PGN - REMISIÓN (3)

CONSULTA DISCIPLINARIA PARA ADOPTAR TECNOLOGIAS EN PROCESOS DISCIPLINARIOS-Correos electrónicos para notificar decisiones y herramienta para llevar a cabo las diligencias testimoniales MEDIOS DIGITALES Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION-Criterios de aplicación en procesos disciplinarios REMISION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS A PROCESO DISCIPLINARIO-Cuenta de correo electrónico institucional por dependencia para notificaciones y/o comunicaciones RESOLUCION FUNCION DISCIPLINARIA EN EMERGENCIA SANITARIA POR CORONAVIRUS COVID 19-Criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios/RESOLUCION FUNCION DISCIPLINARIA EN EMERGENCIA SANITARIA POR CORONAVIRUS COVID 19-Cuenta de correo electrónico institucional por dependencia para notificaciones y/o comunicaciones por medios electrónicos RESOLUCION MANEJO PROCESOS DISCIPLINARIOS POR COVID 19-En cuanto a celebración de las audiencias a través de herramientas tecnológicas/RESOLUCION MANEJO PROCESOS DISCIPLINARIOS POR COVID 19-Manual para programación y celebración de audiencias y/o diligencias virtuales a través de Microsoft Teams Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5 n.° 15–80, piso 23, PBX 5878750, ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Bogotá, D. C., 03/11/2020 C-113 – 2020

SALIDA 03/11/2020

Doctor

ALBERTO RIVERA BALAGUERA

Procurador judicial II Procuraduría 24 Judicial II Agraria de Bucaramanga

ariverab@procuraduria.gov.co Ref.: Respuesta consulta rad. E-2020-389786 del 08/06/2020 (C-2020-1559662) Respetado doctor: En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno a la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, en particular, si el correo electrónico para notificar las decisiones que llevan a cabo los procuradores judiciales es el asignado a ellos por la entidad o el de los funcionarios de la Procuraduría Regional que se encargan de realizarlas; quiénes efectuarían la publicación de los estados y edictos (los judiciales o hay que requerir dicho apoyo a la Procuraduría Regional); la herramienta tecnológica institucional para llevar a cabo las diligencias testimoniales y la forma de firmar las declaraciones que fueron recepcionadas de manera virtual, me permito manifestarle lo siguiente: Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar los temas consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, respecto a los dos primeros puntos consultados, es del caso resaltar que en la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, por la cual el procurador general de la nación fija los criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios, en aras de que el

ejercicio de la función disciplinaria a cargo de la PGN se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, se consagró lo siguiente: ARTÍCULO CUARTO.- La autoridad disciplinaria de cada dependencia de la Procuraduría General de la Nación determinará la cuenta de correo o de buzón de correo electrónico institucional, a través de las cuales se surtirán las notificaciones o comunicaciones por medios electrónicos y por las que se recibirán las solicitudes y recursos de los sujetos e intervinientes procesales; así mismo designará el funcionario que esté encargado de su administración y suministrará y actualizará dicha información a la Oficina de Sistemas de la Entidad, 2 al día siguiente de la expedición de la presente Resolución, para que se dé cumplimiento a lo dispuesto en la presente resolución. A su vez, se recuerda que en las respectivas resoluciones mediante las cuales, en su momento, se designó como funcionario especial a los procuradores judiciales para conocer de los procesos disciplinarios, consta que «[l]a labor secretarial administrativa será apoyada por el sustanciador adscrito a cada Procuraduría Judicial designada como funcionario especial; en caso de no contar con dicho cargo, la dependencia de origen del expediente brindará el apoyo secretarial necesario para el trámite del proceso». Por ende, según el escenario en el que se encuentre el procurador judicial ―es decir, si cuenta con sustanciador o no―, se determinará tanto el correo electrónico institucional, a través del cual se surtirán las notificaciones o comunicaciones por medios electrónicos y en el que se recibirán las solicitudes y recursos de los sujetos e intervinientes procesales, como el

funcionario encargado de realizar las respectivas publicaciones de los estados y edictos. Ahora, en cuanto a la herramienta tecnológica institucional para llevar a cabo las diligencias testimoniales y la forma de firmar las declaraciones que fueron recepcionadas de manera virtual, en la contestación dada a la consulta C-45 – 2020, se indicó lo siguiente: Con fundamento en las facultades establecidas en dicho decreto legislativo [léase 491 de 2020], entre otras normas, se profirió Resolución 163, del 13-04-2020, […] en la que se dejaron consignados los apartes que se transcriben a continuación: ARTÍCULO CUARTO: […] 2. En cuanto a la celebración de las audiencias […] podrán realizarse en la modalidad no presencial, de manera virtual, a través de las herramientas tecnológicas institucionales; […] 3. Respecto de la práctica de pruebas testimoniales y periciales y del apoyo técnico // La recepción de las pruebas testimoniales podrá llevarse a cabo en la modalidad no presencial, de manera virtual, a través de las herramientas tecnológicas institucionales; […]. ARTÍCULO NOVENO. – Con el propósito de asesorar a los servidores públicos disciplinarios de la entidad, en el ejercicio de la acción disciplinaria a través de las herramientas tecnológicas, y con el fin de coordinar la realización de las audiencias y diligencias a través de los canales de que se disponga, la Oficina de Sistemas conformará un equipo de respaldo bajo la coordinación de la Viceprocuraduría General de la Nación. En virtud de lo dispuesto en el artículo que antecede, se elaboró el

MANUAL PROGRAMACIÓN Y CELEBRACIÓN DE AUDIENCIAS Y/O DILIGENCIAS VIRTUALES A TRAVÉS DE TEAM1, para llevar a cabo las que han sido ordenadas dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten en 1 Este manual fue divulgado en su oportunidad, y se encuentre publicado en https://procuraduriagovco.sharepoint.com/sites/INTRCUTIVOSTEAMS . 3 la entidad, a través del uso de la herramienta Microsoft Teams2, hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, como consecuencia de la pandemia del actual brote de enfermedad por coronavirus COVID-19. De dicha herramienta, cabe hacer énfasis en la fase desarrollada en el punto «4. DURANTE LA AUDIENCIA Y/O DILIGENCIA», en la que consta que el funcionario que haga las veces de moderador de la audiencia y/o diligencia, dará inicio y solicitará a todos los intervinientes que procedan a identificarse suministrando los siguientes datos: nombre completo; número de identificación; número de tarjeta profesional, en caso de actuar en calidad de apoderado; a medida que se va haciendo alusión a cada documento, deberá ser mostrado por ambas caras en la cámara del dispositivo electrónico. La actuación adelantada en desarrollo de la audiencia y/o diligencia será grabada en su integridad por moderador y obrará como prueba de lo acontecido en la reunión. Por consiguiente, debido al estado de emergencia sanitaria declarado por causa del nuevo coronavirus COVID-19, no resulta necesario que los participantes en la audiencia y/o diligencia procedan a firmar el acta3, en la medida en que tanto la identificación como sus intervenciones y/o

declaraciones aparecen fielmente recogidas ―y por ende, acreditadas― en la respectiva grabación. Dicha acta, que será levantada y firmada por el moderador, dará cuenta de lo acontecido: los intervinientes que hayan participado en la audiencia y/o diligencia, la condición en la que actuaron, la relación de los documentos que se hayan remitido por el chat y, según el caso, las nulidades propuestas, la decisión adoptada, los recursos presentados, etc. Resta agregar que esta respuesta expedida a instancia del consultante reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 20114 y 12 de la Resolución 9 de 20175. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NASLY TERESA HOYOS AGÁMEZ 2 La implementación de esta herramienta no excluye el uso de otros medios tecnológicos, siempre y cuando se garantice el debido proceso. 3 Se aclara que una vez concluya esta declaratoria de emergencia, el acta en el que se consigne de manera sucinta lo acontecido en la audiencia deberá suscribirse por la autoridad disciplinaria que la presida y por los sujetos procesales que en ella intervinieron, entiéndase el investigado y su defensor, y el quejoso cuando actúa en su condición de víctima. Es decir, ni en condiciones normales (procedimiento verbal) ni durante la declaratoria de emergencia (uso de las herramientas tecnológicas) se requiere que los testigos firmen el acta, pues, se insiste, la

grabación cumple la misma finalidad de la firma. De ahí la importancia de que en la grabación queden bien identificados cada uno de los participantes, en la forma arriba plasmada. 4 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 5 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 4 Procuradora auxiliar para asuntos disciplinarios Proyectó XPGH C-113 – 2020

E-2020-389786 (C-2020-1559662)

5