PGN - OFICIO - Depuración GEDIS

Bogotá D.C., 15 Agosto de 2006 Oficio No. 0200 Señores Procuradores Delegados Sala Disciplinaria Procuradores Delegados Director Nacional de Investigaciones Especiales Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Coordinador de Asesores en Contratación Coordinador de Asesores en Derechos Humanos Coordinador de Asesores en Presupuesto y Regalías Coordinador de Asesores Viceprocuraduría Veedor Procuradores Regionales Procuradores Distritales Procuradores Provinciales Respetados señores: Con el propósito de orientar a quienes registran la información en el GEDIS y de continuar la depuración de dicho sistema de información, atentamente les remito un instructivo acompañado de las siguientes directrices, con la solicitud especial de que velen por su cabal cumplimiento:

1. El instructivo se refiere a los siguientes temas: Segunda instancia otras entidades: Para atender la necesidad de registrar en el GEDIS las actuaciones efectuadas con fundamento en el Art. 76 de la Ley 734/02; se creó una opción en dicho Sistema, que permite registrar las actuaciones adelantadas por la PGN en procesos de otras entidades, Investigaciones de trascendencia. La resolución 168 del 22 de junio/06, en su artículo 5°, literal e) dispone que es necesario enviar el Formato No. 05 "Procesos de trascendencia o CIVIGEP" a través del GEDIS. Se explica a quienes tienen enlace de comunicación para realizar los registros directos en línea y a quienes reportan por correo electrónico, que las primeras dependencias deben hacerla directamente y las demás enviarán los datos por correo electrónico a la División de Registro y Control,

para que allí los registren y los envíen mensualmente a este Despacho. Registro de comisiones. Se han detectado múltiples registros de una comisión ordenada para la misma diligencia, por lo cual se debe reiterar a los encargados del GEDIS sobre la forma correcta de incorporar esta información. En el instructivo encontrarán el procedimiento, el cual ya fue entregado a las dependencias del nivel territorial y es materia de la labor pedagógica que adelanta la División de Registro y Control.

Control de prescripciones: Útil como herramienta de administración de las oficinas.

Permite actualizar la fecha de los hechos y re calcular la fecha de la prescripción. Casos detectados de reporte de trámites en forma incorrecta: Algunos usuarios registran ciertas actuaciones en módulos equivocados, por lo que en algunos casos Viceprocuraduría Ext.12511/12 cgomez@procuraduria.gov.co Carrera 5 N° 15-80 piso 25 Pbx: 3360011 Fax: 2867876 www.procuraduría.gov.co por ejemplo, dejan activos expedientes ya archivados. En el instructivo se relacionan los casos puntuales y se explica cómo se está haciendo y cómo debe hacerse.

2. Se debe Investigar en un solo expediente el mismo hecho cometido por varios servidores públicos.

El artículo 81 de la Ley 734 de 2002 establece "Cuando varios servidores públicos de la misma entidad participen en la comisión de una falta o de varias que sean conexas, se investigarán y decidirán en el mismo proceso, por quien tenga la competencia para juzgar al de mayor jerarquía". Se ha detectado que por una misma conducta cometida por varios funcionarios de una misma entidad, se abrió un proceso por cada funcionario, procesos que

terminaron con decisiones diferentes. Para efectos de evaluación, esto pondría en desventaja a aquellas dependencias que manejen este tipo de investigaciones en un solo expediente. Por lo tanto les solicito atender lo dispuesto por la norma precitada y abstenerse de asignar varios radicados para investigar casos como el referido.

3. El dato que se debe consignar en GEDIS como facha de la queja es la de su recibo en la PGN, es decir la fecha que aparece consignada sobre el documento como constancia de su recibo en la PGN, independientemente de que haya sido ingresado a las dependencias del nivel territorial o del nivel central.

4. La fecha de registro de recibo de la queja por parte de las dependencias: Con fundamento en una observación de la Contraloría se está adecuando con la Oficina de Sistemas, una opción en el GEDIS que permita a la División de Registro y Control, grabar la fecha de entrega de la queja a los funcionarios de las dependencias.

Como complemento de lo anterior, solicito a los titulares de las dependencias del nivel central, disponer que los Citadores se presenten a diario en la División de Registro y Control para recoger los documentos y que cuando se presenten traslados de los Citado res ordenen a los nuevos, registrar su nombre y firma en la División de Registro y Control y Correspondencia, para efectos de controlar el retiro oportuno de los documentos.

5. Registro de las investigaciones. Se ha detectado la costumbre de usar números de radicados internos y no registrar las investigaciones en GEDIS, lo que hace imposible el registro de las actuaciones cuando los expedientes se reciben para segunda instancia o para resolver impedimentos o recusaciones. Esto afecta también la generación correcta de las estadísticas y la respuesta de los derechos de petición.

