CGR - Concepto IE0024835 de 2015

CONTRALORIA .

XL. DEEAREPÚBLICA

!;O JUF RIC IDI IN CA

A ContraloriaGeneralde!aRepública::SGD17-03-201508:58

AlContestarCiteEsteNo.: 2015IE0024835Fo!:4Ariex:0FA:0

80112ORIGEN 80112-OFICINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO DESTINO80731-DESPACHOGERENTEDEPARTAMENTALCOLEGIADADETOLIMA/EDGAR

RICARDOLADINO

ASUNTO ROLRESPONSABLEYLIDERDEAUDITORIA-FUNCIONARIOCOMPETENTE

OBS 2015IE0024835 Bogotá, D.C., ContraloriaGeneraldelaRepública::SGD17-03-201508:58

AlContestarCiteEsteNo.: 2015IE0024835C1Fol:4Anex:0FA:0

ORIGEN 80112-OFICINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO DESTINO81117-GERENCIADELTALENTOHUMANO!SARAMORENONOVA

ASUNTO ROLRESPONSABLEYLIDERDEAUDITORIA-FUNCIONARIOCOMPETENTE

OBS Doctor

2015IE0024835C1 III

EDGAR RICARDO LADINO

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiadadel Tollma Calle 14No. 3A -34 Ibagué - Tolima

Asunto: Rol Responsabley Líder deAuditoríaFuncionario Competente

1.Antecedentes. EstaOficina, ha recibido su comunicación radicadabajo el número 2015IE0004045 en la que solicita se emita concepto jurídico, relacionado con el rol de Líder de Auditoría y el niveljerárquico dentro de la planta de personal de laentidad llamado

a ejercer dichafunción dentro de un equipo de auditoría.

2. Alcance del conceptp y competencia de la Oficina Jurídica.

Losconceptos emitidos por laOficinaAsesora Jurídicade laContraloriaGeneralde la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden lasolución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. Encuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, nitienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limitaa aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloria General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacióny aplicaciónde las disposicioneslegalesrelativasalcampo de actuación de la Contraloria Generaf'\ así como lasformuladas por lascontraloríasterritoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscalylas demás materiasen que deban actuaren armonía 1RepúblicadeColombia,Art.43,numeral4delDecretoLey267de2000. Carrera9 No. 12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co CONTRALORIA u™ GENERALDELAREPÚBLICA 5 JURÍDICA conla Contraloría Genera!"2y las presentadas por laciudadanía respectode "lasconsultas de ordenjurídico que leseanformuladas a la Contraloría GeneraldelaRepública"3.

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría GeneraldelaRepúblicaenlacorrecta aplicaciónde lasnormasque rigenpara la vigilancia de la gestión fiscal'4 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten'5. Finalmentese aclaraque notodos nuestros conceptos implican laadopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 166del Decreto Ley267 de2000, éstacalidad solo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). No obstante lo anterior, y con el propósito de brindar elementos de juicio que contribuyan a ilustrar el tema puesto a consideración, pasa este Despacho a formular algunas consideraciones jurídicas de manerageneral y abstracta sobre el particular. 3.ConsideracionesJurídicas. En primer término es preciso señalar que de acuerdo con lo dispuesto en la Guía deauditoriadelaContraloríaGeneralde laRepúblicaensuversión 2015 disponible en la página web de la entidad, se establece que la auditoria es "un proceso sistemático que evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, la política pública y/o la gestióny los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la aplicacióndelossistemasde controlfiscalo actuacionesespecialesde vigilancia ycontrol,

para determinar elcumplimiento de losprincipios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos, y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República fundamentarsusopinionesyconceptos". De igualmanera, establece laGuíade Auditoría en mención que parallevar a cabo el proceso de auditoría es imprescindible adelantar la tarea de asignación de actividades de auditoría cuyos objetivos son: 2RepúblicadeColombia,Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. 3RepúblicadeColombia,Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000. 4RepúblicadeColombia,Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000. 5RepúblicadeColombia,Art.43,numeral14delDecretoLey267de2000. 6RepúblicadeColombia,DecretoLey267de2000,artículo43.OficinaJurídica.SonfuncionesdelaOficinaJurídica:(...)16.Coordinar conlasdependenciaslaadopcióndeunadoctrinaeinterpretaciónjurídica quecomprometalaposicióninstitucionaldelaContraloría GeneraldelaRepúblicaentodasaquellasmateriasqueporsuimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanueva posturadenaturalezajurídicadecualquierorden. Carrera9No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co

((Si CONTRALORÍAí oP,c,NA °ENERALD£ UAREPÿBLU--A :JURIDICA

(cid:127) "Designarelsupervisorencargado ylosauditoresydefinirquiéndeellosasumeelrolde responsable olíderde auditoría. (cid:127) Aprobar la asignaciónde actividadesde auditoría. (cid:127) Comunicaroportunamenteeliniciodelprocesoauditoralequipoauditormediantecorreo electrónico o a través delmódulodelSICA identificado como "Asignaciónde Trabajo"y alosauditadosmediante oficio. (cid:127) Administrar y registrar en el SICA, no solamente la información con respecto a las auditorías, sino altrabajoy desempeño delosauditores. (cid:127) Asignary realizarseguimiento deltrabajoporpartedelequipo auditor"7, (se subraya) En tal sentido, la asignación de actividades de auditoría, está conformada por la asignación de trabajo y por el establecimiento de objetivos específicos, la designación del equipo auditor; la determinación de las actividades que estarán a cargo del servidor público que tenga el rol de supervisor encargado de la auditoría, y la correspondiente revisión y aprobación en los comités técnicos respectivos y registrados en el SICA. Ahora bien, teniendo en cuenta que el asunto de consulta versa sobre el rol que desempeña el responsable de auditoria y el líder de auditoria y el servidor público que puede adelantar dicha función, se observa que la Guía de Auditoría de la ContraloríaGeneralde la Repúblicaestablece en relacióncon losrolesdeauditoria, lo siguiente: "Elroleselpapelquedesempeñanlosservidorespúblicosde la Contraloría Generalde la Repúblicaenelprocesoauditor, dondeelnivelderesponsabilidadestádefinidoporelgrado

departicipaciónenelmismo. Losrolesidentificadosson: (cid:127) Comité Directivo (cid:127) Comité Intersectorial (cid:127) Comités Técnicos (cid:127) Directivo Superior de las Unidades Ejecutores UES (Contralor Delegado Sectorial; Presidentede la Colegiatura Departamental) (cid:127) EjecutivodeAuditoría (Directoresde Vigilancia Fiscalo unDirectivodelaColegiadaque nosea elpresidentede la Colegiatura) (cid:127) Directorde EstudiosSectoriales. (cid:127) SupervisorEncargado (cid:127) Supervisor (cid:127) Responsablede laAuditoría (cid:127) LíderdeAuditoría (puntosde controldelniveldesconcentradoynivelcentral) y (cid:127) EquipoAuditor"8 (sesubraya) Descendiendo específicamente a lafunción de los roles denominados "responsable de auditoria"y "líderde auditoría"se observaque la Guía deAuditoría puntualizó en 7ContraloríaGeneraldelaRepública,GuíadeAuditoria,versiónfebrerode2015,página25,disponibleenwww.contraloria.gov.co 8Ibidem.,página90-91 Carrera9 No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co CONTRALORIAU™ GENERALD£LAREPÚBLICA iJURÍDICA elnumeral5.2.13 que"elresponsabledeauditoríaesunexpertotécnico queorienta laauditoría, interactúacon elauditado y con elSupervisorEncargadoy coordina el procesoinclusoconelniveldesconcentradoparalospuntos de controlo asuntos a auditar9". A suturno, señaló en el numeral5.2.14que el líder deauditoría"esquien

interactúa con el auditado, con el responsable de auditoría y con el supervisor encargado"10. Por otro lado, para determinar el servidor público llamado a ejercer los roles de responsable de auditoria o líder de la misma al interior de este órgano de control, esprecisotraer acolación loprevistoen lasnormasquesobretalento humano rigen actualmente a la Contraloría General de la República. Para tal fin, es preciso señalar, en primer lugar, que el Decreto Ley269 de 2000, "Porelcualse establece la nomenclatura y clasificación de los empleos de la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", consagra en su artículo 4o Naturaleza General de las Funciones, que éstas se definen de acuerdo a los niveles administrativos y en consecuencia, para el nivel profesional, señala que este nivel "Agrupa aquellos empleos a los cuales corresponde el desempeño de funciones cuya naturaleza demanda la aplicación de los conocimientos propios de cualquier carreraprofesionalreconocidaporlaley". Posteriormente, la Ley 1474 de 2011 en su artículo 128, parágrafo 1o, prefijó que "los sen/idores públicos de la Contraloría General de la República que tengan la calidad o ejerzan la función de contralores delegados, contralores provinciales, directores, supervisores, coordinadores, asesores, profesionales o tecnólogos podránhacerpartedelosgrupos o equipos de auditoría", (se subraya) Concordante con las normas anteriores, se dictó la Resolución Reglamentaria 216 de 2013, "Porla cualse establece elmanualespecífico de funciones, requisitosy

competencias laborales de los empleos de la planta de personalde la Contraloría General de la República" y para el caso específico de las Gerencias Departamentales Colegiadas, Gerencia Colegiada Distrito Capital, Grupo de Vigilancia Fiscal señaló para el nivel profesional en sus Grados 02 y 01, como propósito principal del empleo, el siguiente: Profesional Grado 02:"Adelantary consolidarlasauditorías a lossujetos de control del orden nacional y puntos de control a cargo de la Gerencia Departamental, conformealPlanGeneraldeAuditoría yalasnormasdeauditoría establecidaspara coadyuvaralcumplimientodelaMisiónInstitucionaf'. Y parael caso del profesional Grado 01,señaló como objetivo delempleo "Ejecutarlasauditoríasalossujetosde controldelordennacionalypuntosdecontrolacargodelaGerenciaDepartamental, conformealPlanGeneraldeAuditoria yalasnormasdeauditoría establecidaspara contribuiralcumplimiento de la Misión Institucionaf' 9Ibidem.,página98 10Ibidem.,página99 Carrera9 No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co (cid:127) CONTRALORÍA! j ofícina Jf GENERAL DÍZ l_AREPÚBLICA ?:JURÍDICA A su turno, se observa que frente al proceso auditor, el manual de funciones, requisitos y competencias laborales de los empleos de la plantade personal de la Contraloría General de la República determinó las siguientes funciones esenciales11: Profesional Universitario Grado02 Profesional Universitario Grado 01

1. Desarrollar las líneas de auditoría de las 1. Ejecutar las líneas de auditoría de las entidades asignadas para contribuir al entidades asignadas para contribuir al cumplimiento de la vigilancia fiscal de la cumplimiento de la vigilancia fiscal de la

Gerencia Departamental. Gerencia Departamental.

2. Consolidar y elaborar el informe final y/o 2. Elaborar el informe y/o reporte de reporte de resultados de la auditoria resultados correspondiente a la línea de asignada, para documentar la gestión del auditoría asignada, para fundamentar el control fiscal micro a cargo de la Gerencia informefinal del proceso auditor y contribuir Departamental. a documentar la gestión del control fiscal microacargo de laGerencia Departamental. 3.Servir de enlace de comunicación entre el equipo auditor y la entidad auditada para 3. Apoyar la realización de las indagaciones retroalimentar el procesoauditor. preliminares producto del proceso auditor para determinar si hay mérito para iniciar

4. Adelantar las indagaciones preliminares proceso responsabilidadfiscal. productodel procesoauditor paradeterminar los elementos necesarios en la constitución de hallazgos. 5.Consolidar los resultados de las diferentes líneasdeauditoríadesarrolladasenelequipo auditor para la elaboración del informe final y/o reporte de resultados.

Conforme con el gráfico y las normasfijadas en forma precedente, se observa con claridad que las actividades propias del proceso de auditoria pueden ser desempeñadas por los profesionales universitarios Grado 01 y Grado 02 de los Grupos de Vigilancia Fiscal en las Gerencias Departamentales Colegiadas así como laGerencia Colegiada Distrito Capital. I i El ejercicio anterior permite dilucidar a su vez, la forma en que se articulan las

funciones esenciales del empleo en el nivel profesional universitario, con las principales actividadesquedebedesarrollar el responsabledeauditoriao el líder de auditoria. Para tal fin, y a manera de ilustración, conviene en establecer esta Oficina, el siguiente cuadro comparativo, en el que se resaltandesde los rolesde responsable 11Cabeseñalarqueapartirdelnumeral4paraelprofesionaluniversitarioGrado01yapartirdelnumeral6paraelcasodelprofesional universitarioGrado02,el manualdefuncionesdeterminalasexactamente4lasmismasfuncionesparalasdosdenominacionesdelos empleos.ResoluciónReglamentaria216de2013,páginas385a387. Carrera9No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co CONTRALORÍAu™ GENERAL DELAREPÚBLICA iJURÍDICA de auditoria y líder de la misma, las tareas esenciales que tienen su reflejo en el correspondiente manualdefunciones tanto del nivel profesionalGrado 02 como 01 en el niveldesconcentrado, GrupodeVigilancia Fiscal: Responsable / Líderde auditoria Profesional Universitario02y 01 (cid:127) Ejecutar los procedimientos de 1.Desarrollar/ Ejecutar las líneas de auditoría de las auditoriaqueselehayanasignado. entidades asignadas para contribuir al cumplimiento delavigilanciafiscal de laGerencia Departamental. (cid:127) Estructurar conjuntamente con el

