CGR - Concepto EE0057126 de 2015

CONTRALORÍA ofícína

GENERAL DE LA REPÚBLICA ' JURÍDICA

80112 Bogotá, D.C. C©p\trjlor¡.TCicncrnldel.-iR~pulixcn::SOO11-OS-201607:30

AlCeniesl.trCiU-EaiffNg.: 2016GG0067126Fol;2Anc:1FA:4

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ASUNTO ACTOSADMiMSTRATI1/OSELECTRONICOS

2015EE0057126 l!lliliIlilililiI!IIIIIIIIIIII[IIlilillllilIII Doctor

ALEJANDRO RUIZ 0R0ZC0

Carrera 60 No. 79 B-46 Interior5, Apto. 318 Bogotá.

ASUNTO: ACTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRONICOS.

Respetado doctor Ruíz Orozco: Esta Oficina recibió su comunicación, mediante la cual solicita concepto sobre el procedimiento para proferir los actos administrativos electrónicos, señalando quien certifica lafirma digital.

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, niel análisis de actuaciones particulares. Encuanto a su alcance, noson de obligatorio cumplimiento o ejecución, nitienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la

interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limitaaaquellas queformulen lasdependencias internasde laCGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraioría General"1, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por laciudadanía respecto de "la consultas de ordenjurídico que leseanformuladas a la Contraloría Generalde la República"3. En este orden, mediantesu expedición se busca "orientara lasdependenciasde la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que 'Art.-13,numeral4delDecretoLey267de2000. Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. ÿ'Al-i.40,immoral12clclDecretol.cu267de2000. Carrera9 No. 12C10piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co CONTRALOR!A ! o™ GENERAL DE LA REPÚBLICA í JURÍDICA DoctorAlejandroRuizOrozco Página2de4 rigenparalavigilancia de lagestiónfiscally"asesorarjurídicamente a lasentidades que ejercen elcontrolfiscal en el nivelterritorial y alossujetos pasivosde vigilancia cuando éstos losoliciten"5.

Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la ContraloríaGeneral de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo43, numeral 166del DecretoLey267 de 2000, estacalidad solo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

CONSIDERACIONES JURIDICAS.

Teniendo encuentaque laconsultaes realizadaparaobtener información parauna investigación que está adelantando para lograr el título de Magister en Derecho Administrativo en la UniversidadMilitar NuevaGranada, esimportante precisar que éstaOficina orienta sobre lainterpretacióny aplicación de las disposiciones legales relativasal campo de su actuación; su asesoría no es académica ni de apoyo para la cabal compresión de diferentes temas de estudio, dirigidos fundamentalmente al área del conocimiento. Las consultas académicas responden al área de la docencia sobre temas específicos de dominio de un profesor experto en la materia, razón por la cual se darán los siguientes lineamientos generales: LaLey 1437 de 2011,Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo, con el ánimo de fortalecer el uso de los medios tecnológicos en la gestiónadministrativaycumplir con losprincipiosde Eficacia,Economíay celeridad en sus funciones introdujo disposiciones como lade la posibilidad de expedir actos administrativos por medios electrónicos.7 Es así como las tecnologías han venido modernizando y racionalizando el funcionamiento interno de la administración, pero también pueden prestarse para actividades fraudulentas e ilegales, razón por la cual las actuaciones realizadas a

través de dichos medios deben contar con las garantías de seguridad necesarias 4Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000. Arl,43,numeral14delDecretoLey267de2000. 6 Art.43.OFICINAJURIDICA.SonfuncionesdelaOficinaJurídica:(...)16.Coordinarconlasdependenciaslaadopcióndeunadoctrinae interpretaciónjurídicaquecomprometalaposicióninstitucionaldelaContraloríaGeneraldelaRepúblicaentodasaquellasmateriasquepor suimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajurídicadecualquierorden. 7CPACA:Artículo60.Sedeelectrónica.Todaautoridaddeberáteneralmenosunadirecciónelectrónica. Laautoridad respectiva garantizarácondiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la informacióndeacuerdoconlosestándaresquedefinaelGobiernoNacional. Podráestablecerseunasedeelectrónicacomúnocompartidaporvariasautoridades,siempreycuandoseidentifiqueclaramentequiéneseí responsabledegarantizarlascondicionesdecalidad,seguridad,disponibilidad,accesibilidad,neutralidadeinteroperabilidad.Asímismo,cada autoridadusuariadelasedecompartidaseráresponsabledelaintegridad,autenticidadyactualizacióndelainformaciónydelosservicios ofrecidosporestemedio. Carrera9aNo.12C-10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co

CONTRALOR!A Uc,NA

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA

DoctorAlejandroRuizOrozco Página3de4 sobre su autoría, integridad, conservación de conformidad con laLey527 de 19998 sobre comercio electrónico. Por los medios electrónicos las personas pueden interactuar con laadministración, lo que implica que las entidades deben habilitar las herramientas electrónicaspara que los ciudadanos ejerzan sus derechos, tales como el derecho de petición, notificacióndelacto administrativo quedecide el caso, laordenacióndel expediente electrónicoy su archivo9. Ahora bien, los actos administrativos pueden ser expedidos y notificados electrónicamente10 El Artículo 57 del CPACA, establece: "Acto administrativo electrónico. Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrán emitir válidamente actos administrativos por medios electrónicos siempre y cuando se aseguresuautoría, integridady conservación de acuerdo conlaley." Al respecto, y de conformidad con la Estrategia de Gobierno en Línea GEL, implementada a partir del año 2000 esta Oficina expidió el concepto 2014IE0146783, el cual se adjunta parasu conocimiento, en 5folios. En él se especifica lavalidez de un documento electrónico, autenticidad, su fuerza probatoria, conservación, integridad, lafirma electrónica y lafirma digital, motivos de su consulta. °Ley527de1999,"Pormediodelacualsedefineyreglamentaelaccesoyusodelosmensajesdedatos,delcomercioelectrónicoydelas firmasdigitales,yseestablecenlasentidadesdecertificaciónysedictanotrasdisposiciones." 9

CPACA: Articulo 58. Archivo electrónico de documentos. Cuando et procedimiento administrativo se adelante utilizando medios

electrónicos,losdocumentosdeberánserarchivadosonestemismomedio.Podránalmacenarsepormedioselectrónicostodoslosdocumentos utilizadosenlasactuacionesadministrativas. Laconservacióndelosdocumentoselectrónicosquecontenganactosadministrativosdecarácterindividual,deberáasegurarlaautenticidade integridaddelainformaciónnecesariaparareproducirlos,yregistrarlasfechasdeexpedición,notificaciónyarchivo. 10 Artículo66.Deberdenotificacióndelosactosadministrativosdecarácterparticularyconcreto.Losactosadministrativosdecarácter particular únicamente surtirán efecto a partir desu notificaciónpersonalo, ensudefecto,a partirde lafecha en que quede realizadala notificaciónporaviso. Articulo 67, Notificaciónpersonal. Las decisiones que pongantérmino a unaactuación administrativa se notificarán personalmenteal interesado,asurepresentanteoapoderado,oalapersonadebidamenteautorizadaporelinteresadoparanotificarse. Enladiligenciadenotificaciónseentregaráalinteresadocopiaíntegra,auténticaygratuitadelactoadministrativo,conanotacióndelafechay lahora,losrecursosquelegalmenteproceden,lasautoridadesantequienesdebeninterponerseylosplazosparahacerlo. Elincumplimientocecualquieradeestosrequisitosinvalidarálanotificación. Lanotificaciónpersonalparadarcumplimientoatodaslasdiligenciasprevistasenelincisoanteriortambiénpodráefectuarsemedianteuna cualquieradelassiguientesmodalidades: Pormedioelectrónico.Procederásiempreycuandoelinteresadoaceptesernotificadodeestamanera

Laadministraciónpodráestablecerestetipodenotificaciónparadeterminadosactosadministrativosdecaráctermasivoquetenganorigenen convocatorias públicas. Enla reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidadesalternativasdenotificaciónpersonalparaquienesnocuentenconaccesoalmedioelectrónico.(Negrillafueradetexto) Artículo73.Publicidadonotificaciónatercerosdequienessedesconozcasudomicilio.Cuando,ajuicio delasautoridades,losactos administrativos decarácter particularafecten enforma directaeinmediataatercerosquenointervinieronenlaactuación ydequienesse desconozcasudomicilio,ordenaránpublicarlaparteresolutivaenlapáginaelectrónicadelaentidadyenunmediomasivodecomunicación enelterritoriodondeseacompetentequienexpidiólasdecisiones.Encasodeserconocidosudomicilioseprocederáalanotificaciónpersonal. Carrera9aNo. 12C-10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co /

CONTRALOR1A

OFICINA

GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIDICA

DoctorAlejandroRuizOrozco Página4de4 Por último, le informamos que puede conocer y consultar los conceptos que, con relación a éste y otros temas, ha proferido la Oficina Jurídica, visitando el enlace Sinor-normatividad-conceptos de nuestro portal institucional: http://www.contraloriagen.gov.co Cordialmente, JLJCUitcCÿ'l

JULIANA MARTINEZ BERRIO

DirectoraOficinaJurídica Proyectó:CieloEslavaBoowde

Revisó: LucenithMuñozArenas

N{.R. 2015ER0020763

Anexo: Loanunciadoen5folios.

Carrera9aNo.12C— 10Piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co