MINEDUCACION - Circular 4 de 2018
Ministerio de Educación
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Detalles
- Título
- MINEDUCACION - Circular 4 de 2018
- Autor
- Ministerio de Educación
- Categoría
- Infralegal
- Área del derecho
- Educación
- Año
- 2018
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Usted está en: Inicio Documento Circular 4 de 2018 ME Ocultar anotaciones
Buscar Índice CIRCULAR 4 DE 2018 (febrero 1) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Para: VICEMINISTROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTES DEPROYECTOS, COORDINADORES DE CRÉDITO, COORDINADORES DE GESTIÓNFINANCIERA SSP, SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES.
De: SECRETARÍA GENERAL
Asunto: GESTION FINANCIERAVIGENCIA 2018
La presente circular tiene como propósito establecer los lineamientos necesarios para el manejo eficiente de los recursos aprobados al Ministerio de Educación Nacional en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2018, mitigar los riesgos en la ejecución del presupuesto, coordinar acciones que contribuyan a la adecuadagestión que la Subdirección Financiera debe adelantar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y
facilitar el registro oportuno de la información financiera en los Estados Contables de la entidad. Todo lo anterior, enmarcado en las disposiciones establecidas en la Ley No 1873 de 2017 “Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018" y reglamentadas mediante el Decreto 2236 del 27 de diciembre de 2017 en "el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2018, se detallan las apropiaciones y se clasifican y defínen los gastos". La circular se divide en dos partes, la primera establece los mencionados lineamientos que las áreas misionales deben seguir y la segunda, que se encuentra como un anexo, relaciona la normatividad vigente que soporta el proceso presupuestal.
1. EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP La expedición de CDP se hará previa la solicitud gestionada por las personas autorizadas en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, debidamente firmada por los responsables delegados conforme con lo establecido en las Resoluciones 12749 del 29 de junio de 2017 y No 00002 del 2 de enero de 2018 mediante las cuales se delegó la ordenación del gasto en el Ministerio de Educación Nacional, deben ser radicados en el tiempo establecido conforme con los acuerdos de niveles de servicio establecidos mediante el proceso de solicitud, aprobación y expedición de CDP.
2. EXPEDICION DE REGISTROS PRESUPUESTALES -RP El trámite de registro presupuestal de los diferentes actos administrativos y contratos que se remiten a la Subdirección de Gestión Financiera con este fin, deben ser radicados en el tiempo establecido conforme con los acuerdos de niveles de servicio, deben acompañarse de los documentos requeridos según el caso así: 2.1. GASTOS DE NOMINA - Verificación de la activación de cuentas bancadas de los beneficiarios (servidores y beneficiarios según deducciones) en el sistema SIIF Nación. - Original de la nómina debidamente liquidada firmada por los responsables y por el ordenador del gasto. - Archivo plano establecido para el diligenciamiento del registro presupuestal en el SIIF Nación a través de carga masiva. 2.2. RESOLUCIONES - Original de la resolución que ordena el gasto, debidamente firmada, numerada y fechada, identificando de forma precisa la siguiente información: - Concepto del gasto - CDP que afecta el gasto con el número de ítem y sub ítem, si el rubro está distribuido - Nombres y apellidos del beneficiario - Documento de identidad del beneficiario - Número de tipo de cuenta y banco en el que se debe hacer el pago. - Certificación bancada en original y de expedición no mayor a un mes, si aún no está registrado en el sistema o cambia de cuenta bancada.2.3. CONTRATOS, CONVENIOS Y ORDENES DE ACEPTACION DE OFERTA - Original del contrato, convenio u orden de aceptación a registrar - Certificación de la cuenta bancada vigente del contratista. - Copia del registro único tributario - RUT
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del tercero (persona natural; persona jurídica aplicada para el representante legal). - Certificado cámara de comercio (persona jurídica). - Original del certificado de disponibilidad presupuestal cuando se tramite el primer registro con cargo a dicho CDP, si es un segundo registro con cargo a un mismo CDP, se debe anexar fotocopia. - Las personas jurídicas que no están obligadas a inscribirse en Cámara de Comercio de conformidad con las normas vigentes, como Entidades Oficiales o Instituciones Educativas Públicas, deben aportar los documentos que acrediten su existencia y representación legal actualizada. - Plan de pagos del contrato ajustado a la fecha real de iniciación. Cuando el contrato esté financiado por más de un CDP, se debe determinar el plan de pagos para cada uno de ellos; de igual manera cuando en el contrato se programe el pago del anticipo, se debe establecer claramente el monto de dicho anticipo por cada fuente de financiación del contrato. - Para el caso de contratos celebrados con Uniones Temporales o Consorcios se deben anexar los mismos documentos establecidos según se detalla, tanto para el ente jurídico que contrató como para cada uno de los consorcios o asociados: - Certificación de la cuenta bancada vigente del contratista. - Copia del registro único tributario - RUT - Fotocopia de la cédula de ciudadanía del tercero - Certificado cámara de comercio (persona jurídica).
