PGN - INFORMACION RESERVADA - Deber de protección por parte de las autoridades

PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS INFORMACIÓN RESERVADA-Obligación de suministrarla por parte de particulares De conformidad con lo previsto en los artículos 2º y 95-7 de la Constitución Política los particulares están llamados a participar y contribuir en el cumplimiento de los fines del Estado y tienen entre otros deberes el de “colaborar para el funcionamiento de las administración de justicia”. Lo que significa que es indiscutible que al particular le asiste el deber de colaborar con las investigaciones y actuaciones que adelanten las autoridades. INFORMACIÓN RESERVADA-Deber de protección/INFORMACIÓN RESERVADA-No es oponible a las autoridades que la soliciten para sus funciones La ley protege el secreto industrial y profesional y que los documentos que tengan que ver con el estado civil de las personas, la historia clínica y los estados financieros tienen carácter reservado en garantía al derecho a la intimidad, sin embargo, tales circunstancias no son óbice para que no se permita el acceso a los documentos privados que puedan servir eventualmente de prueba en un proceso disciplinario, pues de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. Bogotá, D. C. Diciembre 7 de 2010 Oficio PDA No. C-160 Doctor

JAIME ALBERTO VELÁSQUEZ P.

Representante Legal para Asuntos Judiciales

COLTABACO

Carrera 52 No. 4-96

Fax 5743565056

Medellín - Colombia Referencia: Consulta sobre la obligación de los particulares de suministrar información reservada a las autoridades públicas.

Respetado Doctor. Cordial Saludo: Esta dependencia recibió la consulta de la referencia, en la que plantea lo siguiente: 1 PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS I.- Antecedentes. 1.- COLTABACO S.A. es una sociedad anónima de carácter privado, contribuyente del pago a los departamentos del impuesto al consumo de cigarrillos. 2.- La Procuraduría Regional del Chocó en desarrollo de labores preventivas solicita a COLTABACO que presente un “informe frente a la venta o maquila de licores (sic), despacha (sic) al departamento del Chocó durante las vigencias 2006 a 2009 y lo que va corrido del 2010, con sus respectivos soportes docuemntales. 3.- Aducen que la Regional fundamenta la petición en los artículos 277-1, 3, 6, 9 de la Constitución y el Decreto 262 de 2000.

II.- Pregunta: ¿Si es competente la Procuraduría Regional del Chocó para solicitar los documentos e información referida?

III.- Consideraciones de esta Oficina: Es de advertir que la función consultiva asignada a este Despacho, (artículo 9, numeral 3 del Decreto 262 de 2000), está dirigida a absolver las consultas que en materia disciplinaria formulen los funcionarios de la Procuraduría, los personeros y organismos de control interno disciplinario, dado que la presente consulta la

presenta un particular y en consecuencia no le corresponde contestar a esta oficina sino a la Oficina Jurídica (artículo 15-5 ibídem), no obstante en atención a que esta dependencia resolvió la consulta C-143 de 2010 en la que se precisó aspectos similares a los que son objeto de inquietud, se tomará ese pronunciamiento como referente y se le dará contestación, con la advertencia que la respuesta que se suministre no debe entenderse como resolución al caso particular. De la información suministrada se infiere que la Procuraduría Regional del Chocó en el marco del Plan Estratégico “Chocó Transparente” adelanta actuaciones preventivas en procura de vigilar y controlar los recursos públicos de ese departamento, en especial los provenientes del impuesto al consumo de cigarrillo. A la pregunta de si están facultadas las Procuradurías Regionales para solicitar dicha información, se precisa que si les asiste tal atribución, conforme a lo previsto en el artículo 277-9 de la Constitución Política, el Procurador General de la Nación por sí o por medio de sus delegados y agentes está facultado para “exigir a los funcionarios públicos y a los particulares la información que considere necesaria para el ejercicio de las funciones vigilancia y control de la gestión pública 2

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(preventivas), la disciplinaria y la de intervención señaladas en la misma disposición constitucional. Así también conforme al artículo 75-8 del Decreto 262 de 2002 a las Procuradurías Regionales les corresponde ejercer de manera selectiva control preventivo de la gestión administrativa y eventualmente como resultado de estas

labores pueden advertirse hechos que ameriten el ejercicio del poder disciplinario que les es propio. Como se puede observar a la Procuraduría le corresponde conforme a la Constitución y la ley, entre otras funciones, la de adelantar actuaciones preventivas y para el desarrollo de estas labores bien puede requerir información de los particulares, máxime cuando los particulares participan en el cumplimiento de los fines del Estado. De conformidad con lo previsto en los artículos 2º y 95-7 de la Constitución Política los particulares están llamados a participar y contribuir en el cumplimiento de los fines del Estado y tienen entre otros deberes y obligaciones el de “colaborar para el funcionamiento de las administración de justicia”. Lo que significa que es indiscutible que al particular le asiste el deber de colaborar con las investigaciones y actuaciones que adelanten las autoridades. Demostrado que la Procuraduría General de la Nación se encuentra facultada para solicitar la información necesaria para el desempeño de sus funciones, es oportuno precisar que el Código de Procedimiento Penal, establece en el artículo 260, sobre el tema en estudio que “salvo las excepciones legales, quien tenga en su poder documentos que puedan servir de prueba en un proceso penal tienen la obligación legal de entregarlos o permitir su conocimiento al funcionario que lo solicite. Cuando se trate de persona jurídica, la orden de solicitud de documentos se notificará al representante legal en quien recaerá la obligación de entregar aquellos que se encuentren en su poder y que conforme a la ley, esa entidad tenga la obligación de conservar. La información deberá entregarse en un término máximo de diez (10) días...” Aunque la norma tiene aplicación en primer término para el proceso penal, se

debe tener en cuenta la remisión que hace el artículo 130 al Código Único Disciplinario, para efectos del procedimiento a aplicar en la práctica de pruebas en el proceso disciplinario. Además la negación de información y/o acceso a documentos privados necesarios para el ejercicio de las funciones investigativas de las autoridades bien puede llegar a constituir un delito, si se tiene en cuenta que el artículo 454B del Código Penal establece como delito las siguientes conductas: “El que para evitar que se use como medio cognoscitivo durante la investigación o como medio de prueba en 3 PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS el juicio, oculte, altere o destruya elemento material probatorio de los mencionados en el Código de Procedimiento Penal..” De igual forma se debe tener en cuenta que la ley protege el secreto industrial y profesional y que los documentos que tengan que ver con el estado civil de las personas, la historia clínica y los estados financieros tienen carácter reservado en garantía al derecho a la intimidad, sin embargo, tales circunstancias no son óbice para que no se permita el acceso a los documentos privados que puedan servir eventualmente de prueba en un proceso disciplinario, pues de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. En conclusión, las procuradurías regionales están facultadas para solicitar la información necesaria para el ejercicio de sus funciones señaladas en la

Constitución y en la ley, por tanto exhortamos a esa entidad para que colabore con las autoridades para lograr así el cumplimiento de los fines del Estado. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984.

JUAN CARLOS NOVOA BUENDÍA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios JCNB/YRN C – 160 – 10

Anexo: 4 folios

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