CGR - Concepto 086 de 2025

i) CONTRALORÍA Genera! de ia Repúbiica

OJ-CGR- -2025

80112 Contraloria-General de la República :: SGD 09-07-2025 09:18

Al Contestar Cite Este No.: 2025IE0077428 Fol:4 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112 OFICINA JURÍDICA/CARLOS OSCAR VERGARA RODRIGUEZ

DESTINO80171 DESPACHO GERENTE DEPARTAMENTAL DE CALDAS/CARLOS ALBERTO RAMIREZ

GRAJALES

ASUNTO CONCEPTO

Bogotá D.C. OBS 2025IE0077428 Doctor

CARLOS ALBERTO RAMIREZ GRAJALES

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada Caldas Contraloría General de la República carlos.ramirezq@amail.com Asunto: SIGEDOC 2025IE0063212 del 5 de junio de 2025

MANUAL DE FUNCIONES - MANUAL SECRETARIA COMÚN

CUSTODIA EXPEDIENTES.

Tema: Cordial Saludo, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, atiende su solicitud donde eleva preguntas sobre las funciones propias de quienes se desempeñan como abogados sustanciadores en procesos y quienes se desempeñan secretarios en las Gerencias Departamentales Colegiadas de la CGR.

1. Antecedentes como Luego de citar de forma textual apartes del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales en su versión 6.0 publicado en el aplicativo SIGECI el 3 de febrero de 2025, en lo que concierne a las funciones del Gerente Departamental, el perfil de Profesional Universitario Grado 02 y las funciones de Secretaría Común conforme a la Resolución Organizacional REG - OGZ -0748SIGECI el 3 de febrero de 2025, en lo que concierne a las funciones del Gerente Departamental, el perfil de Profesional Universitario Grado 02 y las funciones de Secretaría Común conforme a la Resolución Organizacional REG - OGZ -0748- '2020 del 26 de febrero de 2020, plantea lo siguiente: (...) De la reglamentación traída a colación anteriormente, se colige claramente la competencia funcional del Gerente Departamental para definir lineamientos para el conocimiento, trámite y decisiones de indagaciones preliminares, antecedentes fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo en consonancia con la función de diseñar estrategias para la administración del talento Humano de la Gerencia Departamental; y es en virtud de dichos lineamientos que por parte de esta Gerencia se han impartido

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.QOV.co • www.contraloria.qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 8 086CONTRALORÍA General de la República por diversos medios instrucciones a los sustanciadore (sic) de los diferentes procesos, en lo que atañe a la responsabilidad no solo de la proyección y trámite de los documentos que se generen, sino también sobre su disposición y custodia, ajustándonos siempre a los parámetros funcionales de nuestros colaboradores; sin embargo, en aras de tener mayor claridad sobre los trámites adelantados y las competencias derivadas del cumplimiento de los mismos, se solicita a su despacho, nos sean absueltos interrogantes que a continuación se relacionan, cuyas respuestas nos servirán de criterio orientador para la toma de decisiones:

trámites adelantados y las competencias derivadas del cumplimiento de los mismos, se solicita a su despacho, nos sean absueltos interrogantes que a continuación se relacionan, cuyas respuestas nos servirán de criterio orientador para la toma de decisiones: ¿La función de proyección de los oficios, citaciones y comunicaciones que se requieran como consecuencia de las actuaciones preprocesales y procesales expresadas en los respectivos Autos sustanciados por los abogados asignados a los procesos, corresponde realizarlas a los funcionarios de la Secretaría común, o dicha proyección es de responsabilidad de los respectivos sustanciadores de los procesos? ¿Puede el Gerente asignarla función de proyección de los oficios, citaciones y comunicaciones que se requieran como consecuencia de las actuaciones preprocesales y procesaíes a cada Sustanciador dueño del proceso? ¿Los expedientes físicos y digitales deben estar bajo la custodia de los Sustanciadores asignados para el desarrollo de estos mediante el sistema de reparto, o deben estar bajo custodia de los funcionarios asignados a Secretaría común? Absueitas por su despacho los cuestionamientos anteriores, en el evento en que se determine que la custodia de los expedientes de los diferentes procesos corresponda a Secretaría Común, se solicita nos indiquen cuál sería el procedimiento por adoptar que nos permita a esta Gerencia garantizar la óptima comunicación entre el sustanciador del proceso y ¡os funcionarios de Secretará Común para lograr la efectividad y eficacia en lo que a este procedimiento corresponde. ”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos,

procedimiento corresponde. ”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. 1 Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.qov.co • www.contraloria.oov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 80 CONTRALORÍA General de ia República Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contralona Generar2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de

respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para ia vigilancia de la gestión fiscaf'5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