NOTA: No es posible registrar contratos con Uniones Temporales o Consorcios que no cuenten con una cuenta
independiente a la de los consorciados o asociados. 2.4. ADICIONES DE CONTRATOS, CONVENIOS U ÓRDENES DE ACEPTACION DE OFERTA - Original del contrato, convenio u orden de aceptación, adicional, debidamente firmando por las partes. - Original del Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando se tramite el primer registro con cargo a dicho CDP; si es un segundo registro con cargo al mismo CDP, se debe anexar fotocopia. - Plan de pagos del adicional del contrato. Los documentos objeto de registro deben ser radicados en el Grupo de Presupuesto en el horario habitual de labores desde la 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m., de lunes a jueves y los viernes hasta las 4:00 pm. En aquellos casos en que los documentos sean devueltos sin el respectivo registro presupuestal, estos deben ser radicados nuevamente en el Grupo de presupuesto como un nuevo trámite, puesto que la acción de completar, cambiar, anexar, modificar, actualizar, corregir o subsanar las deficiencias encontradas a los mismos, no son responsabilidad del área de presupuesto.3. REGISTRO DE CUENTA BANCARIA DE BENEFICIARIO Las cuentas de los beneficiarios se registran en el SIIF NACIÓN con el trámite del registro presupuestal y NO con solicitudes individuales que no estén acompañadas de los actos administrativos de ordenación de gasto. Cuando un beneficiario registrado en el SIIF NACIÓN requiera el cambio de la cuenta bancaria a la que se giran los recursos o registrar una nueva cuenta para manejo de anticipo, debe hacerlo por escrito mediante oficio dirigido al Grupo de Presupuesto, con copia a la carpeta del contrato, adjuntando la certificación actualizada de
la cuenta bancaria expedida por la entidad financiera originadora de la cuenta. Es preciso señalar que los supervisores e interventores deben garantizar que los ejecutores de los contratos y/o convenios, cancelen o cierren las cuentas bancarias sobre las cuales existen trámites de pago radicados, como por ejemplo "Cuentas por Pagar de la Vigencia Anterior", o "Cuentas bancarias señaladas en registros presupuéstales que estén pendientes por recibir los recursos efectivos". De lo contrario es causal de rechazo de ia operación de pago, generando reprocesos al Ministerio de Educación Nacional e inconvenientes con el proveedor de los bienes y servicios.
4. EJECUCION DE LA CADENA PRESUPUESTAL Es de vital importancia que supervisores o interventores de contratos y convenios o los distintos responsables de las áreas misionales de recursos del PGN establezcan de manera expedita el cronograma de ejecución de estos, con el propósito de minimizar la posibilidad de generar reservas presupuestales una vez finalizada la vigencia
2018. En ese sentido se hace especial énfasis en que la legalización de los gastos por comisiones que realicen servidores y contratistas de la entidad, deben realizarse inmediatamente después de finalizar la comisión y dentro del período estipulado para tal efecto, que es de tres días hábiles. Si llegado el cierre de la vigencia 2018 existen comisiones no legalizadas con anterioridad al 1 de diciembre de 2018, éstas no serán constituidas como reservas presupuestales. Asi mismo, los servidores que no cumplan con la legalización al cierre de la vigencia podrán ser
objeto de investigación disciplinaria.
