CGR - Resolución OGZ-0658 de 2018

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL

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CONTRALORÍA 0 8 JUN. 21118

FECHA : PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 1 de 4 "Por la cual se adopta la Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República" EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 2 y 4 del artículo 35 del Decreto Ley 267 de 2000 y, CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia en el artículo 267, establece que la Contraloría General de la República es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, con funciones administrativas inherentes a las de su propia administración.

Que los numerales 2 y 4 del artículo 35 del Decreto Ley 267 de 2000 señalan como funciones del Contralor la de "Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley" y "Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República de acuerdo con la ley". Que a su vez el artículo 46 del Decreto Ley 267 de 2000 determina como funciones de la Oficina de Comunicaciones, entre otras las de: 1. Asesorar al Contralor General en el

manejo de los medios de comunicación; 4. Dar a conocer los adelantos y proyectos de la entidad y preparar informes especiales de acuerdo con el medio de comunicación; 5. Canalizar la información de la Contraloría General de la República hacia los medios de comunicación masivos en el ámbito nacional y regional, así como ofrecer los elementos de soporte necesarios en los aspectos gráficos, visuales e informativos; 6. Atender las relaciones periodísticas y públicas con los medios de comunicación; 7. Redactar, conceptuar, diagramar y circular un medio informativo escrito sobre la marcha de la Contraloría General y los aspectos relevantes de la misma; y 9. Asesorar y coordinar las publicaciones periódicas y en general todo lo relacionado con el desarrollo de proyectos editoriales de la Contraloría General de la República. Que a través de la Resolución Orgánica 5309 del 15 de febrero de 2002, se adoptó el Manual Básico de Identidad Gráfica de la Contraloría General de la República, el cual contiene las aplicaciones básicas del logo-símbolo y establece los usos únicos y oficiales para conservar una identidad gráfica institucional coherente y normatizada.

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PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 2 de 4 "Por la cual se adopta la Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República" Que la Ley 1712 de 2014 crea la Ley de Transparencia y el Derecho al Acceso a la

Información, cuyo objetivo es el de regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, y cuyas disposiciones deben ser aplicadas por la Contraloría General de la República. Que el Código de Buen Gobierno de la Contraloría General de la República, adoptado a través de la Resolución Organizacional OGZ-0350 el 10 de diciembre de 2015, dentro de las políticas generales establecidas por la Administración, fijó varios compromisos frente a las comunicaciones internas y externas de la Entidad. Que el 29 de enero de 2016 fueron aprobados la Guía para el manejo y relaciones con medios internos y externos de comunicación y los procedimientos comunicar internamente y comunicar externamente que fueron publicados el 8 de febrero de 2016 en el Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad (SCIGC). Que el Decreto 1499 de 2017, el cual actualizó el Modelo Estándar de Control Interno — MECI, estableció como uno de sus cinco componentes la Información y la Comunicación que tienen como propósito utilizar la información de manera adecuada y comunicarla por los medios y en los tiempos oportunos; por lo que para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés. Que la comunicación organizacional es un factor estratégico para la Contraloría General de

la República, toda vez que permite la divulgación de los resultados dé su gestión a sus públicos de interés en aras a contribuir con la transparencia de la información y un diálogo abierto para la interacción con su entorno y la ejecución de los procesos internos misionales. Que el Manual de la AFROSAI -E sobre comunicación de las EFS, dicta como factor de cumplimiento el establecimiento de principios para la comunicación interna y externa, en este caso aplicable a la Contraloría General de la República. Que en virtud de lo anterior, la comunicación organizacional de la Entidad, entendida en el ámbito interno y externo requiere de lineamientos para la divulgación de información, relación con medios de comunicación, diseño de campañas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.

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PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 3 de 4 "Por la cual se adopta la Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República" Que conforme a las anteriores consideraciones se hace necesario establecer una política de comunicación institucional que establezca los parámetros sobre los cuales debe regirse el ejercicio de la comunicación organizacional en la Contraloría General de la República, así como un manual de crisis, que permita establecer las actividades a desarrollar con el propósito de minimizar sus efectos y recuperar la normalidad.

En mérito de lo expuesto: RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la Política de Divulgación de Información de Interés para

los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República, la cual hace parte integral de la presente resolución. PARAGRAFO. La Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos se encuentra armonizado con el Manual de Crisis, el Manual básico de Identidad Gráfica de la Contraloría General de la República el cual fue adoptado mediante Resolución Orgánica 5309 del 15 de febrero de 2002, el Protocolo de Comunicación para las Cuentas de la Contraloría General de la Republica en redes sociales, éste último se encuentra incluido en el Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad -SCIGCcomo anexo del procedimiento Comunicar Externamente; por lo tanto, cualquier modificación de estos documentos deberán efectuarse coordinadamente.

ARTÍCULO SEGUNDO: Adoptar el Manual de Crisis de la Contraloría. General de la República, el cual hace parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO TERCERO: Para efectos de la divulgación, consulta y aplicación de la Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República y el Manual de Crisis, deberán publicarse en el aplicativo del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad SCIGC.

ARTÍCULO CUARTO: La Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos y el Manual de Crisis aplica a todas las dependencias de la Contraloría General de la República a nivel nacional.

Así mismo debe ser acatada por los contratistas que actúen en representación de la Entidad, de acuerdo con las competencias de sus respectivos cargos y las obligaciones

contractuales, según corresponda

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FECHA PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 4 de 4 "Por la cual se adopta la Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos de la Contraloría General de la República" ARTÍCULO CUARTO: Para efectos de actualización de la Política Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externo de la Contraloría General de la República y el Manual de Crisis, se construirá la siguiente versión, la cual deberá incorporarse en el aplicativo del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad SCIGC, previa socialización a las partes interesadas.

ARTÍCULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 08 JUN.2018 EDGARDO OSE MAYA VIL AZÓN Contralor General de la Re anca "18 Ma2 Publicada en el Diario Oficia! No.(cid:9) de 1 2 at Proyectó: Deicy Alexandre Avila Rincón Profesional Especializado cmOficina de Comunicaciones y Publicaciones Aprobó: Rossana Cecilia Payares Altamirand Directora Oficina de Comunicaciones y \ blicaciones Re ó: Xiomara Rivera Veraa f y k Profesional Universit io - fi(cid:9) a Jurídica

Aprobó: Iván Dario Guauque TorresDirector Ofician Jurídica

POLÍTICA DE DIVULGACIÓN

DE INFORMACIÓN DE

INTERÉS PARA LOS PÚBLICOS

INTERNOS Y EXTERNOS Versión i.o

CONTRALORÍA GENERAL DÉ

LA REPÚBLICA Contenido ri PRESENTACIÓN (cid:9) 3

2. ALCANCE (cid:9) 4

3. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA LOS PÚBLICOS EXTERNOS (cid:9) 4

3.2 LA COMUNICACIÓN CON LOS MEDIOS (cid:9) 5

3.3 ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LOS MEDIOS (cid:9) 6

3.4 VOCEROS OFICIALES DE LA CGR (cid:9) 6 3 5 DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE TEMAS NO INSTITUCIONALES (cid:9) 7 3.6 ATENCIÓN A COMPROMISOS DE DISCURSOS Y PUBLICACIONES EXTERNAS (cid:9) 7 3.6A INDICACIONES PARA PRESENTACIONES EXTERNAS (cid:9) 7

4. USO DEL LOGOSÍMBOLO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (cid:9) 8

4. COMUNICACIONES DE INTERNET (cid:9) 8

5. PÁGINA WEB (cid:9) 8 5.1 PARÁMETROS PARA LA CREACIÓN DE PÁGINAS Y SITIOS O SUBSITIOS (cid:9) 9

6. ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS EN REDES SOCIALES (cid:9) 10

PÁGINA

1

7. PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TELEVISIÓN (cid:9) 15

8. PUBLICACIONES (cid:9) 15

9. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA LOS PÚBLICOS INTERNOS (cid:9) 16

9.1.1 LA OFICINA DE COMUNICACIONES Y PUBLICACIONES COMO ENCARGADA DE LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO INTERNO (cid:9) 17 9.1.2 LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS (cid:9) 17 9.2 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA (cid:9) 18 9.2.1 FUENTES DE INFORMACIÓN INTERNAS (cid:9) 18 Red Interna de Facilitadores de Comunicación (cid:9) 8 9.3 TIPOLOGÍAS DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA CGR (cid:9) 19 Informativa (cid:9) 19

Colaborativa (cid:9) ry 9.4 PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE CONTENIDOS A TRAVÉS DE LOS MEDIOS INSTITUCIONALES (cid:9) 20

10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES (cid:9) 22

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1. PRESENTACIÓN La Oficina de Comunicaciones y Publicaciones es la responsable de canalizar la comunicación de información de interés para sus públicos internos y externos de la Contraloría General de la República y de establecer las pautas sobre el particular.