En concepto'CGR OJ -0084-2019, se abordó por esta oficina, las facultades de los Gerentes Departamentales para la gestión del talento humano. En concepto CGR - OJ - 0021 -2022, se absolvió consulta respecto de los funcionarios de la Secretaría Común que no tuvieran el perfil de abogados y adicionalmente, trató sobre los términos para actuaciones por medios electrónicos. Es pertinente, para este Despacho que se tenga también en cuenta el concepto CGR - OJ - 019 de 2023 sobre notificaciones electrónicas, dentro del procesos

de responsabilidad fiscal. 2 Art. 43, numeral 4o del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5o del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 » CQr@contraloria.aov.co • www.contraloria.aov.co • Bogotá, D. C., Colombia^ Página 3 de 8i) CONTRALORÍA General de la República En concepto CGROJ - 0157 de 2021, se habla de las notificaciones electrónicas para los procesos administrativos sancionatorios. Los conceptos de la CGR pueden ser consultados en el hipervínculo sobre el titulo (control + clic), así como entre otros temas, que se pueden consultar en el micrositio de normatividad de la Contraloría General de la República.8 4.Consideraciones Jurídicas. 4.1. Problema jurídico. De la petición se develan dos problemas jurídicos: ¿Pueden los Gerentes Departamentales asignar a los sustanciadores de los procesos la proyección de los oficios citaciones y comunicaciones que se origen dentro de dichos trámites?

De la petición se develan dos problemas jurídicos: ¿Pueden los Gerentes Departamentales asignar a los sustanciadores de los procesos la proyección de los oficios citaciones y comunicaciones que se origen dentro de dichos trámites? ¿A cuál funcionario le corresponde la custodia de los expedientes contentivos de los procesos que se adelantan en la CGR? 4.2. Funciones Gerente Departamental Conforme al Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, versión 6.0. publicado en el Sistema de Gestión y Control Interno - SIGECI el 3 de febrero de 2025, corresponde al cargo de Gerente Departamental Colegiado: “(...)3. Definir lineamientos para el conocimiento, trámite y decisiones de indagaciones preliminares, antecedentes fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, en coordinación con los directivos colegiados, supervisando la calidad de los informes generados. (...)

5. Diseñar estrategias para la administración del talento humano de la Gerencia Departamental, garantizando el desarrollo de políticas de personal, el cumplimiento de los derechos y deberes de los servidores públicos y un adecuado clima laboral.

6. Dirigir la gestión administrativa, financiera y documental de la organización desconcentrada, según las delegaciones otorgadas por el Contralor General. ” En concepto CGR -OJ -0084-2019, en su momento esta oficina, citando el ■ concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública9 señaló:

8 Normatividad v Relatoría - Relatoría - Contraloria 9 Concepto 96691 de 2016. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 CQr@contraloria.QQv.co • www.contraloria.QOv.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 8CONTRALORÍA General de la República "De acuerdo con lo expuesto, es viable concluir que el empleo público es el núcleo básico de la función pública, e implica un conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a su titular con las competencias requeridas para llevarlas á cabo, a efectos de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado; para lo cual los empleos se agrupan por niveles, correspondiendo igualmente una serie de responsabilidades y obligaciones de acuerdo a su nivel jerárquico, que como contraprestación el empleado recibirá una asignación básica mensual fijada previamente de acuerdo con las escalas de remuneración establecidas por el Gobierno Nacional. Por lo tanto, todos los empleos de la entidad deben tener funciones, tareas y responsabilidades y las mismas deben corresponder al respectivo nivel jerárquico. De conformidad con lo expuesto, en criterio de esta Dirección Jurídica es viable ¡a asignación de otras funciones, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a las fijadas para ios respectivos cargos, sin que se desnaturalice la finalidad para la cual éstos fueron creados." sus Por lo tanto, administrar el talento humano, implica que puede coordinar y organizar la planta de personal a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales, ello implica que pueden asignarse funciones asociadas