5. CALENDARIO DE RADICACION DE CUENTAS PARA TRÁMITE DE PAGO DE COMPROMISOS A continuación, se establecen las fechas en las cuales se deben radicar las cuentas de cobro en la Subdirección de Gestión Financiera para iniciar el proceso de pago. Es importante indicar que todos los formatos se encuentran actualizados en el SIG y deben descargarse directamente de dicha aplicación en la ruta: SIG/Gestión Financiera/Administrar Ciclo Financiero de Egresos/Documentación MESPROGRAMADOPARA PAGAR FECHA LIMITE RADICACIÓNPERSONA JURIDICA FECHA RADICACIÓNPERSONA NATURAL Enero No hay radicación 26 de Enero - 31 de Enero Febrero 13 26 de Febrero Marzo 14 23 de Marzo Abril 12 26 de Abril Mayo 15 25 de Mayo Junio 13 25 de Junio Julio 12 25 de Julio Agosto 14 27 de Agosto Septiembre 14 25 de Septiembre Octubre 12 25 de Octubre Noviembre 14 26 de Noviembre Diciembre (Fechas sujetas a Calendario de Cierre del Ministerio de Hacienda) Se evaluará vanalizará con el nuevo calendario)- Esta fecha es sujeta a revisión de la Secretaría General teniendo en cuenta el periodo de semana santa.
NOTAS: - La fecha de radicación para el mes de diciembre está sujeta a ajustes que serán estipulados en la circular de cierre de vigencia en concordancia con los parámetros establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público. - La radicación de cuentas de cobro en la Subdirección de Gestión Financiera por parte de las personas que hacen parte de CONACES, específicamente los comisionados que llevan a cabo las salas tienen como fecha límite el día 15 de cada mes. Si ese día no es laborable, la fecha limite será el dia hábil siguiente.
6. ENDOSOS Toda cuenta de cobro que sea objeto de endoso debe tener el visto bueno del supervisor o interventor del contrato o convenio y la información precisa de la cuenta bancaria del tercero beneficiario del endoso debe ir correctamente identificada en el certificado de trámite y pago correspondiente, junto con las certificaciones bancadas de ambas cuentas (la del contratista persona natural o jurídica y la del beneficiario del endoso).
La reglamentación establecida por el MHCP al respecto es el Decreto Único Reglamentario, 1068 de 2015 en su articulo Articulo 2.9.1.2.4 define: ARTÍCULO 2.9.1.2.4. EXCLUSIVIDAD DEL PAGO A BENEFICIARIO FINAL. El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario y a la cuenta bancaria registrados por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuéstales, salvo en los eventos definidos por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.9.1.1.11 del presente titulo. Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos porta ley. Para tal fin,
estas deberán contar con autorización del ordenador del gasto.
7. CALENDARIO DE PROGRAMACIÓN DE PAC.
Con el fin de cumplir con lo establecido en la Circular Externa # 35 del 29 de diciembre de 2017, sobre calendario PAC 2018, emitida por el Subdirector de Operaciones de la Dirección Nacional de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a fin de garantizar el flujo de pagos requeridos según las condiciones pactadas en los contratos, los Directores y Jefes de Oficinas en cuya responsabilidad recae la ejecución de los compromisos celebrados con cargo ai presupuesto del MEN, deben presentar a la Subdirección de Gestión Financiera las solicitudes de modificación al PAC. MES FECHA LIMITE DE RECEPCION DESOLICITUDES EN LA SGF MES A PROGRAMARFECHA COMITÉ DE PAC(Áreas MEN-SGF) Febrero 6 febrero Marzo 9 de febrero Marzo 6 de marzo Abril 9 de marzo Abril 6 de abril Mayo 10 de abril Mayo 8 de mayo Junio 11 de mayo Junio 6 de junio Julio 8 de junio Julio 6 de Julio Agosto 10 de julio Agosto 6 de agosto Septiembre 10 de. agosto Septiembre6 de septiembre Octubre 11 de septiembre Octubre 4 de octubre Noviembre 9 de octubre Noviembre6 de noviembre Diciembre 9 de noviembreDiciembre 20 de diciembre Enero y Febrero 20198 de enero de 2019 Todas y cada una de las solicitudes del PAC sin excepción, deben presentarse con la correspondiente