La divulgación con fines informativos, noticiosos o campañas especiales a través de medios de comunicación tanto internos como externos, tiene un carácter estratégico y transversal, por lo tanto debe contar con lineamientos que garanticen la adecuada gestión de la comunicación e identidad gráfica que facilite a la

ciudadanía y funcionarios contar con información, clara, oportuna y transparente, que facilite á compresión del quehacer institucional y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. En este orden, es importante tener claridad acerca de los mensajes y contenidos que se divulgarán, los cuales deben estar enmarcados en las directrices establecidas por la Alta Dirección y el enfoque del Plan Estratégico, de tal forma que la comunicación esté contextualizada y acorde con las metas trazadas Del mismo modo, en el marco del avance tecnológico y nuevas herramientas digitales para administrar la comunicación, la entidad debe definir parámetros con el objetivo que la información sea coordinada unificada y estratégica. De tal forma que los mensajes fortalezcan el reconocimiento ante la ciudadanía de la Misión de á entidad y su contribución al país, e igualmente para contribuya al buen clima laboral y en consecuencia a la productividad de la entidad. Así mismo, es importante anotar que la Contraloría General de la República tiene en cuenta lo señalado en el Código de Buen Gobierno, en lo que respecta a la comunicación organizacional en la entidad, que dicta lo siguiente: Compromisos frente a las Comunicaciones Externas En la Contraloría General de la República la divulgación con fines informativos, noticiosos o campañas especiales a través de medios de comunicación, tanto internos como externos, tendrá carácter estratégico y transversal.

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La generación de mensajes y hechos informativos permitirá tener un contacto periódico y permanente con los medios de comunicación, quienes serán el canal para dar a conocer a la ciudadanía los resultados de la gestión misional de la

Entidad. Se generarán espacios de interacción desde las redes sociales con la ciudadanía a partir de la aplicación de TICS. Compromisos frente a las Comunicaciones Internas En la Contraloría General de la República se fomentará la divulgación de información al interior de la entidad, con el fin de que los funcionarios cuenten con mensajes claros, veraces y oportunos. Adicional a los canales internos de información y comunicación, se tendrán en cuenta las relaciones y los procesos de la entidad, de modo que se logre con ello un enfoque integral de la información. Del mismo modo, la difusión de información interna tendrá un enfoque estratégico, y se trabajará en mejorar las comunicaciones, con el propósito de incidir estratégicamente en los objetivos institucionales. Utilizar un mismo tipo de letra en todo el documento.

2. ALCANCE La Política de Divulgación de Información de Interés para los Públicos Internos y Externos aplica a todas las dependencias de la Contraloría General de la República a nivel nacional.

Así mismo debe ser acatada por los contratistas que actúen en representación de la entidad, de acuerdo con las competencias de sus respectivos cargos y las obligaciones contractuales, según corresponda.

3. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA LOS PÚBLICOS EXTERNOS La reputación de la Contraloría General de la República entre sus audiencias de interés y la opinión pública en general, es fundamental para aprovechar al máximo el cumplimiento de la misión que le impone la Constitución Nacional, en el marco PÁGINA 4 de la enorme y creciente sensibilidad mediática y política frente a la lucha contra la corrupción.

