ICBF - g1.gf guia de cierre financiero vigencia 2023 y apertura vigencia fiscal 2024 v14 (1)

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 1 de 78

Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 6

1. OBJETIVO ................................................................................................................. 7

2. ALCANCE .................................................................................................................. 7

3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 7

TÍTULO I. CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL 2023 ....................................... 14

1. PRESUPUESTO ...................................................................................................... 14 1.1. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL .......................................................................... 14 1.1.1. Análisis de Saldos 14 1.1.2. Traslados Presupuestales 14 1.2. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP ....................... 15 1.2.1. Análisis de Saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal 15 1.3. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES DE CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS 16 1.3.1. Adición, Reducción y Compromisos de Vigencias Futuras: 16 1.4. REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO -RPC ............................ 17 1.4.1. Análisis de Saldos de RPC 17 1.4.2. Trámite para expedición de RPC 18 1.4.3. Expedición de RPC que impliquen procesos de contratación con vigencia 18 1.5. REZAGO PRESUPUESTAL ................................................................................ 18 1.5.1. Reservas Presupuestales 18

1.5.1.1 Cancelación de Saldos de Reserva Presupuestal Vigencia Anterior. .............................. 18 1.5.2. Rezago presupuestal vigencia actual 19 1.5.2.1. Constitución reserva presupuestal ......................................................................................... 19 1.5.2.2 Pago de reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 2023..... 19 1.5.2.3 Fenecimiento de reservas presupuestales y cuentas por pagar 2022: ............................ 20 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 2 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 1.5.2.4 Traslado al año 2024 de compromisos de reservas presupuestales para su gestión. 20 1.5.3. Constitución Cuentas por Pagar 21 1.5.4. Cuentas por Pagar Anticipos y Pagos Anticipados 22 1.6. TRÁMITE DE VIGENCIAS EXPIRADAS ........................................................... 22

2. TESORERÍA ............................................................................................................ 22 2.1. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) ............................................................... 22 2.1.1. Análisis de saldos de PAC. 22 2.2. SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DE PAC CON RECURSOS NACIÓN ...... 23 2.3. REDUCCIÓN DE SALDOS DE PAC CON RECURSOS PROPIOS Y NACIÓN . 23

2.4. PAGOS ................................................................................................................ 23 2.4.1. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia 24 2.4.2. Pago Hogares Sustitutos Directos y Hogares Gestores diciembre de 2023 24 2.4.3. Pago Contratos de Prestación de Servicios (Honorarios) 25 2.4.4. Pago Contratos de Suministros y Proveedores. 26 2.4.5. Pago Contratos centralizados con cobertura nacional. 26 2.4.6. Pago de Impuestos Nacionales y Territoriales. 26 2.4.7. Indemnizaciones, Sentencias y Conciliaciones. 28 2.4.8. Pago Nómina e Inherentes. 28 2.5. INGRESOS .......................................................................................................... 29 2.5.1. Devoluciones de Ingresos por Mayores Valores. ......................................... 30 2.6. CAJAS MENORES .............................................................................................. 30

3. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. .......................................................................... 31 3.1 . RECEPCIÓN FACTURA ELECTRÓNICA ...................................................... 31 3.1.1 Contratos de aporte 31 3.1.2 Contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios distintos a contratos de aporte 32 3.1.3 Recepción de facturación de contratos que sean financiados por varios tipos de recursos 35 3.1.4 Facturación electrónica para comisiones y gastos de desplazamiento 35

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 3 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 3.1.5 Emisión facturación electrónica 36

4. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL ÁMBITO DEL SIIF NACIÓN PARA EL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE .................................................................... 37

TÍTULO II. APERTURA PROCESO FINANCIERO VIGENCIA 2024 .......................... 37

1. ENVÍO DE INFORMACIÓN POR LAS DIFERENTES ÁREAS A LOS GRUPOS FINANCIEROS ............................................................................................................. 37

