SS - Oficio 220-083969

Oficio 220-083969 Del 28 de Julio de 2011

Ref.: Radicación 201101-201997

Los estados financieros pueden o no incorporarse en el acta correspondiente. Se transcribe oficio. Exclusión de socios Acuso recibo del escrito en referencia, mediante el cual formula las siguientes preguntas: “ Primero: una sociedad “ AA S. A.” , en el libro de actas de asamblea de accionistas, ni en el libro de actas de junta directiva, no realizo la impresión en ninguno de estos libros los estados financieros de la sociedad que se aprobaron en reunión ordinaria de asamblea de accionistas que se celebró por derecho propio en el mes de abril, ¿se entienden aprobados los estados financieros a pesar de que no fueron impresos en los libros de junta directiva ni en el de actas de asamblea de accionistas? ¿O es obligatoria la impresión de los estados financieros en algunos de estos libros?

Segundo: respecto de los demás tipos societarios (sociedad limitada, anónima, unipersonal, comanditarias) ¿es obligatoria la impresión de los estados financieros, que se aprueban con corte al 31 de diciembre, en los libros de junta de socios /o de asamblea de accionistas /o de junta directiva?.

Tercero: si el representante legal de la compañía “ AA S. A.” realiza operaciones por fuera del objeto social de la compañía, como por ejemplo inversiones en bolsa de valores, y sobrepasando el límite de su capacidad de contratación dada en los estatutos sociales, y la inversión presento (sic) una perdida (sic), que (sic) implicaciones de responsabilidad, societaria, civil, penal y comercial están a cargo del

representante legal.

Cuarto: el representante legal de la compañía “ AA S. A.” además de las inversiones realizadas, y citadas en el punto anterior, es también (sic) accionista de “ AA S. A.” , ¿es posible solicitar ante un juez o la superintendencia la exclusión del socio por haber puesto en peligro el patrimonio de la compañía? Cuál es el procedimiento al interior de la compañía y cuál es el procedimiento que se debe realizar ante un juez o la superintendencia para solicitar la exclusión del socio?” .

Sobre el particular, el Despacho entiende que las dos primeras preguntas se reducen a preguntar sobre la obligación o no de incorporar en el texto del acta los estados financieros sometidos a consideración del máximo órgano social, asamblea general o junta de socios; las dos restantes, a los deberes y responsabilidades del representante legal de la compañía. Previo a referirnos a los asuntos en consulta es pertinente aclararle que corresponde a la asamblea o junta de socios, en sesiones ordinarias o extraordinarias, aprobar o no los estados financieros sometidos (Art. 187, Núm. 2º del C. de Co.), no es una función que corresponda a la junta directiva, como equivocadamente lo menciona en el escrito. Efectuada la anterior aclaración, es pertinente informarle que el tema de la incorporación o no de los estados financieros aprobados en reunión del máximo órgano social, ha sido objeto de múltiples pronunciamientos, por lo que en esta oportunidad se hará referencia al Oficio 340032151 del 23 de junio de 2005, cuyos apartes responden la inquietud planteada, a saber:

“ (….)

1. El artículo 189 del Código de Comercio prescribe que “ Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma...”

2. Por su parte, el artículo 195 ibídem establece la obligación para la sociedad de llevar un libro de actas, debidamente registrado “ en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios” .

3. El artículo 431 ídem, ordena que lo ocurrido en tales reuniones se hará constar en el libro mencionado. Así mismo las actas deben contener por lo menos el lugar, fecha y hora de la reunión; número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor; en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.

4. A su vez el artículo 445 del citado código, establece que al fin de cada ejercicio y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.

5. Así mismo el artículo 446 ídem, expresa que la junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio. (Subrayo), que según el

artículo 447 ibídem el Balance General y sus anexos, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.

6. De otra parte, el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, mediante el cual se expidieron las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, estableció los estados financieros básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera y Estado de flujos de efectivo. Estados que son los que debe preparar la administración del ente económico, para ser sometidos a la aprobación del Máximo Órgano Social.

En este orden de ideas, si de lo ocurrido en la reunión del Máximo Órgano Social, se precisa reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado a derecho siempre y cuando se exprese en forma clara las decisiones tomadas en relación con tales escritos. De lo anterior se colige, que los estados financieros preparados de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes antes mencionadas, pueden ir anexos y formar parte integrante del acta, si así es aprobado en el seno de la reunión; de lo contrario deben transcribirse en el texto de la misma acta, para que quede evidencia de los Estados Financieros aprobados” . Ahora bien, para responder las preguntas 3ra y 4ª del escrito, el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 señala los principios de buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios, que en sus actuaciones

deben observar los administradores, y de manera expresa consagra que deben “ 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias” .

Son éstos deberes, entre otros, los que imponen al representante legal la obligación de observar el cumplimiento del objeto social de la compañía a la cual representa, de modo que actos, contratos o gestiones por fuera de la ley o de los estatutos, lo hacen responsable en los términos que señala el artículo 24 de la Ley 222 Cit., es decir, “ responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros (….) En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. (….)” . No obstante la anterior responsabilidad, y la penal, si hubiere lugar a ello, quien haya actuado en violación de la ley o de los estatutos, puede ser sujeto de sanciones previstas en el Núm. 3, Art. 87, de la Ley Cit., por parte de la autoridad administrativa que sobre el ente social ejerza supervisión. En cuanto a la posibilidad de excluir al socio, quien es al tiempo representante legal, debo precisarle que el ordenamiento mercantil no prevé esa posibilidad, sin embargo puede ser removido del cargo, mediante la designación de un nuevo representante legal, o a través del mecanismo de Acción Social de Responsabilidad prevista en el artículo 25 Ley Cit., que implica la remoción del administrador. Para mayor información sobre éstos y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet

de la Entidad (www.supersociedades.gov.co), o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo