PGN - INFORMES CONTABLES - Remisión oportuna de los estados financieros a la contaduría

Procuraduría Delegada para la Economía y la Hacienda Pública Radicación 088-08808-04

Implicados: Agustín Palacios Rodríguez

Cargo: Alcalde Municipal

Entidad: Municipio de Río Quito (Chocó) Quejoso: De Oficio Hechos: 15 de febrero de 2003

Asunto: Fallo de Segunda Instancia Bogotá, 22 de agosto de 2006

RESOLUCIÓN Por medio del cual se resuelve un recurso de apelación 1 ANTECEDENTES El 8 de julio de 2005, la Procuraduría Regional de Chocó formuló pliego de cargos al señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, en calidad de alcalde Municipal de Río Quito y mediante providencia del 6 de marzo de 2006, decidió sancionarlo con multa de treinta (30) días de sueldo, equivalente a la suma de UN MILLON OCHOCIENTOS OCHEBTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS M/CTE. ($1.888.649.00). (Folios 107 a 114 y 170 a 177) Contra lo decidido por la Procuraduría Regional, el implicado a través de apoderada, doctora JOSEFA CORDOBA PALACIOS, interpuso, dentro del término legal, recurso de apelación. (Folios 180 a 182) 2 CARGOS Mediante auto del 8 de julio de 2005, la Procuradora Regional del Chocó cuestionó al servidor público AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, en calidad de Alcalde Municipal de

Río Quito (Chocó), la siguiente conducta: (Folios 107 a 114). “(…) omitió dar cumplimiento en forma oportuna a la Resolución N° 373 del 20 de diciembre de 1999, que obliga a las entidades públicas el deber de remitir a la Contaduría General de la Nación, la información financiera, económica y social (…) con corte al 31 de diciembre de 2002, que tenía plazo para el envío de la (…) información hasta el 15 de febrero de 2003 y el mismo fue recibido en la Contaduría General de la Nación, el 5 de noviembre de 2003.”

3 NORMAS INFRINGIDAS.

Se le citaron como infringidas las siguientes normas Resolución N° 373 del 20 de diciembre de 1999, artículo 4 Constitución Política, artículo 6 Ley 139 de 1994, artículo 91, inciso primero 1 Ley 734 de 2002, artículo 34 numerales 1, 2, artículo 35 numeral 7 4 DESCARGOS El señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, fue notificado en legal forma y presentó dentro del término los descargos a través de apoderado, doctora JOSEFA CÓRDOBA PALACIOS, quién manifestó que: (Folios 116 a 123) Las normas que presuntamente se citan como violadas no lo fueron dolosamente, por las siguientes rezones: Señaló que estaba demostrado que en el acta de entrega, “no aparece ningún informe financiero, económico y social entregado por la administración saliente, lo que desvirtúa lo manifestado por el señor JOSÉ GUIDO MENA CÓRDOBA, en su

versión libre y espontánea (…)”, referida a que no le correspondía cumplir dicha obligación puesto que el período de su administración culminó el 3 de diciembre de 2002 y el plazo para rendir el informe vencía el 15 de febrero de 2003 y a quien le correspondía rendir dicho informe era al nuevo Alcalde. (Folios 31 y 121) La defensa argumentó que el término para la presentación de la información financiera correspondiente al corte diciembre 31 de 2002, y la fecha de terminación del período como alcalde del señor JOSÉ GUIDO MENA CÓRDOBA, “(…) no lo releva de responsabilidad alguna, si se tiene en cuenta que fue él quién ejecutó el presupuesto correspondiente a los meses de octubre, noviembre y 5 días del mes de diciembre de 2002; puesto que el señor PALACIOS RODRÍGUEZ, únicamente ejecutaría lo correspondiente a 25 días del mes de diciembre de ese año y al no recibir la documentación necesaria para dar cumplimiento a la rendición de la cuenta por la que está siendo investigado, le era imposible cumplir con ese deber, ya que a pesar de haberlos solicitado en varias oportunidades tanto al Ex – Alcalde, Ex – Tesorero, Ex – Contador, no fueron recibidos oportunamente por su administración, hecho éste que demuestra (…), con las fotocopias de tantas peticiones elevadas (…) a los Ex funcionarios antes mencionados y que en su oportunidad puso en conocimiento de las autoridades de control (…) lo que indica que no fue suya la culpa de la extemporaneidad para rendir la información (…)”. Como soporte, aportó copia de varias comunicaciones. (Folios 121 y 124 a 138)

