MINEDUCACION - Circular 10 de 2022

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 10 de 2022 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 10 DE 2022 (marzo 4) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: Todas las dependencias DE: Secretaria General y Oficina Asesora de Planeación y Finanzas ASUNTO: Actualización tipo de reportes y fechas de seguimiento 2022 Para asegurar un esquema de seguimiento articulado y permanente, que le permita al Ministerio de Educación Nacional revisar las distintas variables que impactan los resultados del desempeño institucional, garantizando la trazabilidad y la transparencia, la presente circular presenta la fechas y lineamientos para el reporte de la

información que se genera en los diferentes procesos de la entidad, con el objetivo de que los enlaces asignados por cada líder puedan programar y articular al interior de sus equipos, las gestiones necesarias para cumplir con el cronograma aquí señalado.Capítulo 1. Reportes de información MIPG y SIG ¿Qué son? Son los reportes que dan cuenta del avance en las políticas del Modelo Integradode Planeación y Gestión (MIPG), y en los resultados del Sistema Integrado deGestión SIG con sus cinco modelos referenciales: Gestión Ambiental, Gestión deCalidad, Gestión de Seguridad de la Información, Salud y Seguridad en elTrabajo y Control Interno, asimismo el cumplimiento de la publicación ydivulgación de la información señalada en la Ley 1712 de 2014 y la Resolución1519 de 2020. ¿Por qué son importantes?La información reportada permite identificar de manera integral lasoportunidades de mejora en el desempeño institucional del Ministerio. ¿Cómo se reporta? La información debe registrarse a través del aplicativo SIG o en las matrices quese envían para cada uno de los componentes definidos. ¿Quién lo solicita? Subdirección de Desarrollo Organizacional Periodicidad Trimestral Cronograma 2022: Descripción 1er.Trimestre 2do.Trimestre 3er.Trimestre 4to.Trimestre Capacitación enlaces de reportesSIG 31/03/2022 30/06/2022 30/09/2022 15/12/2022 Reporte de indicadores ProcesosSIG 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023

Reporte Monitoreo de riesgos21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Reporte Producto o Servicio Noconforme 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Identificación y seguimiento agestión de oportunidades 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Reporte consolidado deAsistencia Técnica 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Monitoreo y cargue de evidenciasde planes de mejoramiento 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Seguimiento plan de acciónsectorial administrativo 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 20/01/2023 Seguimiento a planes anexos. 17/06/2022 17/11/2022 Monitoreo de datos de operaciónde trámites Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre16/01/2023 Autodiagnósticos de MIPGactualizados 17/06/2022 Planes de acción cierre debrechas MIPG 17/06/2022 Seguimiento avance planes deacción de MIPG 09/09/2022 02/12/2022

Autodiagnósticos de MIPGactualizados 17/06/2022 Planes de acción cierre debrechas MIPG 17/06/2022 Seguimiento avance planes deacción de MIPG 09/09/2022 02/12/2022 Informe de oportunidad en elseguimiento a PQRS 08/04/2022 08/07/2022 07/10/2022 16/01/2023Actualización delnormograma 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 13/01/2023 Reporte IndicadoresObjetivos específicos SIG (Todoslos modelosreferenciales) 15/07/2022 13/01/2023 Identificación de necesidades detoma de conciencia SIG 2022(Todos los modelos referenciales) 11/02/2022 Reporte de avance en laimplementación denecesidades de toma deconciencia SIG 2022 (Todos losmodelos referenciales) 19/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 13/01/2023 Reporte de cumplimiento aprogramas ambientales y derequisitos legalesambientales 21/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 13/01/2023 Capacitación LíderesAmbientales 19/04/2022 12/08/2022 Mesa técnica ambiental(Evaluación del desempeñoambiental) 26/04/2022 15/07/2022 15/10/2022 03/02/2023 Revisión por la dirección Sistemade Gestión de Calidad y Sistemade Gestión Ambiental 21/07/2022 Revisión por la DirecciónSistema de Gestión de Seguridady Salud en el trabajo SGsSt