justificación técnica a nivel de compromiso, rubro, recurso (sin o con situación de fondos). Las solicitudes correspondientes a servicios públicos, arriendos, seguros, (gastos generales) serán de carácter prioritario de programación y pago. Las solicitudes radicadas fuera de las fechas establecidas en el calendario, serán clasificadas como extemporáneas y no serán consideradas dentro de la programación de PAC a consolidar y tramitar por lo tanto, los valores solicitados deberán incluirse por parte de las dependencias o actores responsables en la solicitud del siguiente mes. Los compromisos a programar en cada solicitud deben contar con los soportes, actos y trámites correspondientes que garanticen la legalidad y hagan exigible su pago, por lo que se recomienda abstenerse de programar compromisos condicionados a aprobación a través de actos que implican agotar el procedimiento ante entidades externas, como por ejemplo la Dirección General de Presupuesto (Minhacienda) o Departamento Nacional de Planeación -DNP, entre otras. La programación de PAC que responda a contratos que se manejen bajo el esquema de bolsa común, tales como logística, viáticos, papelería, suministros, entre otros, deben ser solicitados por el área responsable de administrar y ejecutar dichos recursos, en coordinación con las áreas aportantes de recursos. Es importante precisar que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional evalúa mensualmente la administración del PAC mediante el indicador de PAC no utilizado (INPANUT) tal como lo señala la Circular 21 expedida el 21 de junio de 2006. Este resultado se tendrá en cuenta para la aprobación de solicitudes futuras y
otorga prelación a las Entidades que presenten buenos indicadores de gestión. Por tal razón, se recomienda realizar una adecuada programación y ejecución de pagos de todos los compromisos administrados por sus dependencias. NOTA. Es importante señalar que todos los pagos tramitados en el Ministerio están sujetos a la disponibilidad de PAC, establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El PAC correspondiente a los recursos del SGP del componente de prestación del servicio que genera la OAPF debe estar separado de acuerdo con la estructura de las cuentas maestras establecida en la Resolución 12829 de
2017. Así mismo, la información que se remita para el giro de los recursos de calidad matrícula y de calidad gratuidad, deberá enviarse a la SGF de acuerdo con la distribución que haga la OAPF y se girará a las cuentas de los municipios no certificados y fondos de servicios educativos. De generarse una normatividad que ajuste las disposiciones establecidas en el mencionado acto administrativo, deberán ser tenidas en cuenta por la OAPF y por la SGF.
8. CALENDARIO PARA RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN EN LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA Con el fin de cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación referente a los Cierres Contables Trimestrales y garantizar que los procesos de reconocimiento y revelación contable se den de forma pertinente y se registren dentro del periodo, se requiere que la información que nos suministran las áreas internas del MEN
sean radicada en la Subdirección Financiera de acuerdo con las siguientes fechas: ÁREA GENERADORADE LA INFORMACIÓN Subdirección de GestiónFinanciera (GrupoReceptor dela Información) INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DEENTREGA DEINFORMACIÓN Subdirección deContratación Grupo de ContabilidadListado de ConveniosInternacionales 3er dia hábil decada mesInterventores y/oSupervisores de ConveniosInternacionales Grupo de ContabilidadInformación Exógena deConvenios InternacionalesDía 20 de cada mes Subdirección de TalentoHumano Grupo de ContabilidadRelación de las retencionespracticas por diferentes conceptosde nómina 3er dia hábil decada mes Sistema General deRegalias Grupo de ContabilidadImpuestos Dia 10 de cada mes Oficina Asesora JurídicaGrupo de ContabilidadRelación de pasivoscontingentes y litigios, segúnResolución 14675/2017 concalificación e indexado. Dia 10 de cada mes Interventores y/oSupervisores de ConveniosGrupo de ContabilidadJustificación de los saldospendientes por reintegrar olegalizar de anticipos Bimestral Interventores y/oSupervisores de ConveniosGrupo de ContabilidadJustificación de: 1. Saldos a favordel MEN por actas de liquidaciónde contratos y convenios. 2.Saldos a favor de MEN porresoluciones de liquidación. Bimestral Subdirección deContratación Grupo de ContabilidadDetalle de los contratos yconvenios que presentenanticipos Bimestral Subdirección deContratación Grupo de ContabilidadRelación de contratos yconvenios liquidados con saldosa favor Trimestralmente
Áreas responsables de laejecución de conveniosbajo la modalidad de Recursos entregados enAdministración Grupo de ContabilidadInforme de Ejecución y anexos -Recurso Entregados enAdministración Dia 10 de cadames Subdirección de TalentoHumano Grupo de ContabilidadsubdirecciónFinanciera (CadenaPresupuestal) Nóminas: Planta General PlantaTemporal Supernumerarios yNóminasAdicionales y novedades denómina, parafiscales ydescuentos de nómina Día 20 de cada mes
AREA GENERADORA
DE LA INFORMACIÓN
Subdirección de Gestión Financiera (Grupo Receptor de la Información)
INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DE
ENTREGA DE INFORMACIÓN Subdirección de TalentoHumano Grupo de ContabilidadOAT Detallada y Resumida porTerceros Dia 20 de cadames Subdirección de TalentoHumano Grupo de ContabilidadIncapacidades por Terceros yEPS y novedades deincapacidades Dia 20 de cadames Subdirección de TalentoHumano Grupo de ContabilidadDetalle de los pasivos reales portercero (prestaciones socialesDia 20 de cadames Oficina de Tecnología ySistemas de InformaciónGrupo de ContabilidadSaldos y movimientos deintangibles desarrollados (fase deinvestigación y desarrollo) Dia 10 de cadames Subdirección de GestiónAdministrativa Grupo de ContabilidadSaldos y Movimientos deAlmacén Dia 10 de cada mesTodas las áreas Grupo de ContabilidadRelevación de los movimientosque dentro mes hayar generadohechos relevantes. Dia 10 de cadames
9. INFORMACION REQUERIDA PARA APLICACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO
Para dar aplicación a la Resolución 533/2015 y sus modificaciones emitida por la Contaduría General de la Nación, es pertinente garantizar que los nuevos procesos de reconocimiento y revelación contable se den de forma pertinente y se registren dentro del periodo. Para ello se requiere que la información que nos suministran las áreas internas del MEN sea radicada en la Subdirección Financiera de acuerdo con las siguientes fechas: AREAGENERADORA DELA INFORMAClON Subdirección de la GestiónFinanciera (Grupo Receptorde la Información) INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DEENTREGA DEINFORMACIÓN Oficina AsesoraJuridicaJurisdiccionCoactiva Grupo de Contabilidad - Matriz cobro coactivo clasificadopor categorias: (municipios:especial,1, 2 y 3, municipios 4, 5, 6 y SC ydepartamentos).- Estadística de reacudo para cadacategoria de cartera Trimestralmente ÁREA
GENERADORA DE
LA INFORMACIÓN
Subdirección de Gestión Financiera (Grupo Receptor de la Información)
INFORMACIÓN REQUERIDAFECHA DE
ENTREGA DE
INFORMACIÓN Oficina AsesoraJurídica ContenciosoAdministrativo Grupo de Contabilidad -Relación de cuentas de cobroemitidas al FOMAG (aceptadas y noaceptadas).-Detalle del recaudo conciliado conFOMAG por vigencia.
Trimestralmente Subdirección deTalento Humano Grupo de Contabilidad -Relación de las incapacidades,pendientes de pago.-Estadística del recaudo de la carterade incapacidades. Trimestralmente Subdirección deGestión AdministrativaGrupo de Contabilidad -Determinación del método dereconocimiento de los elementos dePPYE: (Al costo, al valor demercado o la actualización delavaluó anterior).-Valor de reposición y vidas de tosactivos-Valor del desmantelamiento paralos activos que aplique PPYE -Evaluar indicios de deterioro ycalcular de deterioro de PPYE Al final deperiodo contable Oficina de Tecnologíay Sistemas deInformación Grupo de Contabilidad -Determinar para los intangiblesadquiridos, desarrollados y licencias:vidas útiles, valor de mercado)Evaluar indicios de deterioro ycalcular deterioro a los activosintangibles: adquiridos,desarrollados y licencias. Trimestralmente ICETEX Grupo de Contabilidad Mega reporte para cálculo dedeterioro y listado de carteracondonada. TrimestralmenteFinalmente, es necesario resaltar que el cumplimiento de los procesos y cronogramas establecidos en la presente circular garantizará una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados a cada dependencia y de igual manera redundará en una mejor calificación por parte de la Contraloria General de la República en su infomación anual. Atentamente,
LILIANA MARIA ZAPATA BUSTAMANTE
Secretaria General Ministerio de Educación Nacional Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia
ISSN : 2463-2554 En línea Última actualización: Control de versiones Créditos y reserva de derechos de autor Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia - DRA © 2023
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