CGR - RFJ-01-PR-001 Procedimiento Hallazgos Fiscales

Macroproceso: Responsabilidad Fiscal y

Proceso: Etapa Preprocesal Jurisdicción Coactiva Procedimiento para Reparto de Hallazgos con Incidencia Fiscal de competencia Sistema de Control Interno de las Gerencias Departamentales Colegiadas y Gestión de la Calidad

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TABLA DE CONTENIDO

1. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................ 2

2. OBJETIVO .......................................................................................................................................... 2

3. ACTIVIDADES DEL DICCIONARIO ................................................................................................ 2

4. ALCANCE O CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................................ 2

5. GLOSARIO Y SIGLAS ...................................................................................................................... 2

6. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 3

7. FORMATOS Y ANEXOS ................................................................................................................... 3

8. PRODUCTOS, SERVICIOS O SUBPRODUCTOS ......................................................................... 3

9. DESARROLLO ................................................................................................................................... 4

10. ACTIVIDADES DE CONTROL DEL PROCEDIMIENTO ................................................................ 6

11. RIESGOS Y CONTROLES DEL PROCESO ................................................................................... 6

12. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 6

13. VIGENCIA ........................................................................................................................................... 6

14. DEROGATORIAS .............................................................................................................................. 7

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1. Justificación La implementación del presente procedimiento permitirá estandarizar y mejorar el

reparto de los hallazgos con incidencia fiscal de competencia de las Gerencias Departamentales Colegiadas, de conformidad con lo establecido en la Resolución Orgánica REG-ORG-0025 del 6 de febrero de 2019.

2. Objetivo Establecer el procedimiento para el reparto de los hallazgos con incidencia fiscal de competencia de las Gerencias Departamentales Colegiadas, a través del Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal SIREF, con el fin de lograr el equilibrio de las cargas laborales y optimizar el seguimiento a la gestión adelantada por los respectivos Directivos ponentes.

3. Actividades del Diccionario  Radicar antecedente (hallazgos, denuncias, entre otros)  Asignar antecedente (hallazgos, denuncias, entre otros)

4. Alcance o campo de aplicación Este procedimiento deberán aplicarlo los funcionarios y contratistas de las dependencias responsables del reparto de los hallazgos con incidencia fiscal derivados del Proceso Auditor, Actuaciones Especiales de Control Fiscal y Atención de denuncias, de competencia de las Gerencias Departamentales Colegiadas.

5. Glosario y Siglas

SIREF: Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal – Versión 2.0

Antecedente: Registro que define los datos generales del hallazgo con incidencia fiscal.

Hecho: Cada uno de los eventos que dan lugar al hallazgo con incidencia fiscal.

Ponente: Directivo de la Gerencia Departamental Colegiada, Gerente Departamental o Contralor Provincial, designado para conocer y dar trámite a un asunto.

Acción a seguir: Denominación usada en el SIREF para el registro de la decisión adoptada sobre un hecho en particular.

Decisión de fondo: Para los antecedentes y los respectivos hechos asociados, las

decisiones de fondo corresponden a: archivo por cualquiera de sus causales,

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(SCIGC) Código: RFJ – 01 –PR001 Versión: 1.0 Página 3 de 7 devolución, apertura de indagación preliminar y apertura de proceso de responsabilidad fiscal.

Sistema de Alertas SIREF: Desarrollo sobre el SIREF que remite mensajes vía correo electrónico alertando sobre situaciones definidas como relevantes y que requieren atención por parte del funcionario que las recibe.

Reparto: Asignación de un funcionario para conocer y dar trámite a un asunto.

6. Normatividad y Documentos de Referencia  Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0025 de 6 de febrero de 20191  Circular 004 de 04 de marzo de 20192  Resolución Reglamentaria 0087-A del 27 de marzo de 20093  Resolución Reglamentaria 207 del 19 de diciembre de 20124  Resolución Orgánica 5500 del 4 de julio de 2003, y sus modificaciones5  Resolución Orgánica 6541 del 18 de abril de 20126  Manual del Módulo de Reparto y Asignación de Antecedentes SIREF V 1.0.  Manual SIREF en línea (http://192.168.22.14/siref/Manuales.htm)

7. Formatos y Anexos No aplica

8. Productos, Servicios o Subproductos

Subproductos Partes Interesadas

Despacho Contralor General de la República Contralorías Delegadas Sectoriales Designación de Ponentes para el Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías trámite y decisión del Hallazgo con Unidad de Responsabilidad Fiscal de Regalías incidencia fiscal en las Gerencias Gerencias Departamentales Colegiadas Departamentales Colegiadas Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva 1 “Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No. 6541 de 18 de abril de 2012, que regula las competencias en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República para el conocimiento y trámite del control fiscal micro, el control fiscal posterior excepcional; la atención de quejas y denuncias ciudadanas; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal y el proceso de jurisdicción coactiva, en atención a las modificaciones establecidas en la Ley 1474 de 2011”. 2 Lineamientos a seguir para el reparto de hallazgos fiscales, denuncias fiscales e indagaciones preliminares en el contexto de la Resolución Reglamentaria Orgánica No 025 de febrero 6 de 2019. 3 “Por la cual se adopta el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal –SIREF – Versión 2.0”. 4 “Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria 0087-A del 27 de marzo de 2009 y se establecen lineamientos de administración y uso del “sistema de información de responsabilidad fiscal (SIREF)”. 5 “Por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal en la Contraloría

General de la República y se dictan otras disposiciones”. 6 “Por la cual se precisan y fijan las competencias en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República para el conocimiento y trámite del control fiscal micro, el control fiscal posterior excepcional; la atención de quejas y denuncias ciudadanas; la Indagación Preliminar Fiscal; el proceso de Responsabilidad Fiscal y el proceso de Jurisdicción Coactiva y el Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, en atención a las modificaciones establecidas en la Ley 1474 de 2011”.

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9. Desarrollo Las actividades que se describen a continuación serán ejecutadas en el Sistema de Información de Responsabilidad Fiscal SIREF. Para su ejecución se debe consultar el Manual del Módulo de Reparto y Asignación de Antecedentes y el Manual del SIREF en línea.

Término para adelantar las actividades. Las actividades 1 a 5 descritas a continuación deben realizarse dentro del término previsto para el traslado de los hallazgos en el cronograma del respectivo proceso de control fiscal micro. No. Actividad Descripción Responsable Registro 1 Registrar el Registro del hallazgo Funcionario designado Creación del Antecedente con incidencia fiscal con rol de registro de Antecedente en SIREF debidamente antecedentes de la con su respectivo código

aprobado en comité de dependencia que los único nacional (CUN), evaluación sectorial, produce (Contralorías generado Comité Técnico de Delegadas Sectoriales, automáticamente por el Regalías o Gerencias sistema. (Numeral 3.1 – departamental, según Departamentales Manual del Módulo de el caso Colegiadas, Unidad de Reparto y Asignación de Seguimiento y Auditoría Antecedentes) de Regalías) 2 Registrar los Registro del hecho Funcionario designado Creación del hecho o hechos irregular que dio con rol de registro de hechos que conforman el origen al hallazgo con antecedentes de la Antecedente en SIREF. incidencia fiscal dependencia que los (Numeral 3.2 – Manual (Número del hecho, produce (Contralorías del Módulo de Reparto y cuantía, fecha de Delegadas Sectoriales, Asignación de ocurrencia, tipo de Gerencias Antecedentes) irregularidad y Departamentales descripción del hecho) Colegiadas, Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías) 3 Asignar para Asignación del Contralor Delegado, Registro en SIREF de la definir la antecedente en la Director de Vigilancia Asignación en el sistema competencia dependencia que Fiscal, Gerente, para “Calificar”. Esta para conocer genera el Hallazgo con Coordinador o asignación incluye todos del Hallazgo incidencia Fiscal, para Funcionario de la los hechos asociados. definir la competencia dependencia que genera (Numeral 4.1 – Manual para conocer del el Hallazgo Fiscal con rol del Módulo de Reparto y Hallazgo de asignación. Asignación de Antecedentes)