Por lo tanto, las investigaciones que se adelanten en la PGN deben registrarse en el GEDIS, conforme lo ordena la resolución 030105. También insisto especialmente a las dependencias del nivel territorial que no asignen número' de radicación en GEDIS para el ejercicio de acciones preventivas, supervigilancias o peticiones de ejercicio de poder preferente, por cuanto no son procesos disciplinarios, que son los que deben reportarse al GEDIS.

6. Depuración de usuarios: Se envía la lista de usuarios del GEDIS de sus dependencias, con la solicitud de que la revisen y confirmen a la División de Registro y Control, si dichos usuarios son los que están asignados para el registro y consulta

Viceprocuraduría Ext.12511/12 cgomez@procuraduria.gov.co Carrera 5 N° 15-80 piso 25 Pbx: 3360011 Fax: 2867876 www.procuraduría.gov.co del GEDIS y quiénes no están al servicio de la dependencia o de la Entidad para cancelar su acceso, con plazo hasta el 29 de septiembre de 2006.

7. Suministro y depuración de datos del GEDIS: Conforme el artículo 23 de la resolución 030 de 2005, la solicitud de estadísticas debe hacerse por escrito al jefe de la División de Registro y Control y Correspondencia. Para ello les agradezco tener en cuenta las siguientes condiciones  Plazo: Las solicitudes deben efectuarse oportunamente a la División de Registro y Control y Correspondencia, es decir con un plazo prudencial, antes del vencimiento del término que tiene la PGN para contestar las peticiones, sin olvidar que el término se cuenta a partir del ingreso de la petición a la Entidad, no a la dependencia respectiva. Salvo

casos especiales, la División de Registro y Control tramitará las solicitudes en orden cronológico de llegada.  Contenido: Las peticiones que se refieran a temas generales o individuales se atenderán por la División de Registro y Control y Correspondencia, mediante la generación del reporte estadístico correspondiente, firmado por los servidores a que se refiere el artículo 17 de la resolución 030/05. Las solicitudes referentes a nombres de implicados en los procesos se resolverán a través de la consulta individual en el GEDIS como resultado de la cual se entregará el reporte denominado "trámite histórico" en el que aparecen las actuaciones reportadas por las diferentes dependencias La División tiene como función el suministro de la información de las investigaciones disciplinarias reportadas al GEDIS, conforme la presentación y contenido establecidos en el artículo 21 de la resolución 030/05, pero no la de elaborar análisis, cuadros o gráficos con dicha información. Por lo tanto no está obligada a atender requerimientos en este sentido. En este contexto de los datos es necesario insistir en la Depuración de la información, especialmente en los siguientes aspectos:  Actualizar los hechos investigados y su fecha. Por su importancia como herramienta que les permite controlar el avance de sus investigaciones; la correcta generación de estadísticas y determinar la prescripción.  Registrar las prescripciones. Después de las actividades realizadas para depurar el GEDIS de investigaciones prescritas, la situación ha evolucionado así:

INVESTIGACIONES PRESCRITAS EN 2006

Enero 05/06 Mayo 11/06 Junio 28/06 Julio 31/06

1270 832 624 493 Viceprocuraduría Ext.12511/12 cgomez@procuraduria.gov.co Carrera 5 N° 15-80 piso 25 Pbx: 3360011 Fax: 2867876 www.procuraduría.gov.co Como ustedes observan aún quedan expedientes activos en GEDIS, pese a que la acción disciplinaria pudo haber prescrito, por lo cual una vez más solicito a quienes estén en esta condición, actualizar la fecha de los hechos o decretar la prescripción, según el caso y proceder a su registro para que las investigaciones vayan al inventario de inactivos. Anexo un listado en el que aparecen los datos de expedientes prescritos en segunda instancia que figuran recibidos en diferentes dependencias. Les solicito a quienes estén en esta condición que verifiquen y certifiquen si tienen los expedientes. Si los tienen deben actualizar la fecha de los hechos o decretar la prescripción, según la realidad procesal. Si no tienen los expedientes deben expedir una certificación y enviarla a la dependencia de origen para que ésta decrete la prescripción y la reporte al GEDIS.  Registrar como causal de archivo la prescripción, en los casos que hubo lugar a ello. Se ha detectado, en algún caso, que no se registra como causal de archivo la prescripción, sino "falta de mérito", lo que no refleja la realidad y puede afectar las evaluaciones de la gestión. Por lo 'tanto les solicito verificar cómo se han efectuado dichos registros, proceder a corregirlos si fuere del caso y velar porque la Incorporación de los datos sea fidedigna. La Oficina de Control Interno hará el seguimiento de lo dispuesto.

Atentamente. CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU Viceprocurador General de la Nación Anexo: lo anunciado Viceprocuraduría Ext.12511/12 cgomez@procuraduria.gov.co Carrera 5 N° 15-80 piso 25 Pbx: 3360011 Fax: 2867876 www.procuraduría.gov.co