Concluye que “la conducta no fue cometida a título de dolo, (…) lo que da lugar a que se le exonere del cargo, (…)” y solicitó la aplicación de los artículos 28, numeral 1° y 73 de la Ley 734 de 2002 5 ALEGATOS DE CONCLUSIÓN Mediante auto del 26 de enero de 2006 el Procurador Regional decidió dar traslado para alegar de conclusión, sin que el implicado ni su apoderada presentaran alegatos de conclusión (Folios 165 y 167)

6 FALLO DE PRIMERA INSTANCIA

2 El Procurador Regional del Chocó, mediante providencia del 6 de marzo de 2006, decidió sancionar disciplinariamente al señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, en calidad de alcalde Municipal de Río Quito, con multa de treinta (30) días de sueldo, equivalente a la suma de UN MILLÓN OCHOCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS M/CTE. ($1.888.649.00) por encontrarlo responsable disciplinariamente del cargo formulado, con fundamento en los siguientes argumentos: (Folios 170 a 177) De acuerdo con la Certificación de la Subcontadora de Descentralización de la Información de la Contaduría General de la Nación, el informe financiero económico y social a diciembre 31 de 2002, fue recibido por dicho organismo el 5 de noviembre de 2003, es decir, en forma extemporánea, puesto que el plazo máximo para su presentación era el 15 de febrero de 2003, de conformidad con el artículo 4° de la

Resolución 373 de 1999. (Folios 33 y 172) Se resaltó que “La demora en la rendición de ese informe, (…) afectó el control del panorama presupuestal del gasto de dicho municipio, impidiendo de esta manera realizar por parte de la Contaduría General de la Nación los respectivos cálculos de gastos futuros en el Sistema General de Participaciones y conocer los saldos sobre operaciones presupuestales que posteriormente beneficiarían el desarrollo social y económico del municipio, ya que no se permitió recibir un mejor apoyo financiero de la Nación y tener acceso a nuevos recursos del crédito.” (Folio 173) Se resaltaron las declaraciones de los señores Rosicler Sánchez Montesdeoca; Gervasio Palacios Murillo; Harold Dirkson Cuesta Rentaría y se señaló que el implicado insistió en que la administración anterior no hizo entrega oportuna de la información necesaria para la elaboración del informe financiero, económico y social con corte a diciembre 31 de 2002 y que mediante comunicaciones dirigidas al EX Alcalde (11 de diciembre de 2002 y 3 de marzo de 2003), al Ex Secretario de Hacienda (11 y 17 de marzo de 2003) les había solicitado “documentación relacionada con cuestiones contables de la administración municipal (…)” (Folio 175) El a-quo concluyó que “(…) como representante legal del ente territorial, era consiente que tenía (…) la obligación de rendir ese informe oportunamente y (…) no se observa que el mismo haya informado a la Contaduría General de la Nación, los presuntos inconvenientes presentados, (…) tuvo la oportunidad de contratar con el doctor HAROL CUESTA RENTERÍA , Contador que venía laborando con la

administración anterior, lo que desde luego facilitó la elaboración del (…) informe, ya que éste tenía la ejecución presupuestal y el balance; ello sumado a la afirmación del señor JOSÉ GERBACIO PALACIOS, que estuvo presto para cooperar o ayudar a realizar los informes y que por negligencia de la administración, impidió coadyuvar en la realización de los informes; por ello el Despacho considera que el señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, no fue lo suficientemente diligente, en adelantar todas las gestiones pertinentes y necesarias tendientes a rendir de manera oportuna el informe financiero económico y social (…) con corte a diciembre 31 de 2002, (…) de allí que se considera responsable de la conducta endilgada en el pliego de cargos, (…)” (Folio 175) La conducta se calificó como GRAVE, “por la jerarquía y mando (…), ya que se trata del Alcalde, la primera autoridad del orden municipal” la responsabilidad se atribuyó a 3 “(…) título de CULPA, en razón a que no fue lo suficientemente diligente en realizar las gestiones pertinentes tendientes a enviar de manera oportuna el informe financiero, económico y social (…) a la Contaduría General de la Nación” (Folios 175 y

1. 7 RECURSO DE APELACIÓN Mediante escrito del 27 de marzo de 2006, la doctora JOSEFA CÓRDOBA PALACIOS, apoderada del señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, interpuso Recurso de Apelación contra la providencia del 6 marzo de 2006, en los siguientes términos: (Folios 180 a

1. La defensa manifestó estar en desacuerdo con lo decidido por la Procuraduría Regional del Chocó, en los siguientes términos: “Es claro que mi defendido tuvo la intención de presentar el mencionado informe, muestra de ello fueron las reiteradas solicitudes hechas al ex alcalde y a los ex funcionarios municipales en aras de recolectar la información necesaria para rendir el informe, a lo cual estos no acudieron y en sus declaraciones argumentan que siempre estuvieron prestos, lo que resulta lógico, ya que ellos tratan de evitar posibles sanciones disciplinarias, aún con más razón teniendo en cuenta que ya no formaban parte de la administración municipal.” (Folios 180 y 181) Manifestó que se evidencia el interés de su mandante en enviar el informe, puesto que a pesar de se extemporáneo la información también la recibió en forma tardía.

Insistió en que “la doctora ROSICLER SÁNCHEZ MONTESDEOCA, (…) asesora contable del municipio (…) manifestó en su declaración que “la dificultad que se presentó fue que no le entregaron el último balance de 2002, para iniciar el informe de 2003” lo que corrobora lo manifestado por mi mandante cuando dice, que hubo negligencia de su antecesor y no allegó la información necesaria (…) para presentar el informe” (Folio 181) Reiteró que era evidente el cumplimiento de la Resolución N° 373 del 20 de diciembre de 1999, aunque en forma extemporánea, por las razones ya expuestas, y que “(…) el funcionario sancionador (…) no solo debe limitarse a cumplir con su

función sancionatoria, sino que debe ir más allá y mirar el aspecto subjetivo del agente infractor. También debió tener en cuenta que él tenía poco tiempo de ejercer cono Alcalde y que es sabido que los primeros meses son de empalme y de conocer las condiciones (…) del ente municipal que se recibe. Situación esta que pudo también influir en la entrega tardía del informe.” (Folio 181) La Defensa concluyó que “(…) no se dan los presupuestos para proferir sentencia condenatoria, (…) porque (…) una falta solo es sancionable cuando se comete a título de dolo o culpa, y (…) mi mandante nunca tuvo la intención de menoscabar el ordenamiento disciplinario, muestra de ello es que presentó el informe así haya sido en forma extemporánea, eliminando de su conducta el elemento doloso, Haciendo referencia a la culpa, esta tampoco se observa en el actuar (…) si tenemos en cuenta que él trató de obtener la información de manera oportuna de los ex funcionarios de la alcaldía municipal (…) recibiendo de estos solo evasivas y excusas (…) lo cual 4 imposibilitó presentar el (…) el informe a tiempo y esto no fue por negligencia, ni falta de atención en el cumplimiento de sus funciones, sino por la negligencia de terceros.” (Folio 181) Por lo anterior la Defensa solicitó se revocara la sentencia proferida en primera instancia. (Folio 182) 8 CONSIDERACIONES DEL PROCURADOR DELEGADO 8.1 Competencia Este Despacho es el competente para proferir fallo de segunda instancia de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 25, numeral 4 del Decreto 262 de 2000.

8.2 Pruebas Principales Acta parcial de Escrutinio E-26 AGA de la Registraduría Nacional del Estado Civil del 26 de noviembre de 2002 y Acta de Posesión N° 003 de 2002 del señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, como Alcalde Municipal de Río Quito (Chocó), electo para el período 2002 a 2005. (Folios 41y 58) Comunicación TAO-4300 del 30 de marzo de 2005, suscrita por la doctora Yolanda Guerrero Fernández, Subcontadora de Centralización de la Información – Contaduría General de la Nación, mediante la cual informó que “el municipio de Río Quito presentó la información financiera, económica y social con corte a diciembre 31 de 2002 en forma extemporánea el 5 de noviembre de 2003”. (Folio 33) Acta de entrega de “los elementos y archivos del Municipio de Río Quito (…)”, suscrita el 7 de diciembre de 2002. Ninguna de las carpetas relacionadas se refiere a información financiera. (Folios 42 a 48) Versión libre rendida por señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, el 22 de junio de

2005. Frente a la pregunta relacionada con la elaboración y envío del informe financiero, económico y social del municipio, con corte a diciembre 31 de 2002, manifestó: “Recuerdo que el informe (…) sí se elaboró, en este momento no recuerdo la fecha de envío. Es importante resaltar la fecha en que recibo la administración, diciembre 5 de 2002 y prácticamente eso le correspondía (…) al Alcalde saliente

GUIDO MENA CÓRDOBA, y como se puede observar en el acta de entrega (…) no aparece ningún informe financiero, económico y social, entregado por la administración saliente, que era a quién le correspondía hacerlo.” (Folios 50 y 51) Comunicación del 11 de diciembre de 2002 suscrita por el Alcalde Municipal, AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, mediante la cual solicitó al señor JOSÉ GUIDO MENA CÓRDOBA, Alcalde anterior. “(…) ordenar a quien corresponda se de la mayor celeridad y claridad” al proceso de entrega, “de tal manera que esta administración pueda asumir en su totalidad la responsabilidad y el control (…). Por lo anterior reitero una vez más y en el menor tiempo posible la entrega formal de la siguiente información: (…) ÁREA FISCAL, TRIBUTARIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL (…)” entre los documentos solicitados se encuentra Estados Financieros a noviembre 30 de 2002, Conciliaciones Bancarias de todas las cuentas del municipio a 30 de noviembre de 2002, saldos parciales de todas las cuentas bancarias a diciembre 5 5 de 2002, ejecución presupuestal a 30 de noviembre de 2002, entre otros. (Folios 126 a 128) Comunicación del 3 de marzo de 2003 suscrita por el Alcalde Municipal, AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, mediante la cual solicitó a los señores JOSÉ GUIDO MENA CÓRDOBA, Ex Alcalde y JOSÉ GERVACIO PALACIOS, Secretario de Hacienda anterior, remitir los siguientes documentos “(1) Cuentas pagadas del 2001, octubre,

noviembre y diciembre de 2002; (2) Colillas de chequeras. (3) Extractos bancarios. (4) Conciliaciones Bancarias; (5) Libros de Bancos y (6) ejecución presupuestal 20012002.” (Folio 130) Comunicación del 17 de marzo de 2003 suscrita por el Secretario de Hacienda Municipal, JOSÉ AFRANIO ROMAÑA RUBIO, mediante la cual solicitó al señor GERVACIO MURILLO, Ex Tesorero del Municipio entregar “(…) los Decretos de Créditos y Contra créditos que aparecen en el libro de Presupuesto de la vigencia fiscal del 2002, porque solo aparece la palabra Decreto, pero no sabemos en qué fecha se hicieron, que movimientos presupuestales se realizaron y la constancia de haber sido refrendado por el Concejo. Este documento y el presupuesto del 2002 lo necesito a la mayor brevedad, pues los requiero para los informes” (Folio 132) Comunicación del 18 de marzo de 2003 suscrita por el Secretario de Hacienda Municipal, JOSÉ AFRANIO ROMAÑA RUBIO, mediante la cual solicitó al Procurador Regional del Chocó, doctor WILLIANS JAFET LÓPEZ VALENCIA “(…) colaborarme en el sentido de que el señor ex tesorero del Municipio de Río Quito (…) haga entrega formal y organizada de toda documentación que está bajo su responsabilidad (…) a la fecha no he podido adelantar mi informe contable por la demora de la entrega de esos libros y teniendo que desde el 5 de diciembre del año 2002 los he venido solicitando”.

(Folio 133) Comunicación del 28 de marzo de 2003 suscrita por el Alcalde Municipal, AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, dirigida a la doctora JOHANA BEAN MOSQUERA, Jefe División Fiscal Coactiva de la Contraloría Departamental del Chocó, mediante la cual informó que a partir del 5 de diciembre de 2002, solicitó al Alcalde y al Tesorero de la administración anterior que “hicieran entrega formal de todos los acatos administrativos de los cuales se debía tener copias, debido a la continuidad administrativa del Municipio. Entre esos actos administrativos solicitados se encuentra: Los libros que se llevan en la Tesorería con sus respectivas resoluciones, decretos, cuentas, copia de rendiciones a la Contraloría y la Contaduría General (…) lo mismo que las ejecuciones presupuestales de los ingresos y egresos (…) especialmente el

2002. (…) Como ellos no han entregado nada de lo solicitado nos hemos dirigido a la Fiscalía y ala Procuraduría para ver si por ese medio logramos que nuestros antecesores hagan entrega formal de dichos libros, debido a que nos queda imposible hacer una 6 rendición en el primer trimestre de 2003, sin conocer los saldos especialmente Bancarios y presupuestales”. (Folios 136 y 137) Comunicación del 2 de abril de 2003 suscrita por el Secretario de Hacienda Municipal JOSÉ AFRANIO ROMAÑA RUBIO, dirigida al doctor EYLIN DE JESÚS BORJA MORENO, Contador General del Departamento, mediante la cual informó que el

municipio “no ha hecho rendición de cuentas a la Contaduría General de la Nación ni a la Contraloría de la República, correspondiente al cuarto trimestre de la Vigilancia Fiscal (…) del 2002 (…), debido a que los Ex funcionarios (…) no han entregado información a los Administradores que entramos a este municipio desde el 05 de diciembre de 2002. Afirma el Ex Contador que la información para estas Rendiciones se le borró completamente del Disco duro del computador donde la almacenaban. Pasados cuatro meses continuamos esperando de se entregue la documentación que tanto traumatismo está causando a esta administración” (Folio 134) Comunicación del 7 de abril de 2003 suscrita por el Alcalde Municipal, AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, dirigida al doctor LUIS EMIRO ASPRILLA, Director de Fiscalía Seccional Chocó, mediante la cual informó que a partir del 5 de diciembre de 2002, solicitó al Alcalde de la administración anterior que “entregara los libros contables y de presupuesto para continuar el proceso administrativo contable en consideración (…) que para cada compromiso se debe hacer el asiento previamente; pero esta es la fecha que no se me ha hechos entrega de esos libros razón por la cual tengo problema con la Contraloría para la rendición del último trimestre del 2002 y el primero de 2003. Por todo lo anterior y en virtud que no conozco las causas de dicho incumplimiento, solicito a usted colaborarme adelantando las medidas que usted estime conveniente para que se me haga entrega de libros, así no traumatizar más mi administración.” (Folio 135) Comunicación DFQ/Of. N° 01315 del 1 de noviembre de 2005, suscrita por el

Director Seccional de Fiscalías de Quibdo, dirigida a la Procuraduría Regional de Chocó, en relación con la comunicación del 7 de abril de 2003 suscrita por el Alcalde Municipal, AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, manifestó que “revisados los archivos que se llevan en esta Dirección no se encontró respuesta alguna al oficio recibido en este despacho por el Señor Alcalde Municipal de Río Quito (…). Al parecer de la lectura se infiere que no hay ninguna petición; más bien se trata de un oficio informativo.” (Folio 158) Comunicación 876 del 17 de noviembre de 2005, suscrita por el Contralor General del Departamento del Chocó, dirigida a la Procuraduría Regional de Chocó, respecto de la comunicación del 2 de abril de 2003 suscrita por el Secretario de Hacienda Municipal JOSÉ AFRANIO ROMAÑA RUBIO, manifestó que “la información solicitada se está buscando y a la fecha no se ha ubicado, esperamos revisar todos los archivos para descartar o afirmar la remisión a éste Órgano de Control.” (Folio 161) TESTIMONIOS RENDIDOS POR: ROSICLER SÁNCHEZ MONTESDEOCA: Asesora Contable del municipio de enero a diciembre de 2003, manifestó que fue contratada para la elaboración de los informes financieros correspondientes a los cuatro trimestres de 2003, informes que ella entregó en la Contaduría (Bogotá). (Folios 151 y 152) 7 Se le preguntó si había tenido alguna dificultad para la elaboración de los informes