En este orden, la divulgación de la información debe ser liderada por el vocero

oficial de la entidad, es decir el Contralor General de la República, quien además tendrá la facultad de designar esta responsabilidad a un funcionario de la CGR en caso que sea necesario para tratar un tema específico. Del mismo modo, será el Contralor General quien dará visto el bueno final para la divulgación y publicación de información por parte de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. Toda información que pueda volverse pública deberá tener la aprobación de la Dirección de la Oficina de Comunicaciones, de lo contrario será considerada como confidencial y, por lo tanto, prohibida su divulgación. En el interés de la reputación y el buen nombre de la Contraloría General de la República, es fundamental que la información que se divulgue externamente sea verídica y entregada de manera consistente y adecuada. Como principio general de esta política, ningún funcionario debe fungir como vocero de la Contraloría General de la República sin estar debidamente autorizado por el Contralor General. Adicionalmente, toda la información de carácter noticioso debe contar con el visto bueno del Contralor General quien autoriza la publicación a la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. Ningún funcionario está autorizado para entregar información o declaraciones a los medios de comunicación, sin la autorización del Contralor General y la mediación de la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. 3.2 LA COMUNICACIÓN CON LOS MEDIOS Es interés de la entidad gestionar sus relaciones con los medios de comunicación de una manera transparente y pragmática, encaminadas fundamentalmente a fortalecer la gestión de cuidado de los recursos públicos de los colombianos que le impone la Constitución. Para lograrlo, la entidad debe ser receptiva a los intereses legítimos de los

medios de comunicación, cuya tarea de informar está marcada por el interés en la primicia y el impacto noticioso. En este sentido, la Contraloría será proactiva en la difusión de la información sobre su gestión institucional en materia de control fiscal que adelantan las diferentes dependencias a nivel nacional ejecutoras de los procesos misionales. PÁGINA 5 3.3 ATENCIÓN A SOLICITUDES DE LOS MEDIOS Todas las solicitudes efectuadas por los medios de comunicación deben ser debidamente tramitadas y transmitidas de inmediato al Director de la Oficina Comunicaciones. Esto incluye solicitudes formales de entrevistas, así como de información para artículos o notas. Lo anterior incluye todos los medios de comunicación — TV, radio, prensa, revistas, Internet locales y nacionales. El Director de la Oficina de Comunicaciones dará respuesta a los requerimientos en nombre de la Contraloría General de la República por escrito vía correo electrónico, y cuando sea pertinente ayudará en la identificación de la persona adecuada para manejar dicha respuesta. Bajo la orientación de la Oficina de Comunicaciones, se preparará el material necesario, y se darán pautas para las entrevistas que deban conceder los funcionarios autorizados por el Contralor General. 3.4 VOCEROS OFICIALES DE LA CGR Las declaraciones sobre información de la CGR serán entregadas a medios de comunicación por el Contralor General o por quien éste designe. Frente a la incidencia de situaciones especiales o de crisis, la vocería será tomada por el Contralor General y será manejada de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Crisis. Desde el punto de vista estratégico, se diseñarán tácticas que permitan fortalecer

la percepción de la opinión pública sobre el alto grado de formación profesional y académica, así como la experiencia en el control fiscal de los funcionarios de la CGR. Toda oportunidad de dar a conocer el alto nivel de sus funcionarios debe aprovecharse, particularmente cuando se trata de temas complejos o con alta exigencia de conocimientos técnicos en un área específica. Ningún funcionario debe hablar con los medios de comunicación sin la aprobación y el asesoramiento de la Dirección de Comunicaciones, quien facilitará la preparación y los materiales necesarios, y asistirá a las entrevistas apoyando a los voceros. Los voceros designados sólo pueden hablar en nombre de la entidad sobre temas directamente relacionados con su área específica de conocimiento, y no podrán responder preguntas relacionadas con otros asuntos o problemas, ya que la entrega de información imprecisa, o en el momento inadecuado, podría plantear problemas legales, disciplinarios y reputacionales tanto para el funcionario como para la entidad.

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Siempre debe tenerse en cuenta que cuando ejercen vocería, los funcionarios están representando a la entidad y por ende deben abstenerse de realizar comentarios que puedan perjudicar la reputación y el buen nombre de la Contraloría General de la República. Ver Manual de Crisis. 3.5 DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE TEMAS NO INSTITUCIONALES Si periodistas, estudiantes o investigadores quieren abordar temas relacionados con los intereses personales de los funcionarios, o sobre actividades que no tienen nexos con el trabajo, estos podrán dar respuesta a este tipo de preguntas a título personal. Sin embargo, con el fin de evitar cualquier confusión acerca de si un empleado está hablando en nombre propio o en representación de la entidad, no

deben hacer referencia a la Contraloría General de la República, ni a su papel en la entidad, salvo que hayan obtenido la aprobación previa de la Dirección de Comunicaciones. 3.6 ATENCIÓN A COMPROMISOS DE DISCURSOS Y PUBLICACIONES EXTERNAS La aceptación de compromisos o invitaciones externas a nombre de la entidad están prohibidos a menos de que sean en beneficio de la Contraloría General de la República, y los funcionarios serán autorizados por su jefe inmediato antes de aceptar el compromiso de discurso, conferencia o publicación externas en caso contrario actuarán a título personal, sin comprometer la posición de la CGR. En el caso de que dichos compromisos externos se autoricen, deben estar alineados con los objetivos de comunicación de la Contraloría General de la República para el tema específico a tratar. 3.6.1 INDICACIONES PARA PRESENTACIONES EXTERNAS Frente a toda invitación externa de charlas que involucren la posición de la entidad, las políticas y las decisiones y que tengan el potencial de afectar la reputación de la entidad, se deben consultar al Contralor General, a la Dirección de la Oficina Comunicaciones, o al designado por la alta dirección.

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Los proyectos de divulgación y anuncios relacionados con la gestión institucional deben ser validados por la Dirección de la Oficina de Comunicaciones. Se deben tener en cuenta las Plantillas institucionales establecidas para presentaciones externas e internas. (Con eso se evita la ocasional presentación con fondo de estrellas, corazones o flores.) Los boletines externos deben llevar un identificador y un texto fijo que explique la labor misional Contraloría General de la República.

4. USO DEL LOGOSIMBOLO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Las dependencias que deseen utilizar el logosímbolo deberán solicitar autorización a la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, quien además revisará y dará visto bueno para su uso conforme a lo contemplado en el Manual básico de identidad Gráfica de la Contraloría General de la República (Resolución 05303 del 15 de febrero de 2002).

Ver Manual básico de Identidad Gráfica de la Contraloría General de la República.

4. COMUNICACIONES DE INTERNET Los funcionarios tienen prohibido hacer anuncios públicos de la información confidencial o de propiedad relacionados con cualquier aspecto de la Contraloría General de la República en Internet. Igualmente, no deben revelar información sobre la entidad y sus actividades en foros basados en Internet incluyendo (pero no limitados a) las salas de chat, tableros de anuncios, blogs, wikis, etc.

5. PÁGINA WEB La CGR cuenta con su sitio web a través de cual ofrece información y servicios a la ciudadanía, medios de comunicación y partes interesadas, la cual está directamente relacionada con la gestión que adelanta en diversos frentes.

La Estrategia de Gobierno Digital señala una serie de actividades que se enfocan a facilitar el acceso a la entidad a partir de las herramientas que ofrece internet. Así mismo se ha reglamentado el acceso a la información con la expedición de la Ley 1712 de 2014, a partir de la cual la página web institucional cobra un papel relevante en temas de participación ciudadana y gobernanza. PÁGINA La Oficina de Comunicaciones y Publicaciones es la dependencia encargada de

la administración de los contenidos de la página web de la Contraloría General de la República. A través de esta Oficina se deben canalizar todas las solicitudes de publicación de contenidos, creación de páginas, sitios y subsitios, para su autorización si procede. Ningún funcionario de la Oficina de Comunicaciones está autorizado a recibir información y actualizar contenidos en la página web sin el visto bueno de la Dirección de la Oficina de Comunicaciones. Es importante tener en cuenta que todo lo contenido en la página web es público, por lo tanto, la información deber ser veraz, completa y de fácil acceso para todos los interesados. La Oficina de Comunicaciones devolverá a la dependencia solicitante los contenidos que no cumplan con los criterios de accesibilidad y usabilidad de la información establecidos por las Políticas de Gobierno en Línea. La Oficina de Comunicaciones y Publicaciones definirá la Política Editorial y de Actualización de Contenidos de la Página Web, a partir de la cual se establecerá una serie de mínimos y requisitos sobre qué información, cómo y con qué periodicidad deben remitirse los contenidos para su publicación en la página web. 5.1 PARÁMETROS PARA LA CREACIÓN DE PÁGINAS Y SITIOS O SUBSITIOS • La dependencia solicitante debe sustentar la necesidad que suscita la creación de la página, sitio o subsitio y la. Oficina de Comunicaciones y Publicaciones evaluará su pertinencia. • La dependencia solicitante deberá proporcionar la estructura de la información que hará parte de la página, sitio o subsitio, de tal forma que se pueda diseñar el esquema de presentación que será visible para los usuarios del sitio web institucional. • La dependencia deberá entregar los documentos e imágenes relacionadas conforme a las buenas prácticas de accesibilidad: PDF tipo texto no

imagen, imágenes con descripción, videos y audios subtitulados. En todo caso deberán tenerse en cuenta los actos administrativos que se expidan con ocasión de mejoras que se establezcan para la publicación de contenidos en la página web relacionados con lenguaje claro, la transparencia en la información y toda normatividad vigente en esta materia. (Circular 009 de 2018)