2. Adelantar / Apoyar las indagaciones preliminares equipo de auditoria: observaciones producto del proceso auditor para determinar los y hallazgos.

elementos necesarios en laconstituciónde hallazgos. (cid:127) Comunicaralenteobjeto decontrol 3. Consolidar y elaborar el Informefinal y/o reportede fiscal las observaciones de resultados de la auditoria asignada, paradocumentar auditoría. la gestión del control fiscal micro a cargo de la GerenciaDepartamental. (cid:127) Elaborar / Preparar con el equipo 4.Consolidarlosresultadosdelasdiferentes líneasde auditor el proyecto de reporte auditoría desarrolladas en el equipo auditor para la resultado del procesoejecutado en elaboracióndelinformefinaly/o reportede resultados. el punto de control.

5. Participar en el diseño y modificación de

(cid:127) Ser enlace con el enteauditado. metodologías relacionadas con la vigilancia fiscal, para contribuir al mejoramiento continuo de proceso (cid:127) Reportar beneficios de control y decontrolfiscal micro. vigilanciafiscal del procesoauditor.

6. Aportar técnicamente en la discusión y análisis de las observaciones, hallazgo e informe dentro del procesoauditor.

Fuente: CuadroelaboraciónpropiasustentadoenlaGuíadeAuditoría2015ylaResoluciónReglamentaria216de2013.

Con base en los ejemplos anteriores se observa que sí existe la posibilidad que tanto un profesional universitario Grado 01 como Grado 02 ejerzan las labores propiasdelrolderesponsableo líderdeauditoriaenlasGerenciasDepartamentales Colegiadas o Colegiada Distrito Capital. Sumado a lo anterior, es conveniente señalar que en los dos niveles profesionales analizados, se establece en el respectivo manual lasiguientefunción: "Realizarlasdemás funciones que lesean asignadasde acuerdo conlanaturaleza

delcargo y en especialaquellas conferidas según la Metodología adoptada porla CGR, contribuye aldesarrollo delProcesoAuditor, (sesubraya) En consecuencia, a la luz de lo dispuesto en el artículo 4o del Decreto Ley 269 de 2000, en el parágrafo 1 del artículo 128 de la Ley 1474de 2011 y conforme con lo dispuesto en el manual de funciones al nivel profesional, le corresponde "el desempeño de funciones cuya naturaleza demanda la aplicación de los Carrera9 No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraIoria.gov.co ®| CONTRALORÍA ML GG/ EEW NNEERRIN AALLi DDV CE\ LLt AA\L RREEX PPJ ÚÚBBY LL\ IICC\t AA\ ; ¡O JUF RIC ÍDIN ICA A conocimientospropiosde cualquiercarreraprofesionalreconocidaporlaley",de lo que se deduce que el nivel profesional tiene la misma naturaleza, por lo tanto, los profesionales Grado 02 o Grado 01 en lasGerencias DepartamentalesColegiadas, tienen funciones de naturaleza similar siempre que se encuentren en el mismo grupo detrabajo, parael presente caso, el Grupo deVigilancia Fiscal. Así las cosas, se observa que tanto los profesionales Grado 02 como los pertenecientes al Grado 01, en el Grupo de Vigilancia Fiscal en el nivel desconcentrado, pueden desarrollar los roles de responsable o líder de auditoría siempre que dichatarea sea asignada directamente de maneraexpresay clara en la respectiva asignación de tarea por el superior competente, como quiera que comportan actividadesy tareas de lamismanaturalezadel nivel profesional. En losanteriorestérminos, se absuelve su consulta.

J MEO . DirectoraOficinaJurídica

Copia: Dra.SaraMorenoNova-GerentedelTalentoHumano-CGR

I

Proyectó: JohanaAsslenArévali

Revisó: LucenithMuñozArenq

Radicado: 2015IE0004045

Carrera9No.12C-10(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co