financieros, económicos y sociales correspondientes a 2003, contestó: “(…) las dificultades fueron que no tenía soportes del 2002, para iniciar el 2003, incluso me tocó solicitar por escrito al Alcalde AGISTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, le oficié varias veces solicitándole los soportes para poder elaborar los informes” Se le solicitó precisar los documentos que requería para la elaboración de la información financiera y la fecha en que le fueron proporcionados, contestó; “(…) el Balance General a 31 de diciembre de 2002, ejecuciones presupuestales, operaciones recíprocas, únicamente me entregaron el Balance en el 2004, esa documentación que debía reposar en los archivos de la entidad; pero en los archivos del municipio no existía esa documentación” (Folio 152) Respecto del informe financiero con corte al 31 de diciembre de 2002, expresó: “(…) entiendo que no entregaron el informe del último trimestre de 20002, porque la administración anterior no suministró la información correspondiente ni colaboró para la elaboración del mismo.” (Folio 152) JOSE GERBACIO MURILLO: Administrador Público, durante el período comprendido entre el 10 de mayo de 1999 a diciembre 4 de 2002,se desempeñó como Secretario de Hacienda con funciones de Pagador. (Folios 153 a 155) Expresó que se habían entregado “(…) los actos administrativos correspondientes a los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2000, hasta diciembre 4 del mismo año, como la vigencia fiscal termina el 31 de diciembre de 2002 mismo año, para que

la administración que nos sucedió presentara el informe final (...)”. (Folio 153) Se indagó frente a la afirmación relacionada con la dificultad en la elaboración del informe financiero a diciembre 31 de 2002 por la omisión en la entrega de los documentos necesarios para tal fin, manifestó “(…) la información necesaria para presentar el informe financiero fue entregada en forma oportuna en el mes de diciembre de 2002, el balance también se entregó, no recuerdo la fecha y además el Contador estuvo presto para cooperar o ayudar a realizar los informes, me consta que fuimos muchas veces a la casa de la contadora ROSICLER SÁNCHEZ MONTESDEOCA, (…)” (Folio 154) A la pregunta referida a si recibió las comunicaciones del 3, 11 y 17 de marzo de 2003, mediante las cuales se le solicitaba “enviar las cuentas pagadas en el 2001, colillas de chequeras, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, libros de bancos (…) cooperar con la administración para suministrar información a la Contraloría; al igual que hacer entrega de los Decretos de Créditos y Contra créditos que aparecen en el libro de presupuesto de la vigencia de 2002 (…), manifestó: “Sí recibí estos oficios y también entregué la información solicitada, información esta que sirvió de soporte para la revisión que hiciera la DIAN, a la administración municipal, me refiero a las cuentas pagadas vigencia 2001 y 2002, (…)”. (Folios 130, 131, 132 154 y 155) Agregó que: “así como la administración entrante presentó los informes a la

Contraloría Departamental, con esa misma información era que tenía que presentar 8 los informes a la Contaduría General de la Nación, lo que quiere decir que sí tuvieron los documentos para presentar dichos informes.” (Folio 155) HAROL DARIKSON CUESTA RENTERÍA: Contador Público, contratado bajo la modalidad de Ordenes de Prestación de Servicio para la presentación de informes durante las vigencias de 1999, 2000 y 2001; en el 2002, por ordenes continuas de prestación de servicios hasta noviembre de 2002, como Contador y “en forma verbal me manifestó el alcalde AGUSTÍN PALACIOS RORÍGUEZ, que le colaborara con los informes de 2002”. (Folios 156 y 157) Expresó que había elaborado el informe financiero, económico y social, sin embargo no recordaba la fecha de elaboración. A la pregunta relacionada con la entrega oportuna de los documentos necesarios para elaborar el informe financiero a diciembre 31 de 2002, por parte de la administración que culminó el 4 de diciembre, manifestó: “como yo venía trabajando en la administración anterior, la ejecución presupuestal y el balance lo tenía, yo no lo entregué como venía laborando con la administración y el nuevo Alcalde, me dijo en forma verbal que continuara haciendo los informes esa documentación reposaba en mis archivos” (Folios 156 y 157) Se le interrogó respecto de las razones por las cuales el informe no se elaboró en forma oportuna, si tenía la información necesaria para tal fin, y contestó que “tenía parte de la información a octubre de 2002 y faltaban las cuentas y movimientos de los meses de noviembre y diciembre de 2002 y se lo hice saber al señor Alcalde (…) y

cundo las entregó se hizo el informe, la fecha no la recuerdo” (Folio 157) Se le preguntó por segunda vez si la administración que terminó el 4 de diciembre de 2002 había suministrado de manera oportuna la información requerida para rendir el informe financiero, económico y social con corte a diciembre 3 de 2002, y n esta oportunidad contestó que “si le entregó la información requerida la administración saliente a la entrante” (Folio 157) 4 JOSÉ GUIDO MENA CÓRDOBA: Ex Alcalde (Folios 162 y 163) Se le interrogó si había recibido las comunicaciones del 11 de diciembre de 2002 y del 3 de marzo de 2003 donde el señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, le solicitó información relacionada con diferentes áreas entre ellas, la tributaria, financiera y administrativa, “al igual que las cuentas pagadas de 2001, octubre, noviembre y diciembre de 2002, colillas de chequeras, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, libros de bancos con corte, y ejecuciones presupuestal de 2001 y 2002, (…)”. El señor MENA CÓRDOBA manifestó: “(…) el primer oficio del 11 de diciembre de 2002, nunca llegó a mis manos, porque par la fecha no me desempeñaba como Alcalde, en segundo lugar el Secretario de Hacienda doctor Gerbacio Palacios, tengo conocimiento que en materia de documentación entregó al Secretario de Hacienda toda la información pertinente que reposaba en su despacho (…), la información que se solicitaba según estos oficios que tengo a la vista ya no era de mi competencia

porque no podía hacerlo porque me encontraba fuera de la Administración y en el momento del empalme se hizo entrega de toda la administración con la documentación existente y mobiliario” (Folios 162 y 163) 9 Frente al cuestionamiento respecto de la afirmación del señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, referida a la imposibilidad de presentar oportunamente a la Contaduría General de la Nación, el informe a diciembre 31 de 2002 debido a que no se le hizo entrega oportuna de los documentos necesarios para tal fin; manifestó: “(…) no es cierto eso ya es incompetencia del señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, porque según la información solicitada en marzo, había suficiente tiempo para él entregar dicha información (…)no escudarse en que fue traumas que se presentaron de parte mía, porque repito la entrega la hice al terminar mi período constitucional, (…)” (Folio

1. 8.3 Análisis Jurídico Probatorio Revisada la actuación, el Despacho no comparte lo decidido por el Procurador Regional del Chocó, por las razones que se expondrán más adelante, sin embargo, y dado que se encuentra plenamente demostrado que el señor AGUSTÍN PALACIOS RODRÍGUEZ, es responsable de una conducta reprochable, se le impondrá una sanción disciplinaria, previas las siguientes consideraciones: 8.3.1 Antes de iniciar el análisis, el Despacho quiere hacer claridad en que la información financiera económica y social que los entes públicos deben presentar a la Contaduría General de la Nación corresponde a: Información básica, estados contables, informes de control interno e informes adicionales.

Los estados contables están conformados por el Balance General; el Estado de Actividad Financiera Económica y Social; el Estado de Cambios en el Patrimonio y las Notas a los Estados Financieros, y su presentación se efectúa de acuerdo con los plazos establecidos por la Contaduría General de la Nación. 8.3.2 Es importante resaltar que el requisito legal para obtener los recursos por eficiencia fiscal y eficiencia administrativa, provenientes de la participación de propósito general del Sistema General Participaciones, es la refrendación que haga el Contador General de la Nación de la información presentada por el municipio. 1 8.3.3 No existe duda frente a existencia de la conducta reprochada, consistente en omitir presentar oportunamente a la Contaduría General de la Nación la información financiera, económica y social con corte al 31 de diciembre de 2002, puesto que de acuerdo con la comunicación TAO-4300 del 30 de marzo de 2005, suscrita por la doctora Yolanda Guerrero Fernández, Subcontadora de Centralización de la Información – Contaduría General de la Nación, el municipio de Río Quito la presentó el 5 de noviembre de 2003 y el plazo venció el 15 de febrero 2, es decir, que la presentación fue extemporánea. Sin embargo, se requiere probar si el implicado actuó bajo el amparo de una causal de exclusión de responsabilidad o si existen circunstancias de atenuación, tarea que se fundamentará en el material probatorio aportado en las diferentes etapas del proceso. 1 Artículo 79, numerales 79.3. y 79.4 de la Ley 715 de 2001 2 Artículo 4°, Resolución 373 del 20 de diciembre de 1999 “Por la cual se establecen los plazos para la

presentación de la información Financiera, Económica y Social a la Contaduría General de la Nación (…)” 10 8.3.4 Es claro que la información financiera económica y social con corte a diciembre 31 de 2002, es el producto del cierre contable, el cual se efectúa con posterioridad a dicha fecha, razón por la cual la administración responsable de su elabora