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6. ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS EN REDES SOCIALES La Contraloría General de la República también lleva sus contenidos a los consumidores web que se unen a las redes sociales institucionales. Este es un importante medio de información y comunicación de la entidad con la ciudadanía en general.

La Oficina de Comunicaciones y Publicaciones será la única dependencia responsable de administrar las cuentas de la Contraloría en las redes sociales y se nutrirá de la información aportada por todas las dependencias de la entidad para generar contenidos y promover la interacción en la red. Estos mensajes estarán alineados al Plan Anual de comunicaciones de la entidad. Cualquier dependencia de la entidad puede generar contenidos para las cuentas de las redes sociales de la Contraloría, los cuales serán remitidos a la Oficina de Comunicaciones para su evaluación y publicación Las redes sociales son multimediales, así que no sólo por lo que se podrá remitir texto, videos, fotografías y audios. Las cuentas en redes sociales de la Contraloría General de la República, serán creadas y administradas por la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. El Director de la Oficina de Comunicaciones delegará la responsabilidad de la publicación y edición de contenidos en los funcionarios o contratistas adscritos a esta la dependencia. Todo contenido que se vaya a publicar deberá contar con el

visto bueno del Director de la Oficina, quien analizará el impacto en la opinión pública o en los procesos que adelanta la Contraloría. Los cambios que se realicen en los usuarios y claves de cada una de las cuentas deberán ser notificados al Director de la Oficina por escrito, con los debidos controles de seguridad. Las cuentas que maneja la Contraloría General de la República, son: • Facebook /contraloriacolombia • Twitter /@CGR_Colombia • You tube /ContraloriaColombia • I nstragram /cgr_colombia Línea editorial Los contenidos publicados en las cuentas de redes sociales deberán estar enmarcados en el ámbito institucional, de tal modo que se difundirán noticias, actividades y campañas relacionadas con el control fiscal que adelanta la entidad. • Manejo y administración de la información: Toda la información diseñada y entregada por la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones .debe ser PAGINA 10 previamente revisada y almacenada para su ajuste a los medios sociales, respetando los términos de confidencialidad y propiedad de la Entidad. • Respuestas a los comentarios de los seguidores: El propósito de las redes sociales se encuentra en la construcción de comunidades, por lo cual es de gran importancia el mantener conversaciones genuinas con los seguidores. Esto implica que deberá dar respuesta a todo comentario que sea susceptible de diálogo, y como mínimo manifestar el aprecio por las contribuciones hechas. En caso de recibir mensajes referentes a Peticiones, Quejas, Reclamos o Denuncias (PORO), los administradores de la cuenta tendrán la siguiente respuesta tipo:

"(Nombre de la persona o @ de Twitter) gracias por ponerte en contacto con nosotros, para la recepción y atención a tu PQRD te invitamos a escribirnos a través del siguiente enlace http.//www.contraloriagen.gov.co/web/guest/participacion-ciudadana-denuncias " • Vinculación de las cuentas de medios sociales al sitio Web oficial de la entidad y entre sí: En la página web de la Contraloría General de la República se incluirá un enlace directo a sus cuentas en las redes sociales, para que el usuario interactúe con éstas y facilite la identificación de las cuentas oficiales de la entidad, toda vez que esta práctica ayuda a direccionar tráfico entre las diferentes presencias digitales aumentando la efectividad de los mensajes que presente por ellas. • Respuesta a periodistas y medios de comunicación: Antes de responder a un periodista y/o medio se debe analizar muy bien las respuestas pues se iniciará una profunda conversación que posiblemente se extenderá a otros medios tradicionales de comunicación. Lineamientos de comportamiento • No hacer intervenciones personales en los medios sociales de la entidad. Cuando se comunica un mensaje, sin