2. PERIODO DE TRANSICIÓN ................................................................................... 37

3. CONTABILIDAD ................................................................................................... 38 3.1. ACTIVIDADES PARA GARANTIZAR LA DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE CONTABILIDAD. ......................................................................................................... 39 3.2. CONCILIACIÓN INTER-AREAS ........................................................................... 39 3.3. ACTIVO ................................................................................................................. 40 3.3.1. Efectivo y Equivalentes al Efectivo. 40 3.3.2. Cuentas por Cobrar. 41 3.3.3. Otras Cuentas por Cobrar 42 3.3.4. Deudas de Difícil Recaudo. 42 3.3.5. Préstamos por Cobrar 43 3.3.6. Inventarios, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Históricos y Culturales. 44 3.3.7. Inventarios 46 3.3.8. Propiedad Planta y Equipo. 47 3.3.9. Bienes Históricos y Culturales. 49 3.3.10. Fiducia mercantil - patrimonio autónomo 50

3.3.11. Recursos Entregados en Administración. 51 3.4. PASIVO ................................................................................................................ 51 3.4.1. Cuentas por Pagar 51 3.4.2. Cuentas por Pagar no Constituidas por no contar con Asignación de PAC 52 3.4.3. Beneficios a Empleados 52 3.4.4. Provisión para Contingencias. 53 3.5. Otros Pasivos 55 3.5.1. Recursos Recibidos en Administración 55 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 4 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 3.5.2. Ingresos Recibidos por Anticipado 55 3.6. INGRESOS .......................................................................................................... 55 3.6.1. Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. 55 3.6.2. Ingreso de Transacciones con Contraprestación. 56 3.7. GASTOS. ............................................................................................................. 57 3.8. ACTIVOS Y PASIVOS CONTIGENTES. ............................................................. 58 3.8.1. Activos Contingentes. 58 3.8.2. Pasivos Contingentes. 58 3.9. ANÁLISIS FINANCIERO Y REVELACIONES DE SALDOS Y MOVIMIENTOS POR PCI....................................................................................................................... 59 3.10. OPERACIONES RECÍPROCAS ......................................................................... 60 3.10.1. Reporte de operaciones recíprocas. 60

3.10.2. Conciliación operaciones recíprocas 61

4. PRESUPUESTO .................................................................................................... 62 4.1. VIGENCIAS FUTURAS. ...................................................................................... 62 4.1.1. Vigencias Futuras Ordinarias. 64 4.1.2. Vigencias futuras con sustitución de fuente presupuestal. 64 4.1.3. Caducidad saldos no utilizados Vigencias Futuras 65 4.1.4. Registro compromisos de Vigencias Futuras 65 4.2. VIGENCIAS EXPIRADAS .................................................................................... 65 4.3. CARGUE DE APROPIACIONES ......................................................................... 65 4.4. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP Y REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO – RPC VIGENCIA 2024 ............................. 66

5. TESORERÍA .......................................................................................................... 67 5.1. PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) ............................................................... 67 5.1.1. Programación PAC Recursos Propios y Nación. 67 5.1.2. Pagos 67 5.1.3. Pago de Cuentas por Pagar Constituidas al Cierre de la Vigencia 2023. 67

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 5 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 5.1.4. Pago de reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia 2023. 68

6. CAJAS MENORES VIGENCIA 2023 .................................................................... 68

TÍTULO III. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA ............................................... 69

1. PRESUPUESTO .................................................................................................... 69

2. TESORERÍA .......................................................................................................... 70 2.1 PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) ................................................................. 71

3. CONTABILIDAD ................................................................................................... 71

4. RECAUDO ............................................................................................................. 71

5. INGRESOS ............................................................................................................ 74

6. OTROS .................................................................................................................. 75 6.1. CUENTAS MAESTRAS PARA CONTRATOS MISIONALES .............................. 75

6.2. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTO DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA (REC 14

CSF Y REC 15 CSF) .................................................................................................... 76 6.3 VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO ................................................... 76

7. ANEXOS ................................................................................................................. 77

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................ 77

9. RELACIÓN DE FORMATOS .................................................................................. 77

10. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 77

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 6 de 78

Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024

INTRODUCCIÓN Para la Dirección Financiera, es de vital importancia disponer de la Guía de Cierre Financiero 2023 y Apertura de la vigencia fiscal 2024, con el fin de lograr los mejores resultados en el manejo de los recursos del ICBF.