cual éstos fueron creados." sus Por lo tanto, administrar el talento humano, implica que puede coordinar y organizar la planta de personal a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales, ello implica que pueden asignarse funciones asociadas funciones, siempre y cuando no se desnaturalicen las funciones propias del cargo. a sus 4.3. Manual de Secretaria Común. Como bien lo anticipa el Gerente Departamental de Caldas, si bien en el Sistema de Gestión y Control Interno SIGECI, el Manual de Secretaria Común en su versión 1.0 del 22 de diciembre de 2017, se encuentra como documento vigente, la Resolución Organizacional - 0748-2020, en el título VI, regula la organización de las Secretarias Comunes, establecido entre otras disposiciones, que, en el nivel desconcentrado, funciona una por cada Gerencia Departamental Colegiada y cumplirá las siguientes funciones:

1. Elaborar, revisary enviar los oficios, despachos comisorios, citaciones, estados, traslados, avisos, notificaciones en medios físicos y eiectrónicos y demás comunicaciones relacionadas con las indagaciones preiiminares fiscales, procesos de responsabilidad fiscal y procesos de cobro coactivo, y atender ai público cordial, diligente y oportunamente.

2. Velar para que la información consignada y reportada en los sistemas de información de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo y en los registros internos de la Secretaría Común, se lleven de acuerdo a los parámetros establecidos, con esmero, exactitud y que se mantenga actualizada.

3. Guardar absoluta reserva sobre hechos y situaciones que hagan parte de las actuaciones y de los diferentes procesos que se adelanten.

4. Suministrar oportunamente los informes que le sean solicitados.

establecidos, con esmero, exactitud y que se mantenga actualizada.

3. Guardar absoluta reserva sobre hechos y situaciones que hagan parte de las actuaciones y de los diferentes procesos que se adelanten.

4. Suministrar oportunamente los informes que le sean solicitados.

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 » cgr@contraloha.Qov.co • www.contraiona.aov.co • Bogotá, D. C., Colombia H Página 5 de 8CONTRALORÍA General de la República

5. Permitir ei examen de los expedientes a quienes estén legalmente autorizados para ello.

6. Expedir las fotocopias que sean debidamente autorizadas y garantizar y certificar su autenticidad cuando ello se requiera.

7. Custodiar y mantener en orden el archivo de la secretaría.

7. Cumplir y respetar los términos establecidos para las notificaciones y demás diligencias a su cargo.

8. Recibir y dar el trámite respectivo a los escritos, recursos y demás documentos.

9. Realizar las notificaciones que sean necesarias dentro de los términos de ley, originadas en ios distintos trámites y procesos.

11. Hacer seguimiento a las notificaciones por comisión o por solicitud de apoyo, para que estas se realicen en oportunidad y con las formalidades legales.

12. Implementar los procesos y procedimientos necesarios para integrar el desarrollo de sus funciones a los sistemas de información y aplicativos institucionales de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo.

13. Mantener actualizados los sistemas de información institucionales en lo relacionado con el ejercicio de sus funciones.

14. Expedirlas certificaciones de ejecutoria de las decisiones que se requieran.

15. Custodiar los expedientes en tanto se encuentren a cargo de la Secretaría y entregarlos al servidor público competente.

relacionado con el ejercicio de sus funciones.

14. Expedirlas certificaciones de ejecutoria de las decisiones que se requieran.

15. Custodiar los expedientes en tanto se encuentren a cargo de la Secretaría y entregarlos al servidor público competente.