25/10/2022 Revisión por la DirecciónSistema de Gestión de Seguridadde la Información SGSI 25/11/2022 Auditoría ICONTEC 25-29/07/2022 Comité de Gestión y DesempeñoSectorial 25 y 26 de enero202211 de febrero2022 22 de abril 20222 y 3 de junio2022 26 de julio de 202229 y 30septiembre 2022 28 de octubre de202225 denoviembre de2022 Comité de Gestión y desempeñoInstitucional 31/01/2022 29/04/2022 18/07/2022 31/10/2022 Ejecución presupuestal deingresos Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Ejecución presupuestal de gastosEnero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023Estados financieros Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022

Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Informe sobre defensa pública yprevención del daño antijurídicoEnero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio 07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Nombramientos Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Publicación proyectosnormativos a través de SUCOP Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Decreto de liquidación delpresupuesto General de la Nación Vigencia fiscal Desagregación y asignación delpresupuesto de gastos defuncionamiento e inversión

Cuando aplique Modificaciones alpresupuesto de gastos defuncionamiento e inversión Cuando aplique Agenda regulatoria 31/10/2022 Capítulo 2. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC) ¿Qué es? El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) esun instrumento con prácticas que reducen el riesgo decorrupción a través de cinco componentes: mapa de riesgos decorrupción, estrategia antitrámites, rendición de cuentas ymecanismos para mejorar la atención al ciudadano y latransparencia y acceso a la información pública. ¿Por qué esimportante? Las acciones que contempla el PAAC evidencian elcumplimiento del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011),para el fomento de la transparencia. ¿Cómo se reporta? Los avances en cada actividad se registran en la matriz de Excelque se publica en el Link de Transparencia ¿Quién monitorea? La Subdirección de Desarrollo Organizacional da soporte a lasáreas que participan en el PAAC y lidera la recolección de lainformación correspondiente para que se pueda efectuar elseguimiento. ¿Quién hace seguimiento? La Oficina de Control Interno verifica las evidencias de cadaactividad. Periodo de reporte Monitoreo SDO: Trimestral Seguimiento OCI: CuatrimestralDescripción 1er.Trimestre 2do.Trimestre 3er.Trimestre 4to.Trimestre Publicación del PAAC en el Link deTransparencia 31/01/2022 Monitoreo y publicación Plan Anticorrupcióny de Atención al Ciudadano 14/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 16/01/2023

Seguimiento matriz decumplimiento normativo ITA (Ley deTransparencia y Acceso a la InformaciónPública) Enero07/02/2022Febrero07/03/2022Marzo07/04/2022 Abril06/05/2022Mayo07/06/2022Junio07/07/2022 Julio08/08/2022Agosto07/09/2022Septiembre07/10/2022 Octubre08/11/2022Noviembre07/12/2022Diciembre13/01/2023 Capítulo 3. Reportes Oficina Asesora de Planeación y Finanzas ¿Qué son? La Oficina Asesora de Planeación (OAPF) hace seguimiento al avance en losobjetivos estratégicos, así como a los proyectos de inversión formulados parael cumplimiento de las metas institucionales. ¿Por qué son importantes?A partir de la información consolidada, la OAPF presenta ante diferentesinstancias los avances de la entidad en el cumplimiento de sus objetivos. ¿Cómo se reporta? Cada instrumento de planeación cuenta con una guía de orientación paradiligenciar sus reportes ¿Quién lo solicita? La Oficina Asesora de Planeación y Finanzas solicita la informacióninternamente. El Departamento Nacional de Planeación (DNP), la Presidenciade la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública(DAFP), los Entes de Control, entre otras entidades, también hacenseguimiento al cumplimiento de metas. ¿Quién lo consolida? La OAPF. Periodo de reporte Depende de la periodicidad fijada en los procedimientos y guías de cadainstrumento. Descripción 1er. Trimestre 2do.Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre

Reporte Plan de AcciónInstitucional 1-3/02/20221-3/03/2022 15/04/202224/05/2022 1-3/06/2022 1-6/07/20221-3/08/20221-5/09/2022 3-5/10/20221-3/11/20221-5/12/202219/12/2022-13/01/2023 Reporte proyectos de inversiónSPI 1-7/02/20221-7/03/2022 17/04/202226/05/2022 1-7/06/2022 1-8/07/20221-5/08/20221-7/09/2022 3-7/10/20221-8/11/20221-7/12/20222-13/01/2023 Formulación estrategiaparticipación ciudadana yrendición de cuentas 231/01/2022 Reporte de programación deespacios de participación 1-3/02/20221-3/03/2022 15/04/202224/05/2022 1-3/06/2022 1-6/07/20221-3/08/20221-5/09/2022 3-5/10/20221-3/11/20221-5/12/2022 Seguimiento y publicación enel link de transparencia de laMatriz Espaciosde Dialogo e instancias departicipación ciudadana 14/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 13/01/2023Seguimiento a las Estrategiasde participación ciudadana yrendición de cuentas

31/03 al 8/04/2022 29/06 al7/07/2022 29/09 al 5/10/20226-15/12/20222-13/01/2023 Informes de PolíticasTransversales (Construcción depaz, Equidad de la Mujer,Grupos Étnicos) 31/03/2022 29/04/2022 Informe al Congreso 1/04 al 31/05/2022 Informe de Empalme deGobierno 1/07/2022 - 31/08/2022 Informe de Gestióninstitucional 2 - 31/01/2023 Publicación en el link detransparencia de losSeguimientosTrazador Presupuestal Equidadde la Mujer 14/04/2022 14/07/2022 14/10/2022 13/01/2023 Capítulo 4. Reportes Oficina de Control Interno ¿Qué son? Los reportes de Control interno están asociados a requerimientos de entesexternos, especialmente de órganos de control) de acuerdo con criteriosnormativos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares). ¿Por qué son importantes?Son de carácter obligatorio y su propósito es informar a la ciudadanía yfomentar la transparencia en la gestión pública como parte de la evañuaciónindependiente. ¿Cómo se reporta? En su gran mayoría a través de sistemas de información propios de cada entereceptor de la información. ¿Quién lo solicita? Oficina de Control Interno ¿Quién lo consolida? Oficina de Control Interno Periodo de reporte MensualTrimestralCuatrimestralAnual Descripción 1er.Trimestre 2do.Trimestre 3er.Trimestre 4to.Trimestre Solicitud de información pararealizar laEvaluación de laGestión dedependencias 20/01/2022 Presentación delPrograma anual de auditoríasinternas 25/03/2022

4to.Trimestre Solicitud de información pararealizar laEvaluación de laGestión dedependencias 20/01/2022 Presentación delPrograma anual de auditoríasinternas 25/03/2022 Publicación Plan de Auditoriasen el link de transparencia 31/01/2022 Auditorías internas 04/04/202206/05/2022 Auditorías de gestión 14/02/202230/12/2022 Solicitud de información parael seguimiento al Plan 02/05/2022 01/09/2022 29/12/2022Anticorrupción y de AtenciónalCiudadano Publicación en el link detransparencia delseguimiento al PlanAnticorrupción y de Atenciónal Ciudadano 14/05/2022 14/09/2022 14/01/2023 Reporte delSeguimiento trámites SUIT 12/05/2022 12/09/2022 12/01/2023 Seguimiento al Sistema deInformación yGestión del Empleo Público(SIGEP) 12/05/2022 12/09/2022 12/01/2023 Reporte en el SIRECI de laCGR Informe de Gestióncontractual.(Mensual) 13/01/202204/02/202204/03/2022 08/04/202206/05/202207/06/2022 07/07/202208/08/202207/09/2022 07/10/202209/11/202207/12/2022 Seguimiento a los contratospublicados en la plataformaSECOP 13/01/202204/02/202204/03/2022 08/04/202206/05/202207/06/2022