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Proceso: Etapa Preprocesal

Jurisdicción Coactiva

Procedimiento para Reparto de Hallazgos con Incidencia Fiscal de competencia Sistema de Control Interno de las Gerencias Departamentales Colegiadas y Gestión de la Calidad (SCIGC) Código: RFJ – 01 –PR001 Versión: 1.0 Página 5 de 7 4 Registrar la Registro de la acción a Funcionario designado Registro en SIREF de la acción a seguir por cada uno de por la dependencia que acción a seguir como seguir para el los hechos asociados genera el Hallazgo fiscal, “Traslado a otra traslado a la al antecedente con rol de sustanciador. dependencia”, dependencia asignado, para el (Contralorías Delegadas diligenciando los campos competente. traslado a la Sectoriales, Gerencias solicitados en el dependencia Departamentales formulario. (Numeral 4.2 competente. Colegiadas, Unidad de – Manual del Módulo de Seguimiento y Auditoría Reparto y Asignación de de Regalías) Antecedentes) 5 Asignar al Asignación de cada Contralores Delegados Registro en SIREF de Directivo uno de los hechos Sectoriales y asignación de Directivo Ponente asociados al Coordinador Unidad de ponente automático o Antecedente al Seguimiento y Auditoría manual. Directivo Ponente de de Regalías (Numeral 5 – Manual del la dependencia Módulo de Reparto y competente Asignación de Antecedentes) 6 Rechazar la El rechazo de una Directivo Ponente de la Registro en SIREF del asignación asignación se puede Gerencia Departamental rechazo de la asignación presentar por dos Colegiada competente (Numeral 6 – Manual del motivos específicos: Módulo de Reparto y

1. Error en el registro Asignación de

de la actividad 4. Antecedentes)

2. Por posible impedimento ¿Se rechaza la asignación?

SÍ: El asunto regresa a la actividad No. 5. NO: continua la actividad número 7. 7 Formalizar Oficio mediante el cual Gerente Departamental Oficio de entrega asignación el Gerente radicado en SIGEDOC. Departamental hace entrega del expediente del hallazgo con sus soportes al Directivo asignado 8 Asignar Asignación de cada Directivo ponente Registro en SIREF de la internamente uno de los hechos designado / Gerencia Asignación en el sistema al Profesional recibidos por reparto al Departamental para “Calificar”.(Numeral sustanciador sustanciador del grupo Colegiada 6.2 – Manual del Módulo de investigaciones de Reparto y Asignación para su estudio. de Antecedentes)

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10. Actividades de Control del Procedimiento Las siguientes actividades de control se pueden adelantar en cualquier momento de la

ejecución del procedimiento: Actividad Responsable Registro Realizar control de Contralor(a) Delegado(a) Antecedentes desplegados en la asuntos pendientes de Sectorial – Responsable del bandeja de Reparto de Hallazgosasignación a ponentes Reparto Antecedentes SIREF. Generación de mensaje de alerta Contraloría Delegada para

Realizar el control de indicando que no existe asignación Investigaciones, Juicios asignaciones de asunto creado en la base de datos Fiscales y Jurisdicción Coactiva (SIREF) Verificar el registro en Control trimestral del registro de los SIREF de los Gerentes Departamentales hallazgos con incidencia fiscal en Hallazgos con Contralores Delegados SIREF frente al número de hallazgos Incidencia Fiscal Sectoriales con incidencia fiscal aprobados en aprobados en Comité comité Gerente Departamental Contralor(a) Delegado(a) Reportes descritos en el numeral 8 Generar reportes Sectorial del Manual del Módulo de Reparto y SIREF Contraloría Delegada para Asignación de Antecedentes SIREF Investigaciones, Juicios V 1.0. Fiscales y Jurisdicción Coactiva

11. Riesgos y controles del proceso Riesgos Controles En caso de indisponibilidad prolongada del Indisponibilidad de la plataforma SIREF sistema, se procede con la asignación por oficio y el posterior registro en SIREF.

Demoras en la asignación de Directivo ponente o de sustanciador por parte del Sistema de Alertas SIREF ponente.

12. Control de Cambios No aplica

13. Vigencia El presente procedimiento entra en vigencia a partir de la publicación en el Aplicativo

SCIGC.

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14. Derogatorias No aplica Espacio reservado para diligenciar por la Oficina de Planeación Aprobado por: Soraya Vargas Pulido, Contralora Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva; Julio César Cárdenas Uribe, Contralor Delegado para el Sector social.

Revisado por: Soraya Vargas Pulido, Contralora Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva; Julio César Cárdenas Uribe, Contralor Delegado para el Sector Social; Carlos Enrique Polania Falla, Director Oficina de Sistemas e Informática Elaborado por: Daniel Barrero Saavedra y Félix David Fernandez, funcionarios de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva; Ruben Dario Ramirez Santacruz, funcionario de la Contraloría Delegada Para el sector Social; Jaqueline Vargas Ramirez, funcionaria de la Oficina de Sistemas e Informática; y Vladimir Sanchez Palacios, funcionario de la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías.

Fecha del acta de aprobación del documento, por los expertos: 28/08/2019 Fecha de publicación en el aplicativo SCIGC: 07/10/2019. No. Resolución y fecha de adopción: Resolución Reglamentaria Ejecutiva No. 0053 del 07/10/2019