirigirse o estar en oficinas diferentes a las cual a las autorizadas y tampoco utilizar los bienes destinados a los servidores para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad como computadores y demás elementos. • Durante su estadía en las instalaciones, deberá portar en lugar visible la tarjeta o ficha de ingreso, durante toda su permanencia en las instalaciones

de la Procuraduría General de la Nación y su permanencia se sujetará a asuntos relacionados única y exclusivamente con las funciones misionales a cargo de la Entidad. • No se permite el ingreso a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación a visitantes que porten de armas de fuego, materiales o elementos que puedan generar un riesgo para la seguridad, caso en el cual deben ser dejadas en el casillero o depósito dispuesto para el almacenamiento de armas y munición. • No se permite el ingreso a las instalaciones de la Entidad, respecto de quienes por lo menos se infiera que estén bajo el aparente efecto de bebidas embriagantes, sustancias psicoactivas o estupefacientes.

DIVISIÓN DE SEGURIDAD 2

Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10222 – 10295 – 10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co Ingreso y salida de equipos tecnológicos, que no son de propiedad de la Procuraduría General de la Nación: Para el ingreso y salida de equipos tecnológicos que No son de propiedad de la Entidad, la Procuraduría General de la Nación, cuenta con el siguiente protocolo de seguridad, en el cual se establece: • El ingreso de equipos tecnológicos (cámaras fotográficas, videocámaras, grabadoras, Tablet, iPad, equipos portátiles y celulares, entre otros) a los diferentes despachos, debe hacerse con la mayor responsabilidad y compromiso con la seguridad de la información y el tratamiento de datos

personales, en concordancia con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta. • Los elementos personales de los funcionarios, tales como computadores, impresoras, tablets, entre otros, que ingresan y salen de las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, deberán ser registrados en la minuta de la empresa de vigilancia, indicando las características básicas de identificación y tenencia o propiedad del bien. • El ingreso de esta clase de equipos es responsabilidad de cada jefe de dependencia que autorice su ingreso y/o funcionario que lo ingrese. • El funcionario que autorice y/o ingrese dichos elementos tecnológicos, se hace responsable de su propia información, determinará y/o autorizará si es pertinente llevar a cabo cualquier actividad o diligencia que permita la toma de datos a través de estos equipos, como, por ejemplo, grabar, filmar y fotografiar, entre otros. • Si el funcionario y/o visitante al salir de las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, lleva consigo los elementos antes señalados y estos no están registrado en la minuta de ingreso (empresa de vigilancia), el servidor debe hacer el mismo procedimiento como si fuera un elemento de la Entidad ante el Grupo de Almacén e Inventarios de la Procuraduría General de la Nación: “Para trasladar un bien mueble de una dependencia a otra, el jefe de la oficina respectiva debe informar al Grupo de Almacén e Inventarios, a través de un correo electrónico, indicándole los elementos que se van a transportar, piso de origen y destino, horario y persona (s) que lo harán; posteriormente la Coordinadora del Grupo de Almacén e Inventarios, informará y autorizará

dicho movimiento a la División de Seguridad, para que el personal de vigilancia permita el traslado del bien a través del diligenciamiento del formato «Ingreso y Salida de Elementos, código AR-F-10.” • Toda caja, paquete, bolso, etc., que contenga equipos electrónicos y pretenda ser ingresado o retirado de la Entidad, debe haber superado la inspección de seguridad, es decir, que se haya constatado su procedencia (para evitar hurto de bienes de la entidad) dado que debe primar la seguridad de los expedientes, documentos internos, equipos electrónicos. Memorando No. 1-011225-2019 del 29/11/19 - Secretaria Gen eral Oficio Circular No. 015 del 22/11/2018 - División de Seguridad

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Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co Finalmente, desde la División de Seguridad, instamos a todo el Equipo de Trabajo que conforma la Entidad, a sumar esfuerzos en beneficio de la seguridad de todos los servidores, bienes e instalaciones de la Procuraduría General de la

Nación. Atentamente, Coronel (RP) CARLOS ALBERTO VARGAS RODRÍGUEZ Jefatura División de Seguridad Proyecto: As. Astolfo Rivas / As. José Marín / As Wilmar Cataño

Reviso: Asesor Grado 24 John André Puentes Rojas

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Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co