La Guía establece las acciones y estrategias para cada una de las Áreas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, Ordenadores del Gasto, Gerentes de Recursos, Supervisores, Interventores de Contratos, y demás responsables, frente a la ejecución y seguimiento de los recursos asignados al ICBF, mediante memorando enviado por parte del Director Financiero, indicando las fechas y actividades que forman parte integral de la presente Guía, incluyendo las fechas máximas de cumplimiento en calidad al Proceso de Cierre Financiero de la vigencia 2023 y Apertura de la vigencia fiscal 2024. Este documento contempla Tres (03) componentes:

I. Cierre Financiero Vigencia Fiscal 2023: Indica la forma de desarrollar cada uno de los aspectos financieros, por parte de las diferentes áreas, para el adecuado cierre de operaciones de la vigencia 2023.

II. Apertura Proceso Financiero Vigencia 2023: Contiene los temas a desarrollarse para la Apertura de la vigencia fiscal 2024.

III. Aspectos a Tener en Cuenta: Identifica pautas y/o aspectos importantes a tener en cuenta en el momento de ejecutar una actividad determinada.

Es importante que las fechas establecidas en el memorando de fechas y actividades, sean dadas a conocer a los usuarios de cada una de las Áreas, que intervienen en el Proceso de Gestión Financiera y al público en general. Para el efecto, las fechas de presentación de cuentas, facturas y certificaciones, para pago o constitución de Rezago Presupuestal en cada una de las Áreas Financieras de las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General, deberán fijarse en carteleras a la vista del público o a través del medio que se considere más adecuado, por parte de los Coordinadores

Financieros o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General. Las fechas allí contempladas, sirven como parámetro y plazo máximo, para realizar las diferentes operaciones financieras. Así mismo se recuerda a los Directores de Área, Jefes de Oficina, Gerentes de Recurso Sede de la Dirección General, Directores Regionales, Coordinadores Financieros y de Grupos de la Regional, Coordinadores de Centros Zonales, Supervisores e Interventores Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 7 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 de Contratos, la responsabilidad que tienen frente a la Constitución de las Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales al cierre de la vigencia.

1. OBJETIVO Facilitar la interacción de los diferentes usuarios en las actividades de Cierre y Apertura en temas Presupuestales, Tesorales, Contables y de Recaudo, dentro del Proceso Gestión Financiera, de tal forma que permita el desarrollo, registro y consolidación de la información financiera del ICBF de manera completa, oportuna y precisa, con el fin de presentarla en los términos de Ley a los entes de Control, y así contribuir a lograr el Fenecimiento de la Cuenta en Materia Presupuestal y Contable, por parte de la Contraloría General de la República -CGR a los Estados Contables

del ICBF.

2. ALCANCE Inicia con las instrucciones de Cierre Financiero de la Vigencia Fiscal 2023 y termina con las actividades de Apertura de la Vigencia Fiscal 2024. Aplica para Sede de la

Dirección General, Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros Zonales del ICBF.

3. DEFINICIONES • Anticipo: Corresponde al primer giro según lo pactado en los Contratos de ejecución sucesiva, que habrá de destinarse al cubrimiento de gastos elegibles de un Contrato, de acuerdo con el Plan de Inversión aprobado por el Supervisor o Interventor de Contrato. Los valores que el contratista recibe como anticipo, deben ser legalizados y amortizados en la facturación, de acuerdo con lo establecido en el Contrato. • Anualidad: Principio del sistema presupuestal por el cual se determina que el año fiscal el cual comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra. (Artículo 2.8.3.4 Decreto 1068 de 2015). • Apropiación: Autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva, incluidas en el Decreto Anual de Liquidación del Presupuesto General de la Nación.

Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 8 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 • Arqueo de Caja Menor: Procedimiento de control que permite verificar los movimientos, registro y el saldo de los gastos, según el monto autorizado por cada uno de los rubros de gasto, debidamente soportados con facturas o documento equivalente. • Autorizar Orden de Pago: Aprobar la orden de pago una vez creada en el SIIF Nación, para que la Dirección Nacional del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, realice el pago respectivo. • Beneficiario Final: Tercer vinculado al compromiso, a favor de quien se van a realizar los pagos. • Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): El certificado de disponibilidad es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos, (Artículo 2.8.1.7.2. Decreto 1068 de 2015). • Constitución de Cajas Menores: La Caja Menor se crea únicamente para cada vigencia fiscal, mediante resolución de constitución suscrita por el Representante Legal de la Entidad, en la cual se contemplan aspectos como: responsables, cuantía, finalidad, objeto de gastos destinados a la Caja Menor, discriminación de los Rubros Presupuestales de gastos, que se puedan realizar de acuerdo con la

normatividad vigente, las mismas deben quedar legalizadas antes del cierre bancario y en la fecha aquí establecida. • Cuentadante: Es la persona nombrada mediante Acto Administrativo, quien será el responsable del manejo y administración de los recursos asignados a la Caja Menor. • Cuentas por Pagar: Son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago en la vigencia fiscal, cuyos bienes o servicios se han recibido al 31 de diciembre o cuando se han pactado anticipos en los contratos y no fueron cancelados. Las cuentas por pagar se determinan con la diferencia entre obligaciones y pagos registrados en SIIF Nación al 31 diciembre de cada vigencia (Art 2.8.1.7.3.1 Decreto 1068 2015). • Cupo PAC: Valor asignado mensualmente a cada subunidad, de acuerdo con la apropiación de cada una de las posiciones de gasto (Funcionamiento, Inversión) con relación a las posiciones del catálogo de PAC (Fuente de Financiación). Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023

Versión 14 Página 9 de 78 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 • Decreto de Liquidación: Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación, para cada vigencia fiscal, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. • Dependencia de Afectación de Gasto: Son códigos creados por la entidad y

asociados a los rubros presupuestales subunidades, para llevar el control de saldos por cada proceso de la gestión financiera y administrativa, en el ICBF, las Dependencias de Afectación de gasto, representan los centros de costos establecidos para cada rubro presupuestal. • Esquema de Banco Agente: Relación que se despliega en el SIIF Nación de las Cuentas Bancarias Pagadoras, que la Dirección Regional ha registrado en el Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN), a la cual la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCTPN) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público -MHCP, ubica los recursos solicitados a través del medio de pago traspaso a Pagaduría. • Fecha de Registro: Indica el día y la vigencia fiscal a la que corresponde el documento en el momento de su registro, esta fecha se asigna de forma automática por el SIIF Nación. • Fecha del Sistema: Hace referencia a la fecha que tiene programada el sistema, la cual no se puede modificar y corresponde a la fecha del día en que se realiza un registro. • Fecha Límite de Pago: Fecha en la que se efectuará el pago al beneficiario final, la cual siempre es posterior a la fecha de registro de la orden de pago. • Fuente de Financiación: Identifica en el sistema si los recursos de la Entidad provienen de la Nación o son recursos Propios. • Ley Anual de Presupuesto: Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal de cada año. • Líneas de Pagos: Son las que se relacionan desde el registro del compromiso en SIIF Nación y hacen referencia al flujo de pagos, de conformidad con lo

pactado en el Contrato o acto administrativo correspondiente. • Medio de Pago: Es la forma en que se va a realizar el pago a un Tercero, que por regla general es mediante Abono en Cuenta del Beneficiario. El pago en Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023 Página 10 de

Versión 14 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 78 efectivo se utiliza para gastos que se cubren por Caja Menor, y con cheque, igual para gastos que se atienden por Caja Menor y eventualmente para los pagos que se efectúan con traspaso a Pagaduría. • Ordenación del Gasto: Los Órganos tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la Persona Jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección presupuestal, lo que constituye la autonomía presupuestal, a que se refieren la Constitución Política y la Ley. • Pago: Es el dinero entregado a un Tercero, producto de una obligación contraída. • Pagos Anticipados: Contrario al anticipo, el pago anticipado regularmente se presenta en los Contratos de ejecución instantánea y, como su nombre lo dice, dicho pago implica abonar parte del valor total del Contrato, que en todo caso no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor contratado. • Plan de Pagos: Es el conjunto de líneas de pagos que compone cada uno de los