07/07/202208/08/202207/09/2022 07/10/202209/11/2022 Reporte de seguimiento al Plande Mejoramiento (Trimestral) 26/04/2022 22/07/2022 24/10/2022 20/01/2023 Reporte de seguimiento a lagestión de Riesgos 26/04/2022 22/07/2022 24/10/2022 20/01/2023 Reporte delSeguimiento al Plan deMejoramiento Institucional yreporte 30/01/2022 14/07/2022 en el SIRECI de la CGR(Semestral) (II sem 2021) (I sem 2022) Rendición de cuenta a la CGRa través de SIRECI (Anual)1/03/2022 Comité de Control Interno(Semestral) 25/03/2022 30/09/2022 Certificación sobreverificación decumplimiento de roles en elsistema E-KOGUI de laAgencia Nacional de DefensaJurídica del Estado. (Semestral) 8/02/2022 29/07/2022 13/01/2023 Solicitud de información parael reporte del Informepormenorizado del estado decontrol interno en la entidadInformaciónpresupuestal y contable para elfenecimiento de la CuentaGeneral del Presupuesto y deltesoro, y balance General de laNación dirigido a la Comisiónlegal de cuentas del Congresode laRepública. (Anual) 13/01/2022 (Porperiodocomprendidoentre el1°/07/2021 al31/12/2021

7/03/2022 08/07/2022 (Porel periodocomprendidoentre el01/01/2022 al30/06/2022) (Por el periodocomprendidoentre el01/07/2022 al31/12/2022)Revisar responsable deconsolidación. Apertura de auditoría para lageneración del Informe sobre elcumplimiento denormas de derechos de autorsobre software DNDA (Anual) 14/02/2022 Comité Sectorial de Auditoría 30/06/2022 30/12/2022 Solicitud de información parael reporte de Informes deAusteridad del Gasto(Trimestral) 04/04/2022(Períodocomprendidoentre el 1/01/2022al 30/03/2022) 05/07/2022 (Períodocomprendido entreel 1/04/2022 al30/06/2022) 04/10/2022(Períodocomprendidoentre el 1/07/2022al 30/09/2022) 13/01/2023(Períodocomprendidoentre el 1/10/2022al 30/12/2022) Evaluación del Sistema deControl Interno (MECI)(FURAG)(Anual) 15/02/2022 15/03/202215/04/2022 Informe de PQRS 25/02/2022 29/07/2022 Registro reporteavances de las AlertasTempranas en el SIGOB-CIPRAT 15/02/202215/03/202218/04/2022 16/05/202215/06/202215/07/2022 16/08/202215/09/202218/10/2022

15/11/202215/12/202216/01/2023 Publicación Informes de laGestión contractual-Contraloría General de laRepública 31/01/202228/02/202231/03/2022 29/04/202231/05/202230/06/2022 29/07/202231/08/202230/09/2022 31/10/202230/11/202230/12/2022 Publicación InformeRecursos DestinadosPostconflicto 14/07/2022 13/01/2023 Depende de las fechas estimadas por Función Pública en su sistema de información. Con el fin de atender el requerimiento del Ministerio del Interior (ver Decreto 2124 de 2017), en el sentido de reportar información de avance de las acciones sobre las recomendaciones dadas en cuanto a Alertas Tempranas comunicadas por la Defensoría del Pueblo, en la plataforma de seguimiento SIGOB-CIPRAT. Es de anotar que se hará el registro de acuerdo a las respuestas dadas por las áreas responsables de las actividades desarrolladas por cada recomendación adoptada y la respectiva información la consolidará y reportará en el sistema la Oficina de Control Interno. Los jefes de área, líderes de procesos y enlaces de reporte de cada una de las dependencias serán los responsables de la oportuna entrega de la información previamente validada para cada uno de los reportes y de generar las alertas correspondientes, garantizando completitud y consistencia en los datos. Es importante que los equipos de manera periódica analicen la información reportada para que puedan establecer acciones preventivo y aportar a la tomar de decisiones basada en evidencia. Las dependencias líderes para cada uno de los temas estarán atentas a dar las orientaciones o solucionar las

inquietudes que se presenten durante el desarrollo del proceso. Cordialmente,

MIGUEL ALEJANDRO JURADO

Secretario GeneralOSCAR JAVIER MANRIQUE Jefe Oficina de Planeación Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023

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