SFC - Asamblea general de accionistas. Actas. Aprobación Concepto 2017050579-002 del 31 de mayo de 2017 -2017050579

ASAMBLEA GENRAL DE CCIONISTAS, ACTAS, APROBACIÓN Concepto 2017050579-002 del 31 de mayo de 2017

Síntesis: La aprobación del acta constituye un elemento probatorio esencial sobre las decisiones adoptadas por los accionistas, porque son plena prueba de los hechos que consten en ella siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas, sea por la Asamblea de Accionistas o por todos los miembros de la comisión designada para tal fin, y debidamente firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión. «)…) escrito mediante la cual consulta “(…) si el Acta No. 68, correspondiente a la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas de (…), celebrada el 30 de marzo de 2017, ¿Se entiende aprobada por la mayoría de los Comisionados? De no ser así, le rogamos nos indique ¿Cuál sería el procedimiento legal que (…). debe adelantar para que se entienda aprobado dicho documento? (…)” Sea lo primero manifestar que los pronunciamientos de la Superintendencia Financiera de Colombia derivados del ejercicio del derecho de formular consultas a las entidades públicas está limitado por lo previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo1 y de conformidad con la Corte Constitucional2: “Los conceptos emitidos por las entidades públicas en respuesta a un derecho de petición de consultas… son orientaciones, puntos de vista, consejos y cumplen tanto una función didáctica como una función de comunicación fluida y transparente”.

Visto lo anterior, cabe señalar lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio según el cual las decisiones adoptadas por el máximo órgano social de la compañía se harán constar en actas que deben

ser aprobadas por los mismos accionistas, o en su defecto por las ‘personas que se hayan designado para tal efecto en la respectiva reunión’; y agrega, que “(…) copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que conste en ellas (…)”. (Subrayado fuera de texto original). Así las cosas, la aprobación del acta constituye un elemento probatorio esencial sobre las decisiones adoptadas por los accionistas, porque son plena prueba de los hechos que consten en ella siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas, sea por la Asamblea de Accionistas o por todos los miembros de la comisión designada para tal fin, y debidamente firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión. Ahora bien, esta Dirección se permite poner de presente el concepto 220-80762 del 30 de agosto de 1999 de la Superintendencia de Sociedades, quien expresó lo siguiente: "(…) vale la pena traer a colación el Oficio 22049438 del 21 de agosto de 1998, mediante el cual esta Entidad con fundamento en el análisis de los preceptos legales contenidos en los artículos 189 ibídem, que establece que las decisiones de la asamblea general o junta de socios se harán constar 1 Artículo 28 del CPACA: “Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”. 2 Sentencia C-542/05 de la Corte Constitucional.

en actas aprobadas por la misma o por la comisión designada para el efecto y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la misma; del artículo 431 que contiene los requisitos mínimos que ellas deben contener y del artículo 195, sobre la obligatoriedad de llevar libros de actas, debidamente registrado y asentadas en orden cronológico, concluye que las formalidades señaladas por el legislador para tales documentos, como son la firma del presidente y secretario y la aprobación del mismo, tienen como fin "... dotarlos de idoneidad para servir de medio probatorio..., formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud de su valor y por lo cual los hechos allí consignados no pueden entenderse suficientemente probados..." sin el cumplimiento de las mismas. En el aludido concepto se expresa que "... cuando es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados. Sin embargo es importante precisar que al no existir previsión legal que determine la forma de surtir la aprobación, ni tampoco un término dentro del cual deba cumplirse esa formalidad, es discrecional en el caso de las personas comisionadas tomarse el tiempo que estime cada uno necesario para efectuar la verificación del documento que el encargo supone y proponer las modificaciones que a su

juicio procedan hasta lograr que el texto se adecue fielmente a los hechos sucedidos en la respectiva sesión.... En ese orden de ideas es preciso tener en cuenta que en el evento de considerarse injustificada la demora en la aprobación por parte de alguna de las personas encargadas o que la naturaleza de las decisiones de que deba dar cuenta el acta respectiva, impusieren la necesidad de adelantar actuaciones urgentes que no den espera, los administradores o el revisor fiscal están facultados para convocar la asamblea a reunión extraordinaria a fin de que se ocupe ella de impartir la correspondiente aprobación, de manera que por ningún motivo puede constituirse ese hecho en obstáculo para el debido cumplimiento de sus funciones, ni para el normal desenvolvimiento de la sociedad, pues no debe perderse de vista que en todo caso es esa una atribución que de preferencia le corresponde al mencionado órgano social...." (Oficio 22049438 del 21 agosto de 1998, subrayados fuera del texto). De otra parte, en la “Guía para la Celebración de Asambleas de Accionistas de Emisores de Valores”, disponible en nuestra página Web3, la Superintendencia Financiera de Colombia reitera el procedimiento que sobre aprobación de actas ha expuesto la Superintendencia de Sociedades, al señalar que: “(…) Antes de finalizar la sesión se puede hacer un receso para elaborar el acta respectiva, con el fin de someterla a la aprobación colegiada de todos los accionistas, caso en el cual deberá indicarse el número de votos con que el acta fue aprobada; o alternativamente se puede optar por el nombramiento de una comisión para que posteriormente la apruebe (…).

Las actas deben ser suscritas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva sesión, cuya designación puede estar contemplada en los estatutos o efectuarse en cada sesión, así como por los integrantes de la comisión aprobatoria del acta, si a ello hubiera lugar (…). 3 https://www.superfinanciera.gov.co/descargas?com=institucional&name=pubFile10973&downloadname=guia_as ambleas.doc La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva como prueba de los hechos en ella consignados, permitiendo su utilización como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones que en ella consten. De conformidad con lo expuesto, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión, sin que ello suponga la expresión de la voluntad por parte del comisionado en cuanto a que esté o no de acuerdo con las decisiones adoptadas, puesto que el temario objeto de la reunión ya fue votado en el seno de la misma. Si la aprobación del acta es asumida directamente por la asamblea de accionistas en su conjunto, se requerirá como mínimo de la mayoría ordinaria prevista en los estatutos o en la ley. La falta de alguna de las firmas tiene como consecuencia que el documento carezca de idoneidad para todos los efectos legales. Por lo tanto, si alguno de los delegados para la aprobación del acta por cualquier razón no accede a firmar, en la siguiente reunión se podrá incluir como uno de los puntos del orden del día la aprobación del acta anterior. Si la aprobación del acta se requiere con carácter

urgente y por ello no es posible esperar a la siguiente reunión ordinaria, corresponderá a los administradores sociales o al revisor fiscal convocar a una reunión extraordinaria de la asamblea de accionistas para que imparta la aprobación respectiva. (Subrayado y negrilla fuera del texto original). (…).»