documentos que se crean en el sistema, es decir, la distribución de recursos del Contrato o Acto Administrativo, que se hace para realizar los pagos dentro del plazo de ejecución de este. • Posición PAC: Es la clasificación que identifica el nivel de agrupación de PAC, según la relación que haya definido la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional - DGCPTN. Estas posiciones dependen de la fuente de financiación y la situación de fondos. • Período de Transición: El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación tendrá un período de transición al inicio de cada año, con el fin de que las entidades hagan ajustes a los compromisos y obligaciones a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, el cual durará hasta el día anterior al de la constitución legal de éstas, de acuerdo a las fechas que señale el MHCP para este fin. En todo caso, en concordancia con los artículos 14 y 71 del Estatuto de Presupuesto, en este período no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año que se cerró”. • Presupuesto General de la Nación: Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social (Ley 38 de 1989, Artículo 6o.). • Programa Anual de Caja (PAC): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023 Página 11 de

Versión 14 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 78 para los órganos financiados con recursos de la Nación y el monto máximo mensual de pagos de los Establecimientos Públicos del Orden Nacional, en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos no podrán exceder el cupo máximo de PAC y se sujetarán a los montos aprobados en la meta global de pagos de cada vigencia, que la aprueba y la comunica el CONFIS. • Reembolso Caja Menor: Procedimiento mediante el cual es reintegrado el valor de los gastos realizados por Caja Menor, para mantener el fondo fijo. • Registro Presupuestal del Compromiso (RPC): El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar, (Artículo 2.8.1.7.3. Decreto 1068 de 2015). • Reserva Presupuestal: Corresponde a la diferencia entre los compromisos y obligaciones registrados en SIIF Nación con corte 31 de diciembre de cada vigencia. Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero su objeto, por razones de fuerza mayor o caso fortuito, no alcanza a ser cumplido dentro del año fiscal que termina, por tal razón deberá ser pagada con cargo a una reserva durante la vigencia siguiente. Las

Reservas Presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. • Reserva Presupuestal Inducida: Corresponde a aquellas cuentas por pagar que no pueden ser obligadas por falta de PAC o por condiciones imprevistas que hacen imposible su pago. Su constitución obedece a circunstancias del pago durante el último mes de la vigencia, y bajo ninguna circunstancia a las condiciones previstas para la constitución de reservas presupuestales • Rezago Presupuestal: Corresponde a la sumatoria de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar reflejadas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal que termina, las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar a la diferencia entre las obligaciones y los pagos. • Sub-Unidad Ejecutora: Es la asignación interna creada en la Unidad de SIIF Nación, para dar lugar a las Unidades Ejecutoras y operan de manera organizacional con el NIT que identifica la Unidad, cuando la(s) Subunidad(es) no Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

G1.GF 24/10/2023

GESTIÓN FINANCIERA

GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023 Página 12 de

Versión 14 Y APERTURA VIGENCIA FISCAL 2024 78 tienen NIT propio, para el caso del ICBF, la Entidad tiene asignaciones internas denominadas Subunidades o Regionales.

• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación): Es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la Gestión Financiera Pública Nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. • Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOPII): Sistema electrónico que permite a las Entidades Estatales, cumplir con las obligaciones de publicación de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales. • Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN): Conjunto de procesos de recaudo, traslado, administración y giros de los recursos realizados por los Órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación (Art 2.3.1.1 Decreto 1068 de 2015). • Traslado de Documentos de Rezago y Compromisos de Vigencias Futuras: Es la actividad por medio de la cual se registra durante el Periodo de Transición al inicio de cada año, los valores definitivos e información requerida por el SIIF correspondiente a reservas presupuestales, cuentas por pagar y las Vigencias Futuras que se ejecutarán en la vigencia que se inicia. A más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. En dicho plazo, solo se podrán

efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, y se reitera que en ningún caso se puedan registrar nuevos compromisos ni obligaciones. (Artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015) • Traslado Presupuestal: Movimientos de apropiación, entre los Rubros Presupuestales de funcionamiento, de un mismo objeto del gasto o entre los proyectos de un mismo programa y subprograma de inversión, o entre las dependencias de afectación de gastos, que no alteran los valores inicialmente aprobados en la Ley de Presupuesto. • Traspaso a Pagaduría: Modalidad de pago, realizado directamente por las Pagadurías Regionales, se utiliza excepcionalmente para el pago de: i) Impuestos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia i