SFC - P2 Tit V Cap IV - Circular 042 de 2020, SEDPE

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO V INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A OTRAS INSTITUCIONES Y ACTIVIDADES SOMETIDAS A SUPERVISIÓN CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN

DEPÓSITOS Y PAGOS ELECTRÓNICOS – SEDPE

1. REGIMEN LEGAL

2. GOBIERNO CORPORATIVO

3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 3.1. Operativo 3.2. Lavado de activos y financiación del terrorismo 3.3. Liquidez 3.4. Manejo de los recursos captados 3.5. Mercado 3.6. Concentración por contraparte

4. DEPÓSITOS

5. GIROS FINANCIEROS

6. PUBLICIDAD, INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO 6.1. Información 6.2. Extractos y reportes 6.3. Cláusulas y prácticas abusivas 6.4. Protección del consumidor financiero

7. CANALES DE SERVICIOS, SEGURIDAD Y CALIDAD EN LAS OPERACIONES 7.1. Régimen de corresponsales Circular Externa 042 de 2020 Diciembre de 2020

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PARTE II

MERCADO INTERMEDIADO TÍTULO V INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A OTRAS INSTITUCIONES Y ACTIVIDADES SOMETIDAS A SUPERVISIÓN CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES ESPECIALIZADAS EN DEPÓSITOS

Y PAGOS ELECTRÓNICOS – SEDPE

1. REGIMEN LEGAL Las Sociedades Especializadas en Depósitos y Pagos Electrónicos – SEDPE, son instituciones financieras sujetas a la inspección, vigilancia y control de la SFC, cuyo objeto exclusivo es: 1.1. La captación de recursos a través de los depósitos a los que se refieren los arts. 2.1.15.1.1 y subsiguientes del Decreto 2555 de 2010. Los recursos captados por las SEDPE deben mantenerse en depósitos en el Banco de la República en los términos y condiciones que autorice su Junta Directiva y/o en depósitos a la vista en Establecimientos de Crédito. 1.2. Hacer pagos y traspasos. 1.3. Tomar préstamos dentro y fuera del país destinados específicamente a la financiación de su operación. De acuerdo con la Ley 1735 de 2014, en ningún caso se podrán utilizar recursos del público para el pago de dichas obligaciones. 1.4. Enviar y recibir giros financieros.

Teniendo en cuenta lo anterior, en este Capítulo se establece el régimen especial que le aplica a las SEDPE conforme a los riesgos asumidos por tales entidades, sin perjuicio de aquellas disposiciones que, por su naturaleza y actividades que realizan, les resulten aplicables.

2. GOBIERNO CORPORATIVO Las SEDPE deben contar con una estructura organizacional apropiada para administrar los riesgos a los que se ven expuestas, con funciones, responsabilidades y líneas de reporte claramente definidas. Para el efecto, deben establecer y preservar estándares que permitan contar con personal idóneo para la administración de riesgos. De igual forma, deben

quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas, órganos y áreas involucradas en los respectivos procesos. A las SEDPE les serán aplicables las disposiciones sobre gobierno corporativo establecidas en el Capítulo III del Título I de la Parte I de la CBJ, con excepción del subnumeral 1.2.1. Así mismo les son aplicables las disposiciones sobre Sistema de Control Interno a que se refiere el Capítulo IV del mismo Título. En ese sentido, las SEDPE deben establecer como mínimo los siguientes cargos u órganos de dirección, administración y control para el adecuado funcionamiento de la entidad: 2.1. Asamblea General de Accionistas 2.2. Junta Directiva o Consejo de Administración. 2.3. Representante Legal 2.4. Revisoría Fiscal 2.5. Auditoria Interna 2.6. Comité de Auditoría De conformidad con lo establecido en el Capítulo II del Título IV de la Parte I de la CBJ, las SEDPE deben atender las instrucciones relacionadas con el trámite de posesión de los cargos que así lo requieran.

3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Las SEDPE deben diseñar e implementar sistemas de administración de riesgos que les permita realizar una gestión oportuna y adecuada de todos los riesgos inherentes al desarrollo del negocio. Estos sistemas deben ser acordes con el perfil y apetito de riesgo, el plan de negocio, estrategia de riesgos, la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las actividades que desarrolle la entidad, así como con su rol e importancia en el sistema financiero, y el entorno económico y de los mercados.

Considerando lo anterior, estos sistemas deben estar inmersos en las actividades que desarrollan las SEDPE y ser de

conocimiento de todas las áreas que la componen, de forma que se garantice una cultura de gestión de riesgos al interior de la entidad. Adicionalmente, deben adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y la economía en general y considerar el análisis individual de los riesgos así como la interacción entre éstos, y su impacto en la entidad. En este sentido, las SEDPE deben cumplir como mínimo con los siguientes lineamientos en materia de gestión de riesgos: 3.1. Operativo 3.1.1. Consideraciones generales Las SEDPE deben contar con políticas, procedimientos, metodologías y límites, que les permitan identificar, medir, monitorear y controlar el riesgo operativo. La gestión del riesgo se debe hacer acorde con su estructura, los servicios prestados, los canales de atención al consumidor financiero y las actividades que realizan, directamente o a través de terceros.

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Circular Externa 050 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA En este sentido, las disposiciones que le aplican a las SEDPE en materia de administración del riesgo operativo son las establecidas en este numeral, y por lo tanto no se encuentra obligadas a aplicar las “Reglas Relativas a la Administración del Riesgo Operativo” a que se refiere el Capítulo XXIII de la CBCF. Para efectos del presente Capítulo se entiende por Riesgo Operativo la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

Esta definición incluye: 3.1.1.1. El riesgo legal, el cual comprende la posibilidad de pérdida en que incurre la SEDPE al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales, o el riesgo que surge como consecuencia de fallas en el desarrollo de las actividades autorizadas, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de dichas actividades; y 3.1.1.2. El riesgo reputacional, entendido como la posibilidad de pérdida en que se incurre por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que causen pérdida de clientes o usuarios, disminución de ingresos o procesos judiciales. 3.1.2. Administración del riesgo operativo Las SEDPE deben administrar el riesgo operativo al que se encuentran expuestas estableciendo para el efecto: (i) las políticas; (ii) los roles y responsabilidades de los funcionarios encargados de su gestión; (iii) los procedimientos y metodología(s) para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos operativos; y (iv) los planes de contingencia y continuidad del negocio que se requieran para mantener disponibles los servicios prestados y la información manejada.

La información correspondiente a los numerales señalados en el inciso anterior deberá constar en un manual y contar con la aprobación de la junta directiva o consejo de administración. La gestión realizada para la administración del riesgo operativo debe estar debidamente documentada y a disposición de la SFC. 3.1.3. Eventos de riesgo operativo

Las SEDPE deben llevar un registro de los eventos de riesgo operativo que les causen pérdidas, consignando al menos la siguiente información: 3.1.3.1. Fecha de inicio del evento: (Día, mes, año, hora.) 3.1.3.2. Fecha de finalización del evento: (Día, mes, año, hora.) 3.1.3.3. Fecha del descubrimiento del evento: (Día, mes, año, hora.) 3.1.3.4. Cuantía: El monto de dinero (moneda legal) a que asciende la pérdida como consecuencia de la ocurrencia de un evento de riesgo operativo, incluyendo los gastos derivados de su atención. 3.1.3.5. Cuantía total recuperada: El monto de dinero recuperado (moneda legal) por acción directa de la SEDPE. Incluye las cuantías recuperadas por seguros. 3.1.3.6. Clase de evento: Se determina de acuerdo a la siguiente clasificación: fraude interno, fraude externo, relaciones laborales, obligaciones con los clientes, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, administración de procesos. 3.1.3.7. Servicio afectado: Identifica el servicio afectado. 3.1.3.8. Descripción del evento: Descripción detallada del evento. 3.1.4. Capacitación Las SEDPE deben diseñar, programar y ejecutar planes de capacitación sobre la administración del riesgo operativo dirigido a las áreas, funcionarios y terceros contratados para el desarrollo de su objeto social. La capacitación se deberá realizar al menos una vez al año, considerando los nuevos riesgos y controles. Las SEDPE deben evaluar la efectividad de la capacitación impartida.

3.1.5. Auditoría interna La Auditoría Interna o quien ejerza el control interno debe evaluar anualmente el sistema de administración de riesgo operativo y su efectividad. 3.2. Lavado de activos y financiación del terrorismo Las SEDPE deben cumplir las disposiciones sobre administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo establecidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ. Los depósitos electrónicos que cumplan las características a las que se refieren los artículos 2.1.15.2.2. y 2.1.15.2.5. del Decreto 2555 de 2010, les serán aplicables las excepciones previstas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ. 3.3. Liquidez Las SEDPE deben contar con unas políticas, procedimientos, metodologías y límites que les permita identificar, medir, monitorear y controlar el riesgo de liquidez inherente al desarrollo de las actividades autorizadas. En este sentido, deben contar con los mecanismos que les permita garantizar, como mínimo, que:

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Circular Externa 050 de 2016 Diciembre de 2016 SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA 3.3.1. Al cierre diario de las operaciones, el valor de los recursos captados corresponda al valor de los depósitos en el Banco de la República y/o en depósitos a la vista en establecimientos de crédito. 3.3.2. Cuentan con una gestión eficiente del flujo de caja que les permita dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez que se originen en el desarrollo de sus actividades.

3.3.3. Cuentan con un plan de contingencia de liquidez que les permita dar cumplimiento a los requerimientos extraordinarios de liquidez. El sistema de administración de riesgo de liquidez, así como los mecanismos, modelos y límites que lo componen deben estar debidamente documentados y a disposición de la SFC. 3.4. Manejo de los recursos captados De conformidad con lo establecido en el art. 2.38.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, las SEDPE deben mantener los recursos captados en: (i) depósitos en el Banco de la República y/o (ii) en depósitos a la vista en establecimientos de crédito, al cierre diario de las operaciones. Para efectos del cumplimiento de este requerimiento, se considerará las 5:00 p.m. como horario de cierre de las operaciones diarias para realizar el cálculo del saldo de los recursos captados a través de depósitos electrónicos, y para su verificación, las SEDPE deben remitir periódicamente a la SFC el formato establecido para el efecto, contenido en el Anexo 1 de la CBCF. Las operaciones realizadas con posterioridad a la referida hora de cierre, se tendrán en cuenta para realizar el cálculo del saldo de los recursos captados a través de depósitos electrónicos el día hábil siguiente. 3.4.1. Gestión del efectivo Las SEDPE deben cuantificar diariamente el efectivo que requieren a efectos de cumplir de forma oportuna con sus obligaciones, a través de los distintos canales de prestación de servicios, tales como sucursales, corresponsales y cualquier otro habilitado para el retiro de efectivo. Para el efecto, las SEDPE deben desarrollar e implementar una metodología basada en criterios técnicos, que les permita la

adecuada administración de los riesgos que se deriven de la gestión del efectivo. Dicha metodología debe estar debidamente documentada y a disposición de la SFC. Las SEDPE deben contar con una base de datos con la información diaria de las operaciones realizadas en cada canal de prestación de servicios con el objetivo de llevar un registro de los flujos de efectivo. Dicha base de datos deberá contener como mínimo la siguiente información: 3.4.1.1. El monto de entradas y salidas de efectivo. 3.4.1.2. La identificación del punto donde se realizó la operación. 3.4.1.3. El tipo de operación. 3.4.1.4. Fecha y hora de realización de la operación. 3.4.1.5. Número de identificación de las partes que intervienen en la transacción. 3.5. Mercado Las SEDPE que realicen inversiones de tesorería en posición propia deben contar con políticas, procedimientos, metodologías y límites que les permita identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente el riesgo de mercado. Dichos controles deben permitir a las entidades vigiladas la adopción de decisiones oportunas para la adecuada mitigación del riesgo. Para los efectos, las inversiones de tesorería en posición propia son todas aquellas que estén incluidas en la cuenta 13 del Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión. Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia podrá exigir el desarrollo e implementación de planes, límites, estrategias y/o metodologías que le permitan mitigar dicha exposición, en función de la complejidad de las operaciones realizadas. Adicionalmente, todas las inversiones de la SEDPE deben ser clasificadas, valoradas y contabilizadas de conformidad con

las instrucciones establecidas en los Capítulos I-1, XI y XVIII de la CBCF, según corresponda. 3.6. Concentración por contraparte Las SEDPE deben contar con políticas para administrar: (i) el riesgo de concentración derivado de la colocación de los recursos captados del público en establecimientos de crédito; y (ii) la exposición al riesgo de contraparte, basándose en un análisis de los perfiles de riesgo de los establecimientos de crédito en los que se depositen dichos recursos. La gestión de los riesgos de concentración y contraparte por parte de las SEDPE debe comprender la diversificación en la asignación de los recursos captados, a través de cupos y límites entre las múltiples contrapartes, acordes con las políticas definidas para tal fin. Estas políticas deben ser adoptadas por la junta directiva o el consejo de administración, definiendo con claridad y precisión los criterios bajo los cuales la entidad debe evaluar, calificar, asumir, controlar y cubrir los riesgos. Igualmente, dicho órgano debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas.

4. DEPÓSITOS Las SEDPE deben atender las disposiciones relacionadas con las características de los depósitos de bajo monto y ordinarios establecidos en los arts. 2.1.15.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como lo dispuesto en el

Capítulo III, Título I, Parte II de la CBJ.

5. GIROS FINANCIEROS

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Circular Externa 042 de 2020 Diciembre de 2020

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Las SEDPE deben contar con mecanismos apropiados que les permitan realizar la devolución al ordenante de los giros financieros en los casos en los que éstos no sean reclamados por el beneficiario dentro de un plazo de 30 días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la cual se ordenó el mismo.

6. PUBLICIDAD, INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO Las SEDPE deben atender las reglas previstas en el Capítulo I del Título III de la Parte I de la CBJ en cuanto al acceso a los servicios, los programas publicitarios y los requisitos de información al consumidor financiero, que le sean aplicables conforme a la naturaleza de las operaciones que les han sido autorizadas. 6.1. Información Además de la información que por virtud de las disposiciones legales vigentes deban divulgar las SEDPE a sus consumidores financieros, deben suministrar de manera particular, lo siguiente: 6.1.1. Que los depósitos electrónicos se encuentran amparados por el seguro de depósito del FOGAFÍN, en los términos establecidos en los subnumerales 2.7, 2.8 y 2.9 del Capítulo I, Título III de la Parte I de la CBJ. 6.1.2. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1328 de 2009, las SEDPE deben divulgar de manera permanente la información de los precios de todos los productos y servicios que se ofrezcan de manera masiva. 6.1.3. Las tasas de interés que las entidades decidan ofrecer a los consumidores por la captación de recursos mediante depósitos electrónicos, si a ello hubiere lugar.

6.1.4. En relación con los depósitos de dinero electrónico previstos en el art. 2.1.15.1.2. del Decreto 2555 de 2010, deben informar al consumidor financiero la posibilidad de hacer retiros en efectivo. Así mismo, para el caso de los depósitos electrónicos transaccionales, en los cuales se restringe la posibilidad de hacer retiros en efectivo, el cliente deberá ser informado oportunamente sobre la mencionada restricción. 6.2. Extractos y reportes Respecto de los depósitos electrónicos, deben poner a disposición de los clientes los extractos o estados de cuenta, a través de los mecanismos que establezcan para el efecto. En todo caso, las SEDPE deben informar oportuna y claramente a los consumidores financieros dónde, cómo y cuándo pueden acceder a esta información. Igualmente, tales mecanismos deben permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva reconocida sobre el saldo durante el período cubierto, así como la periodicidad y forma de liquidar los rendimientos cuando a ello hubiere lugar, los movimientos del depósito y los cambios que se presenten respecto de esta información. 6.3. Cláusulas y prácticas abusivas Las SEDPE deben abstenerse de incurrir en conductas que conlleven abusos contractuales o de convenir cláusulas que puedan afectar el equilibrio del contrato o que den lugar a un abuso de posición dominante contractual. Para esto, las SEDPE deben observar lo establecido en los arts. 11 y 12 de la Ley 1328 de 2009 y en el numeral 6 del Capítulo I del Título

III de la Parte I de la CBJ. 6.4. Protección del consumidor financiero 6.4.1. Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) Las SEDPE deben implementar un SAC, en los términos previstos en la Ley 1328 de 2009, para lo cual deberán aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo II del Título III de la Parte I de la CBJ. 6.4.2. Defensor del Consumidor Financiero Las SEDPE que designen un defensor del consumidor financiero, deben atender las reglas establecidas para el efecto en el Capítulo II del Título III de la Parte I de la CBJ.

7. CANALES DE SERVICIOS, SEGURIDAD Y CALIDAD EN LAS OPERACIONES Las SEDPE deben observar las disposiciones generales previstas en materia de canales de prestación de servicios y requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones previstas en el Capítulo I, Título II de la

Parte I de la CBJ.

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Circular Externa 002 de 2021 Marzo de 2021