16. Las demás que tengan relación directa con la función y que le sean asignadas por su superior y que estén establecidas en el manual de secretaría común.11

Como se extracta, la Secretaria Común, debe elaborar, revisar y enviar los oficios, lo que no impide que por organización del trabajo y siempre en procura de lograr los cometidos institucionales, se haga una distribución del trabajo y de funciones a cargo de quien funge como sustanciador en los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios, disciplinarios y de cobro coactivo, ya que son compatibles como el normal desarrollo de sus funciones. Como también lo anticipó el solicitante, los profesionales que adelanten las actuaciones, deben garantizar la efectividad de la comunicación y publicidad de los actos y providencias que se emitan en la respectiva dependencia, para lo cual deben participar en las funciones de la secretaria común de la Gerencia Departamental, conforme las directrices de administración de personal que adopte Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 CQr@contraloria,qov.co • www.contraloria.qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 8CONTRALORÍA Genera! de ia República el funcionario competente, y sean compatibles con las funciones del (Funciones Profesional Universitario Grado 02)10 cargo

5. Conclusiones Expuesto lo anterior, se da respuesta a los interrogantes del peticionario en los siguientes términos: ¿La función de proyección de ios oficios, citaciones y comunicaciones que se

(Funciones Profesional Universitario Grado 02)10 cargo

5. Conclusiones Expuesto lo anterior, se da respuesta a los interrogantes del peticionario en los siguientes términos: ¿La función de proyección de ios oficios, citaciones y comunicaciones que se requieran como consecuencia de las actuaciones preprocesaies y procesales expresadas en los respectivos Autos sustanciados por los abogados asignados a los procesos, corresponde realizarlas a los funcionarios de la Secretaría común, o dicha proyección es de responsabilidad de los respectivos sustanciadores de ios procesos? ¿Puede el Gerente asignar la función de proyección de los oficios, citaciones y comunicaciones que se requieran como consecuencia de las actuaciones preprocesales y procesales a cada Sustanciador dueño del proceso?

Como lo advertimos, el Gerente Departamental, en el ejercicio de sus funciones puede establecer estrategias para el manejo del talento humano, ello incluye, el manejo y distribución de tareas en quienes adelantan procesos, bien sancionatorios, de responsabilidad fiscal o cobro coactivo y de quienes tiene a su cargo la secretaria común de la gerencia, siempre y cuando no se desnaturalicen las funciones propias del cargo, conforme al Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, hoy vigente en su versión 6.0. y esté acorde con la distribución de funciones conforme a la Resolución Organizacional 0478 de 2020. Puede entonces, asignar la proyección de los oficios y citaciones, si con ello se logra de manera efectiva y eficiente las notificaciones de los actos procesales. Sobre este punto, es importante tener presente que el canal oficial de comunicación con los interesados, debe ser manejado por la Secretaría Común,

logra de manera efectiva y eficiente las notificaciones de los actos procesales. Sobre este punto, es importante tener presente que el canal oficial de comunicación con los interesados, debe ser manejado por la Secretaría Común, por lo que la estrategia que se diseñe, debe guardar coherencia y respetar el principio del debido proceso y publicidad, garantizando de manera efectiva las comunicaciones y notificaciones. ¿Los expedientes físicos y digitales deben estar bajo la custodia de los Sustanciadores asignados para el desarrollo de estos mediante el sistema de reparto, o deben estar bajo custodia de los funcionarios asignados a Secretaría común? sean 10 Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal de la CGR, versión 6.0. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.Qov.co • www.contraloria.aov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 8i) CONTRALORÍA General de la República Sobre el punto, la custodia de los expedientes corresponde a quien lo tenga bajo su responsabilidad, conforme al momento procesal que se esté surtiendo en la actuación, de manera tal que, si se éncúentra en manos del sustanciador, es a éste a quien le corresponde velar por la preservación e integridad del mismo. Si, por el contrario, se está adelantado un trámite de notificación o traslado, la custodia esté en manos de la Secretaría Común de la Gerencia Departamental, en concordancia con lo dispuesto en la Resolución Organizacional, 478 de 2020, le impone la custodia de los expedientes a la Secretaria común hasta la entrega al servidor público competente (artículo 35 numeral 15).

concordancia con lo dispuesto en la Resolución Organizacional, 478 de 2020, le impone la custodia de los expedientes a la Secretaria común hasta la entrega al servidor público competente (artículo 35 numeral 15). Con esto, esperamos haber dado res| esta a sus interrogantes; Cordialmente,y \

CARLOS OSCARWERGARA RODRIGUEZ

Director Oficina Jurídica \

Proyectó: Rosa Ángela Calderón García •

Revisó: N.R.

TDR - CONCEPTOS 2025.

Gabriel Andrés Hilarión Amaya - Asesor de Gestión 01 \ SIGEDOC 2025IE006312 ^ Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.gov.co • www.contraloria.qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 8