SS - Oficio 220-26186

220-26186, 02 de junio de 2004

Ref: Prohibición del artículo 185 del Código de Comercio, cuando quienes actúan son los representantes legales de los socios.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2004-01-061017, mediante la cual consulta si los miembros de una junta directiva conformada por los representantes legales de las asociaciones socias de la empresa, pueden aprobar los estados financieros o si por el contrario deben delegar en una tercera persona esta función por formar parte de la administración. Al respecto, es preciso observar que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 185 del Código de Comercio, salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en el ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieren. Agrega la referida disposición que tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación. Del precepto aludido, así como del planteamiento efectuado, se infiere que la prohibición prevista en el artículo 185 citado no aplica cuando se trata de los representantes legales, de manera que como ocurre en este caso, quienes actúan en la asamblea o junta son los representantes legales de las asociaciones socias, a juicio de este Despacho es claro que están investidos de la facultad para aprobar las decisiones propias de la administración de la empresa, entre ellas, los estados financieros de la misma. En cuanto a la inquietud sobre el artículo 4 numeral 1º del Decreto 540 del 24 de febrero de 2004, que corresponde

a la exención del IVA para las donaciones realizadas por la suscripción de convenios con gobiernos extranjeros inquietud que se concreta en establecer si las entidades administradoras de éstos recursos deben llevar una contabilidad diferente para la empresa y otra para el manejo del proyecto o, por el contrario, una contabilidad separada por centros de costos, le transcribo la parte pertinente del memorando 340124 del 26 de mayo de 2004, en el que el Coordinador Grupo de Estudios e Investigación Contable de esta Superintendencia, respondió lo siguiente: "Al respecto, es del caso precisar que de acuerdo con las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios, los cuales deben ser aplicados por todos los entes económicos que por la Ley se encuentren obligados a llevar contabilidad, señala entre otros objetivos, que la información contable debe servir fundamentalmente para conocer y demostrar los recursos controlados por el ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período; evaluar la gestión de los administradores del ente económico; ejercer control sobre sus operaciones y fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. (artículo 3 idem). Así mismo, los estados financieros, cuya preparación y presentación son responsabilidad del administrador del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante la tabulación formal de nombre y cantidades de dinero derivados de tales registros. Lo anterior, teniendo en cuenta todos y cada uno de los elementos de dichos estados, como son los activos, pasivos,

patrimonio, ingresos, costos, gastos, corrección monetaria y cuentas de orden. De otra parte, el artículo 53 ibídem, señala que los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Con base en lo expuesto, cuando el legislador expresó que quien sea designado para administrar y ejecutar los recursos producto u objeto de las donaciones, debe llevar contabilidad separada de tales recursos, lo señaló con el firme propósito de que sobre los mismos se pueda ejercer cualquier tipo de control que le permita verificar, confirmar y concluir que tales recursos han sido destinados para los fines previstos y por ende puede gozar de los beneficios señalados en la ley. En conclusión, es obligación del ente económico incluir en su contabilidad todas y cada una de las operaciones que se generen en desarrollo del proyecto, ya sea por centro de costos o por otro medio que al registrarlas, permita su identificación clara y precisa por cada proyecto." En los anteriores términos considero haber atendido su inquietud, no sin antes advertirle que el presente oficio tiene los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.