CGR - Resolución OGZ-0240 de 2015

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL n )/ ¿i NUMERO: OGZ-- - vi2015 v ÿ

CONTRALOR!A GENERAL DE LA REPUBLICA FECHA; 2 7 ABíj 201!i PÁGINA NÚMERO: 1de 3 "PorlacualseapruebanlasTablasdeRetenciónDocumental-Versión4.1" ELCONTRALOR GENERAL DEL'LREPUBLICA Enejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial lascontenidas en el artículo 35 del Decreto367 de 2000 y el artículo 8 delAcuerdo 004 de 2013 delArchivo Generalde la Nación.

C O k SIDERÁ U DO: Quemediante a Ley80de 1989se creaelArchivo Generalde laNación,comoenterectorde lapolítica archivísíicaa rivelnacional,quedebevelar porlaorganización, conservacióny difusióndel patrimonio documentaldel país.

Que la Ley59ade 2000 establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del Estadode elaborar y adoptar lasrespectivastablas de retencióndocumental. Que el Decreto 2609 de 2012 reglamenta eltítulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente ¡os artículos 58y 59de laLey 1437de 2011y se dictanotrasdisposiciones en materiadeGestiónDocumentalpara todas las Entidades del Estado, en el cual indica en su artículo 8 que uno de los instrumentos | archivísticos para ¡agestión documenta! es latabla de retencióndocumental. Que medianteAcuerdo No. 041 del 5 de mayo de 2000, emitido por el Archivo General de la Nación,

se aprueba latabla de retencióndocumental presentada por la Contraloría General de la República. Que el Acuerdó 038 de 2002 delArchivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la LeyGeneral de Archivos 594 de 2000, establece que el servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, usoy manejo de los documentos y archivos que se deriven de! ejercicio de sus funciones. Que el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de ia Nación, establece los criterios para la organizacióndelosarchivosde gestiónenlasentidades públicasy íasprivadasque cumplenfunciones públicas, se regula el inventario único documenta! y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley GeneraldéArchivos 594 de 2000. Que elAcuerdo 004 de 2013 delArchivo General de ia Nación, reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para ia elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. QueelAcuerdo 005de2013emrtido poreiArchiv enera!cíe ;aNación,estableceloscriterios básicos para iaclasificación, ordenación y descripclo (cid:127) de ios archivos en íasentidades públicasy privadasque cumplenfunciones públicas y se dican otrao ;add QueeiAcuerdo 002de 2014emanado porelArchivo Genera:dela Nación,estableloscriterios básicos paracreación,conformación, organización, controly consultees lesexpedientes de archivoysedictan

otras disposiciones. Que por mediode la ResoluciónOrgánica vio. 5574 ¿e! 13de mayobe2004, iaContraloría Generalde la Repúblicaacoptó las Tablas de rlaiscdcc Doemnervm:. Que la Resolución Orgánica cCoO de 2012 sepealela per le OCR Orbene herramientasy actuaciones especialesde controlfiscalconmirasa msximizzr$ueficiencia, oportunidady efectividad, asícomola avaluación de ia información estratégica lesuidmte óci ejercicio ce :s vigiisneia fiscal lo que genera

RESOLUCION ORGANiZACIONAL

NUÍVifcRL': OGZ -2015

:ONTRALORIA

L DE LA REPÚBLICA FECHA: ?2 7 ÁBü PÁGINA NÚMERO: 2de 3 "PorlacualseapruebanlasTablasdeRetenciónDocumental-Versión4.1" una nueva prcducción documental requiriendo ia agrupación de documentos por series o subseries, para laconformación y organización de expedientes.

Que laResolupiiónOrgánica No.7362del20de diciembre de 2013 expedida por laCGR(derogada por la Resolución 101 de 2014), otorgó competencias a la Vicecontralora General, a los Contralores Auxiliares y a laDirectorade laOficinaJurídica, lacompetencia paraadelantaroadecuar, cuandofuera procedente, el Proceso de Responsabilidad Fiscal; lo que generó, en vigencia de ésta, una nueva producción doÿiumeníal, haciéndose necesario la organización de expedientes desde su producción y recepción dojumental, requiriendo la utilización de la subserie documental Procesos de

Responsabilidád Fiscal. Que medianteActa No. 001 del 2 de abril de 2014, el Comité de Archivo de la Contraloría General de la Repúblicaaprobó la actualización de lasTablas de RetenciónDocumentalVersión 4.1. Que elAcuerdó 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, en el literal e, del artículo 10, indicando lo siguiente: "Transcurridos noventa (90) días, desdeiapresentacióndela TRD o TVD, alosConsejosDepartamentaleso DistritalesdeArchivoso al Archivo Generalde la Nación, sin que dicha instanciasse hayanpronunciado, la entidadprocederá a suinmediataimplementación". Que teniendo en cuenta lo anterior, la Contraloría General de ia República radicó ia actualización de Tablas de Retención DocumentalVersión 4.1, ante el Archivo General de la Nación el día 23 de abril de 2014, y los noventa (90) días se cumplieron el día 4 de septiembre de 2014, y como quiera que el Archivo General de la Naciónnose pronunciódurante eltermino establecido, se procederáa continuar con eltrámite e la implementaciónde laTabla de RetenciónDocumentalVersión 4.1.

Enméritode lo expuesto: ESUELVE: ARTICULO 1o. Aprobar las labias de Retención Documental-Versión 4.1 las cuáles serán de

obligatorio cumplimientoen ia Contraloría General de la República-CGR. ARTÍCULO 2o Ordenar la aplicación de las tablas de retención documental en todas las dependencias ce la Contraloría General de la República. ARTICULO 3 Responsabilidaden la aplicación ce lasTablas de Retención Documental. Eljefe de cada dependencia de la Contraloría General de la República-CGR, será el responsable de hacer cumplir la aplicación ele las Tablas de Retención Documenta!, para, la organización, transferencia y eliminación de documentos, de conformidad con !o Indicadoen dicho instrumentoarchivístico. ARTICULO 4 Seguimiento y asesoría. El seguimiento y laasesoría para el usoy aplicación de las Tablas de Ret nción Documental será. responsabilidad de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencea-DIAC. 6' iN OFiGANIZACIONAL

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NÚMERO: OGZ- -2015

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CONTRALOR¡A 2 7 ABR. 7015

L DE LA REPUBLICA FECHA: Agina numero: 3de 3 "Porlacualse apruebanlasTablasdeRetenciónDocumental-Versión4.1"

. ARTICULO 5 Las Tablas de Retención Documental deberán publicarse en la páginaWeb de la CGR y manterterse endicho sitio permanentemente. ARTÍCULO 6o Vigenciay derogatorias. Lapresenteresoluciónreglamentaríarigeapartirde lafecha de su expedic:pp..

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESEY CÚMPLASE

27«t 208 Dadaen BogotáD. C los \ 1 / 1 J

EDGARDOJOSE MAYAVILLAZON

Repúblicja ContralorGeneralde la 49437 2 9 ABR. 2019 Publicadaenel DiarioOficialNo. de

Proyectó: DiegoIván BetancourtGaleano.

Directorde Imprenta,Archivoy Correspondencia. lMLoa

Revisó: JulianaMartínezBermeo DirectorÿOficinaJurídica. i